事業(yè)單位檔案管理中的保密以及有效方法

王紅靜

【摘要】檔案是歷史的見證，無論對于個人還是集體，檔案都起著不可比擬的作用。我國事業(yè)單位檔案管理制度雖然已經(jīng)趨于完善，但由于存在檔案管理人員保密意識不夠、管理設(shè)備落后等情況，檔案保密工作仍有諸多問題。本文針對事業(yè)單位檔案保密工作中存在的問題，提出了提升工作人員保密意識、更新管理設(shè)備的解決方法。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；保密管理

我國檔案制度的建立時間較長，檔案管理制度也基本完善。公民個人的升學(xué)進(jìn)修、工作就業(yè)、升職調(diào)級等都離不開檔案，所以說檔案對于個人的生存發(fā)展來說非常重要。事業(yè)單位因為所屬行業(yè)的性質(zhì)不同，其檔案除了對于個人有著不可忽視的作用外，部分單位還有涉及國家機(jī)密的情況存在。很多事業(yè)單位的檔案關(guān)系到單位的發(fā)展前途甚至國家的前途命運，如果這部分檔案失泄密就會給單位國家?guī)頍o法彌補(bǔ)的損失。因此事業(yè)單位檔案管理必須加強(qiáng)保密性，在保守國家秘密的同時，還要注重保障個人的隱私。

一、檔案管理中保密的重要性

檔案是客觀記錄歷史的原始材料，歷史重大事件（社會或個人）的真實還原。對于事業(yè)單位而言，檔案的保密工作對個人和國家都具有重大意義。

（一）從個人角度來講。檔案是伴隨個人一生的重要文件，是每個人尋找工作、晉升職稱、入黨評優(yōu)等重大事件必不可少的重要憑證。同時檔案中可能含有個人隱私，檔案雖然不是私人物品，但仍然具有高度附屬性：一個人一生只能有一份檔案，每一份檔案也只能屬于一個人。因此，檔案的保密工作涉及到個人隱私。在當(dāng)今社會普遍重視隱私權(quán)的情況下，做不好檔案保密工作就會損害個人隱私權(quán)，踐踏法律尊嚴(yán)。

（二）從國家角度來講。事業(yè)單位檔案保密工作還會涉及到國家利益，影響國家安全。事業(yè)單位人員檔案具有一定特殊性，這些單位職員的檔案中可能會涉及國家重大事件或重大政策，檔案中的這些信息一旦泄露，將會對國家的利益和社會的穩(wěn)定產(chǎn)生極大影響。

二、事業(yè)單位檔案保密工作現(xiàn)狀

雖然事業(yè)單位檔案管理制度已經(jīng)基本完善，人們對檔案也越來越重視，但就檔案保密工作來講，目前還存在著一些問題。

（一）檔案管理人員保密意識不夠。很多檔案管理人員認(rèn)為人事部門檔案記錄的基本都是職員的人生履歷，保密性要求不高。這種片面性的認(rèn)識導(dǎo)致許多人事部門存在檔案隨意放置、讓外人隨便進(jìn)入檔案室的情況。這種現(xiàn)象極易泄露檔案機(jī)密，被不法分子利用，竊取個人隱私或國家機(jī)密，給個人和國家?guī)順O大的損失。究其根源就是事業(yè)單位檔案管理人員對檔案保密工作的重視不夠，保密意識不高。

（二）管理設(shè)備落后。我國的檔案制度從建國初期就開始實施，很多檔案存放設(shè)備和檔案管理設(shè)備都存在著使用年限較長、破舊落后的情況。很多事業(yè)單位不重視檔案管理工作，認(rèn)為沒有必要將有限的財政投入到看似沒有什么用的檔案管理部門，這就造成了目前事業(yè)單位檔案管理設(shè)備落后的現(xiàn)狀。一方面，檔案長期處于混亂落后的狀態(tài)下，檔案資料很容易受到毀損。另一方面，落后的管理設(shè)備也無法有效地保證檔案的隱私性，造成保密工作難以開展。

（三）檔案存放雜亂，查找效率低下 。事業(yè)單位工作信息量大、涉及范圍較廣、檔案分類存放工作復(fù)雜致使許多事業(yè)單位干脆將各種檔案混在一起進(jìn)行存放。某些單位當(dāng)有人需要調(diào)用檔案時，就讓此人在混亂的檔案堆中進(jìn)行查找，這種讓非工作人員進(jìn)入檔案室進(jìn)行檔案查找的做法，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理的保密性，應(yīng)當(dāng)明令禁止。

三、事業(yè)單位檔案保密管理的有效方法

（一）加強(qiáng)宣傳教育，提升檔案管理人員保密意識。應(yīng)當(dāng)組織開展保密工作學(xué)習(xí)專項活動，讓事業(yè)單位檔案工作人員認(rèn)識到，檔案的保密性不僅涉及到個人的隱私，還關(guān)乎國家的利益，從思想上解決相關(guān)工作人員保密意識淺薄的問題。另外還應(yīng)建立檔案保密工作獎懲制度，對于貫徹落實好檔案保密工作的職員給予獎勵，而對于缺乏保密意識的職員應(yīng)進(jìn)行批評教育。從制度和意識上雙管齊下，加強(qiáng)檔案管理工作的保密性，保護(hù)個人隱私，維護(hù)國家利益。

（二）更新管理設(shè)備和技術(shù)。年代久遠(yuǎn)的檔案記錄的史實都是國家的財富，它不僅記錄著歷史，還有這極其深遠(yuǎn)的現(xiàn)實意義，所以引進(jìn)新設(shè)備，保護(hù)好這些珍貴的歷史記錄勢在必行。更新管理設(shè)備所需的費用并不高，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)投入部分財力，將老舊的檔案管理設(shè)備替換掉。有了干凈整潔的檔案管理設(shè)備，檔案才能長時間保存，才能發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能。同時對于保密性較高的檔案應(yīng)當(dāng)采用數(shù)字化、指紋識別等現(xiàn)代技術(shù)。

（三）分類存放，電腦檢索。管理人員對待工作應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，在工作時間應(yīng)當(dāng)將檔案分類整理，把檔案按照不同文件類型、不同時間段進(jìn)行分類放置。當(dāng)利用者需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)當(dāng)有檔案工作人員到檔案庫房進(jìn)行檢索，外人不能進(jìn)入。有條件的事業(yè)單位可以建立信息化檢索，利用電腦對檔案進(jìn)行檢索，減少人工檢索對檔案的損壞，也可以加強(qiáng)檔案的保密性。

四、結(jié)論

事業(yè)單位的檔案保密工作是個長期而又艱巨的工作，需要全體檔案管理工作人員持之以恒的努力，只有這樣，事業(yè)單位檔案管理才能實現(xiàn)的現(xiàn)代化，國家和個人的權(quán)益才能得到有效保障。