探析醫(yī)療單位財(cái)務(wù)檔案管理困境與相關(guān)管理建議

劉文鋒

【摘要】本文主要以醫(yī)療單位為研究對(duì)象，分析其當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中面臨的困境，并在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)管理建議。主要目的為醫(yī)療單位日后財(cái)務(wù)管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療單位；財(cái)務(wù)檔案；困境；管理建議

醫(yī)療單位財(cái)務(wù)檔案管理工作是醫(yī)院管理活動(dòng)的重要組成部分，發(fā)揮著不可替代的作用，主要為醫(yī)院各項(xiàng)計(jì)劃開展和決策提供依據(jù)。為此，提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)于推進(jìn)醫(yī)療單位長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)行醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中面臨的困境

（一）管理意識(shí)薄弱，利用率低。在醫(yī)療單位財(cái)務(wù)檔案實(shí)際管理工作中，部分管理人員管理意識(shí)依然較為薄弱，未能充分意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作所具備的重要性，出現(xiàn)“重經(jīng)營(yíng)，輕檔案”的行為。財(cái)務(wù)管理方式依然停留在傳統(tǒng)階段，未能全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作效率低。相關(guān)實(shí)踐調(diào)查對(duì)某一地區(qū)20家醫(yī)療單位醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理部門進(jìn)行了分析，其中只有10家完全實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理，8家為半信息化管理，2家還依然采用傳統(tǒng)管理。完全實(shí)現(xiàn)信息化管理率僅為50%，這些數(shù)據(jù)表明，醫(yī)療單位財(cái)務(wù)檔案在信息化管理上有待提高。

（二）缺乏完善的管理制度，收集率低。在實(shí)際管理工作中，缺乏完善的監(jiān)督管理制度，缺乏統(tǒng)一的管理模式，職責(zé)分工不明確，各項(xiàng)流程無(wú)法得到保證，很多有價(jià)值的財(cái)務(wù)文件未能得到重視以及管理，使得財(cái)務(wù)檔案的收集率低，很多財(cái)務(wù)檔案失去完整性。加之未能及時(shí)對(duì)醫(yī)院信息資源進(jìn)行整合，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作無(wú)法緊跟時(shí)代步伐，無(wú)法滿足醫(yī)院發(fā)展需求。在2015年一份醫(yī)療行業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)分析中指出，財(cái)務(wù)檔案得到完善保存的僅為66%，30%檔案由于各種因素在管理保存過(guò)程中數(shù)據(jù)缺失、內(nèi)容不完整。

（三）部分管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，綜合素質(zhì)偏低。當(dāng)前，從事醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作人員水平參差不齊。崗位流動(dòng)性大，未能從文化、經(jīng)驗(yàn)等方面對(duì)崗位進(jìn)行人員配備，多數(shù)帶有隨意性，有一部分管理人員是臨時(shí)頂替，缺乏專業(yè)管理水平，知識(shí)面比較狹窄，經(jīng)驗(yàn)不足，管理理念傳統(tǒng)落后，無(wú)法滿足醫(yī)院對(duì)于管理人員的根本要求，難以勝任財(cái)務(wù)管理工作，制約了財(cái)務(wù)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

（四）現(xiàn)代化管理水平較低，缺乏完善軟硬件設(shè)備。部分醫(yī)療單位財(cái)務(wù)檔案管理空間較為狹小，缺乏很多必備的軟硬件設(shè)備，管理技術(shù)陳舊落后。很多財(cái)務(wù)管理工作依然沿用傳統(tǒng)的手工方式對(duì)信息進(jìn)行收集和檢索，這種方式不但耗時(shí)，效率也不高，不利于財(cái)務(wù)管理的收集、查找以及保存，成為了財(cái)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的絆腳石。

二、提高醫(yī)療單位財(cái)務(wù)檔案管理水平的建議

（一）增強(qiáng)管理意識(shí)，提高利用率。進(jìn)一步提高管理人員的管理意識(shí)，是財(cái)務(wù)檔案順利實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提保證。為此，醫(yī)院管理人員需要加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視，組織所有財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使他們意識(shí)到日常財(cái)務(wù)管理的重要性，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理在日常管理中所發(fā)揮的巨大作用，更好地服務(wù)于工作，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，加強(qiáng)監(jiān)督力度，促使財(cái)務(wù)檔案管理工作與醫(yī)院規(guī)劃發(fā)展實(shí)現(xiàn)同步。

（二）建立并完善監(jiān)督管理制度，促使管理行為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。通過(guò)建立完善的監(jiān)督管理制度，使得各項(xiàng)流程落實(shí)開展，確保各種管理行為有章可循，有據(jù)可依，促使財(cái)務(wù)檔案管理工作穩(wěn)步、健康發(fā)展。依據(jù)各種《檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，并從本單位實(shí)際情況出發(fā)，確保指定管理?xiàng)l例符合實(shí)際需要。積極完善財(cái)務(wù)檔案收集、保存、檢索、歸檔、移交以及保密等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)。同時(shí)對(duì)載體不同檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理以及考核，促使財(cái)務(wù)檔案管理評(píng)價(jià)工作和醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，全面提高管理人員綜合素質(zhì)。加強(qiáng)培訓(xùn)，全年提高管理人員的綜合素質(zhì)是提高管理水平的關(guān)鍵所在。對(duì)于各種類型檔案的裝訂工作，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，若在缺乏專業(yè)人才的情況之下，則可以由專門會(huì)計(jì)人員進(jìn)行。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)為管理人員提供更寬廣學(xué)習(xí)平臺(tái)，要求所有管理人員積極參與各項(xiàng)培訓(xùn)，不斷提高管理理論知識(shí)和操作能力。所有管理人員均需經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)后方能上崗。同時(shí)建立考核評(píng)價(jià)制度，狠抓培訓(xùn)質(zhì)量，不斷對(duì)管理人員技能水平進(jìn)行監(jiān)督以及評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)不足，及時(shí)改進(jìn)，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化。

（四）努力完善軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不斷完善軟硬件設(shè)施，摒棄傳統(tǒng)的手動(dòng)管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化科學(xué)管理，促使檔案從紙張管理向電子版管理改變。雖然借助互聯(lián)網(wǎng)管理方式大大提高了工作效率，但由于數(shù)據(jù)系統(tǒng)帶有不穩(wěn)定性，容易受到侵害泄露。為此，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)審批制度，采用安全措施保護(hù)數(shù)據(jù)，可通過(guò)采用分權(quán)以及建立會(huì)計(jì)軟件多用戶等方式，及時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)并做好備份，避免惡意修改、盜取以及各種病毒侵害導(dǎo)致數(shù)據(jù)失去真實(shí)性。把電算化資料做好整理、分類并歸檔。利用磁盤、光盤等優(yōu)質(zhì)的介質(zhì)對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行儲(chǔ)存，并好做編號(hào)，標(biāo)注時(shí)間、內(nèi)容，便于識(shí)別。信息化管理是今后檔案管理的所趨，加強(qiáng)對(duì)電算化的管理力度，從根本上保證醫(yī)院數(shù)據(jù)資料的真實(shí)以及完整有效性。

三、結(jié)束語(yǔ)

財(cái)務(wù)檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有正視當(dāng)前醫(yī)療單位財(cái)務(wù)檔案管理工作所面臨的困境，及時(shí)采取各種有效措施對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化完善，才能滿足醫(yī)療單位的發(fā)展需求，才能與醫(yī)療單位發(fā)展實(shí)現(xiàn)同步。

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