電子信息時代檔案管理的風險控制方法探討

王群麗

摘要：傳統檔案管理已經不能夠適應時代的發展需求，計算機技術引領的電子信息檔案管理正在全面的推廣應用。辦公自動化已經成為檔案管理最為明顯的特點。電子信息檔案管理采用的方式更加的便捷，能夠避免傳統紙質檔案存在的問題。但是電子信息檔案管理由于受到計算機技術的影響，在安全上具有較大的風險。這樣會導致檔案信息出現外泄情況的發生。因此，針對這種問題，制定電子信息時代檔案管理風險控制方法，降低風險發生的幾率，已經成為未來電子信息檔案管理發展的重點。

關鍵詞：電子信息時代；檔案管理；風險控制

一、電子信息時代檔案管理風險控制方法

在風險發生之前有效地規避風險是檔案管理采取的首要方式。但是一旦風險發生就要根據實際情況采取措施避免電子信息檔案發生泄露。保證檔案內部信息的安全具有重要的意義。

先進的科技是保證電子信息檔案管理安全的重要措施。計算機技術的應用應該結合多元化措施，這也是規避風險發生最為直接的方法。引進先進的技術能夠使電子信息檔案管理更加的安全，同時設置密碼將是現代化操作的具體體現。在密碼設置成功之后需要專業人員進行管理控制，這樣將會避免外界因素的影響。制度的完善將會為電子信息檔案管理提供保障。電子信息檔案資源的安全性需要在管理制度下不斷地完善。應該積極主動的制定具有針對性特點的制度有效的預防檔案管理風險的發生。

當風險發生的時候需要及時地進行消除，這樣能夠確保檔案數據的完整性，同時也能夠消除潛在的風險。在計算機維修的過程中，很容易導致風險的發生，這時候就要采取主動防范措施進行完善。及時有效預防將會消除電子信息檔案管理的風險因素，這也是保護電子信息檔案完整性最為關鍵的措施。消除影響因素，使電子信息檔案管理不受外界環境的影響，將會進一步地提升檔案管理的可靠性。

將風險進行轉移是緩解電子信息檔案管理風險的重要措施。電子信息檔案管理過程中要根據管理要求制定應變措施，保證恢復計劃的有效性，根據資產重新布置的要求將低風險發生時候的嚴重后果。對于風險的緩解主要是采用事前預防、事中解決、事后完善。在風險發生的時候需要降低損失，這時候就需要事前預防措施的制定。當風險發生的時候要根據特點制定解決措施保證損失不會進一步的擴大。在解決成功之后就要完善存在的問題，避免類似問題的發生。特別要注意的是，電子信息檔案管理發生風險的時候無論情況大小都要進行分積極有效的措施進行處理，這是電子信息檔案管理風險控制的主要原則。

在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所以轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉移到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低。這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

二、評估檔案管理風險的措施

當風險發生的時候需要對檔案管理采取積極有效的措施進行完善，降低風險的影響，避免危機的進一步擴大。風險防范的措施要具有多元特點。針對風險的性質進行風險評估，這樣能夠使預防措施更加的合理。電子信息時代檔案風險控制要進行全面的分析，明確其中存在的聯系。需要根據評估風析的結果降低危機發生的概率，并且將危機發生的嚴重后果控制在能夠接受的范圍之內。管理人員要樹立風險防范觀念，制定完整的風險控制防范體系。特別說明的是，檔案管理過程中需要對存在的問題進行控制，這在一定程度上說明了防范工作并沒有被重視。在檔案管理的過程中管理人員會認為電子檔案管理不存在危險性，因此不能夠及時地對電子檔案管理制定安全措施，這樣就為以后電子檔案管理發生危險帶來一定的幾率。檔案管理人員要在工作期間對檔案管理各個環節進行嚴格的控制，特點是評估檔案管理風險作為重點。同時在評估的過程中應該保證電子檔案的完整性，對于檔案安全管理要注意時刻注意，對潛在的危機及時的發現并且處理，將危險扼殺在萌芽階段。對于已經發生的風險要做好處理工作，降低危險發生的損失。管理人員在進行電子信息檔案管理的過程中要清晰的認識到檔案管理風險屬于客觀存在的問題，并且這種風險的發生具有不確定性特點，帶來的風險危機較大。要時刻對于風險的發生保持警覺度，將預防風險的發生作為電子信息檔案管理的重點項目。積極有效的制定風險方法措施。這樣才能夠提升電子信息檔案管理水平，有效的降低危險發生時候的損失。評估檔案管理風險發生幾率對于提升檔案管理水平具有重要的影響意義。

結束語

電子信息時代檔案管理要特別注重安全防范工作的開展，這是保證檔案管理最為關鍵的方面。計算機技術的普及在一定的程度上帶動了檔案管理的創新，能夠充分應用信息技術是提升檔案管理效率的重點。注重電子信息時代檔案管理的風險控制方式的拓展能夠避免病毒、黑客的攻擊，保證電子檔案的安全。檔案管理人員要清楚地認識到電子信息時代對于檔案管理工作的影響，樹立檔案管理安全價值觀念，隨時面對檔案管理過程中出現的問題，及時有效的控制檔案管理發生的危機。將風險控制工作作為電子信息時代檔案管理工作的重點，制定積極有效的風險控制方式，這樣才能夠不斷提升檔案管理水平，降低風險帶來的損失。

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