淺談從內部控制業務層面加強公司項目管理

李虹

摘要：項目管理涉及諸多業務層面，各公司應結合項目組織結構，對應人力、物力資源和權限職能，進一步梳理細分具體業務，并針對項目特點量身制定管理方案，提升項目精細化管理，實現綜合效益最大化。

關鍵詞：項目管理；內部控制；業務層面控制；預算控制；合同控制

通常公司的管理分為五個層面，第一層為日常管理、第二層為項目管理、第三層為目標管理、第四層為方針管理、第五層為愿景。項目管理從項目的投資決策開始到項目結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評價，以實現項目目標。企業的業務層面控制是指綜合運用各種控制手段和方法，針對具體業務和事項的控制。考慮本公司項目組織結構的特點，將業務層面控制手段、方式、方法具體分析、試用、應用于公司具體項目，是實現合規化管理、提高項目質量、增加項目成功率、控制成本的關鍵所在。

一、公司項目管理組織結構剖析

項目組織結構直接影響資源的可用性和效果。項目組織結構的類型包括智能型、項目型以及矩陣型。對于有中等技術復雜程度而且周期較長的項目，適合采用平衡型矩陣組織。（見表1）

以川慶鉆探工程有限公司川東鉆探公司頁巖氣項目部為例，該項目屬于典型的平衡矩陣型項目組織結構。平衡矩陣雖然承認全職項目經理的必要性，但并未授權其管理項目和項目資金，項目經理（由公司領導兼職）對項目結果負責，角色是協調員或者聯絡員，項目副經理和其他項目管理人員權限有限，各職能部門提供所需資源并進行預算控制，各方共同發揮作用完成項目任務。

矩陣型項目組織結構的優點是項目部成員及相應資產屬于職能部門，能有效利用人力和物力資源，缺點是項目管理者和部門管理者在涉及到工作優先次序、項目中具體人員的分配、工作中的技術方案，以及項目變化等方面時有可能產生矛盾沖突，從而導致項目運行困難。

二、公司業務層面控制特點

項目管理包括范圍、成本、質量、人力資源、溝通，采購等方面的管理；業務層面控制設計資金活動控制、采購業務控制、資產管理管理控制、銷售業務控制、研發控制、業務外包控制財務報告控制、預算控制、合同管理控制、信息系統控制等等方面。由于各個項目性質、規模、業務特點千差萬別，公司應針對具體項目分析具體業務的風險、識別管理控制點并實施控制措施。

川東鉆探公司頁巖氣項目屬于平衡矩陣項目管理，由于該項目無資金、資產、采購、研發、信息等管理權限、因此其涉及應予以控制的業務層面主要包括銷售業務、外包業務、預算管理和合同管理四個方面。

三、項目業務控制層面風險識別及控制措施

以下業務控制均以川東鉆探公司頁巖氣項目為例

（一）銷售業務控制

銷售業務即尋找開拓市場業務可能面臨的風險點主要有：客戶信用調查不到位，結算方式選擇不當，賬款回收不力。主要應對措施有：1.針對新開發客戶和新區快業務，不應盲目上項目，事先應健全客戶信用檔案和當地經濟政治等市場環境調研，更應重視項目完結后甲方服務和跟蹤，提升甲方的滿意度。2.合同簽訂之前應當吸收財會、法律等專業人員參與。3.公司應完善“項目應收賬款管理制度”，明確責任，嚴格考核。

（二）外包業務控制

外包業務是指企業利用專業化分工優勢，將日常經營中的部分業務委托給企業以外的專業公司完成的經營行為。頁巖氣項目的外包項目主要有：泥漿、定向、取心、運輸等業務。主要涉及的風險點有：外包范圍和價格不合理，使企業蒙受損失；外包監控不力，服務質量低。對應措施有：1.不能單純考慮成本效益，應兼顧重點業務，綜合考量，核心業務絕不外包。2.總會計師應參與重大業務外包決策。3.嚴格控制外包成本，合理確定外包價格。4.持續評估承包商履約能力，切實落實承包商違約責任索賠及責任人追究。

（三）預算管理控制

預算管理主要涉及的風險點：預算不健全、目標不科學，執行不力，考核不嚴等導致預算管理流于形式。對應措施有：1.項目預算指標不應過高或過低，公司審核預算方案應避免盲目過量投資，更應關注項目風險和經營可行性。2.由于項目人員及隊伍的流動性較大，預算管理和考核繁瑣，項目部通常未將預算指標分解到單項目、單井、單月，往往導致項目預算執行不力。公司預算管理委員會應加強對項目預算管理的指導、資源支持、監控、考核。

（四）合同管理控制

項目合同管理主要在公司職能部門指導下進行，嚴格遵循公司合同管理辦法，目前基本做到了合法合規管理。現僅針對公司頁巖氣項目合同管理提出以下建議：1.切實建立合同履行情況評估制度，應定期對重大合同的履行情況進行分析評估，善于總結合同履行中存在的不足，項目結束后，應歸檔合同履行評估資料，以便于后續類似項目借鑒。2.涉及顯失公平條款，可能導致企業利益受損的，應第一時間及時上報，通過多途徑協商，做好事前風險預警。

四、結束語

不同公司和不同項目面臨的客觀環境和自身的經營特點決定了企業內部業務控制方案各有不同，因此各單位在具體項目的管理過程中需全面識別和評估風險，梳理關鍵業務流程，對癥下藥，找準項目風險點、控制點并制定和執行相應的控制措施。

（作者單位：川慶鉆探工程有限公司川東鉆探公司）