高校二級學院行政秘書辦公室工作中的精細化管理

林燕婷

【摘要】本文擬從高校二級學院行政秘書的辦公室工作特點出發，探討行政秘書如何在辦公室工作中通過精細化管理提升工作水平，更好地為高校二級學院服務，希望能夠為高校二級學院的行政秘書工作提供一些參考意見。

【關鍵詞】高校；二級學院；行政秘書；辦公室工作；精細化管理

高校的二級學院承擔著二級學院本身的日常教學工作、科學研究工作和日常事務的管理等方面工作。作為二級學院的辦公室行政秘書，必須能夠將高校領導集體的各類事務、思想和各項工作落實到二級學院本身，保證學院能夠始終接受上級的管理，完成上級委派的各項任務與協調好學院自身的發展工作。在行政秘書的正常工作中，經常會承擔繁雜的任務，如果不能夠以飽滿的精力和積極的心態進行工作，將有可能出現工作上的失誤，因此行政秘書在工作中有必要加強精細化管理。

一、行政秘書在辦公室中的工作特點

行政秘書工作在高校二級學院辦公室中占據了重要地位，在日常的事務處理中承擔了大量的任務，因此其從工作內容的角度上來說也具有特殊性。

（一）行政秘書的工作內容具有繁雜的特點。其涉及到的事務往往包含到二級學院整個體系工作的各個方面，不僅涉及到不同種類的人，也會涉及到不同類型的事務，從最基本的會議準備與安排、訪客接待與管理、文件整理與歸檔到領導人員任務的執行、學生需求的協調、人員安排與組織等多方面工作，因此具有范圍廣和事由多的特點。

（二）行政秘書的工作內容經常聯系到多人或者多個部門。因此在工作的執行中往往需要面對不同的二級學院內部人員，這就需要行政秘書能夠具備良好的溝通協調能力，從上級的領導人員到下級的學生與教師，甚至到同級別的二級學院內部其它部門，行政秘書都需要能夠在廣泛的關系網絡中理清思路，做好協調整合工作，將各類事務信息進行及時傳達與落實。

二、行政秘書工作精細化管理的優化措施

行政秘書在工作中最需要具備的就是精細化工作的能力與意識，“精”是要將工作做得更加優秀，“細”是要將工作做得更加細致，因此在日常的工作內容中必須要能夠改善其工作態度，做好精細化管理，真正將二級學院內部的工作事務執行好。

（一）職能意識更“精”。在傳統的二級學院工作中，行政秘書被看成是一項工作內容繁瑣、獲得待遇不夠高、還需要承擔大量重要責任的工作，因此工作中往往會產生消極情緒，辦事不夠積極，態度不夠端正，這樣的工作會帶來學院管理效率的低下。行政秘書需要意識到自身工作的意義，建立工作的自信心，建立服務的意識，明確自身職能定位，了解自身文案、人事、行政等方面的工作內容，其具體的細節又涉及到各項工作的文件撰寫與校對，信息的傳達，會議材料的準備，教師與學生的考核考勤，文件整理，人員接待，部門聯系等眾多細節工作。行政秘書只有意識到自身的工作職責，并且明確自己的工作內容，以行政秘書的身份將工作做得更加專業與優秀，才能夠將自身任務做得更“精”。

（二）專業能力更“精”。行政秘書的工作性質主要為管理，因此在工作能力上必須要具有專業性，只有自身的工作能力與工作效率得到提高，工作的質量才能夠有所保證。

首先，行政秘書要學習更多的管理知識與經驗，在辦公室工作的管理上想做到科學高效，就要不斷豐富自身的管理學知識，以先進的理念管理自己的工作才能夠有事半功倍的效果。其次，行政秘書需要充分利用現代化的信息技術幫助提升工作效率，如今計算機已經廣泛普及開來，行政秘書可以利用計算機與互聯網實現辦公自動化，不算掌握新的信息技術，利用更加先進的硬件與軟件工作輔助管理，提高工作效率，與外界能夠在工作形式與效率上形成同步。再次，行政秘書的工作涉及到對文件檔案的管理，因此在工作中也需要及時補充檔案學的知識，科學地對檔案進行管理，提高查找和歸檔的效率，以先進科學的體系管理檔案。最后，行政秘書還需要及時為自身補充管理學、心理學等眾多其它學科知識，讓自己的知識面更加開闊，以專業化的工作能力進行工作，以廣泛的涉獵與科學先進的理念指導自己的工作，將工作不斷做“精”做強。

（三）計劃安排更“細”。行政秘書面對的工作內容往往較為細小但是數量眾多，因此需要其具備良好的耐心與細心的素質。在工作中養成良好的辦事習慣，例如在工作的總結、會議資料的準備、考核材料、檔案整理等工作內容上具備效率意識，合理安排時間盡早規劃，避免屆時緊張而慌亂，在一些注重平時對資料的收集方面可以提早進行準備，這樣就可以在平時將資料準備充分整齊，輕松完成工作。同時，要養成定時記錄和計劃的習慣，平時的工作內容根據重要性確定好先后解決順序，然后根據自己的日程安排確定好每天的工作內容，在事先了解的基礎上確定好近一周、一個月的工作計劃，根據計劃的先后順序與重要程度進行工作，這樣在工作程序中可以有效地將工作“細”化，避免了時間上雜亂無章而缺乏效率。

總的來說，高校二級學院行政秘書的辦公室工作在內容上具有繁雜、協調性、服務性的特點，因此要求行政秘書在工作中需要養成良好的工作習慣做好精細化管理，工作過程中注重進行管理學、心理學、檔案學等多種知識能力的學習，培養專業的工作技能，同時需要在工作中注重言談舉止、待人接物、自我工作計劃等多方面的細節問題，全面提升自身的工作形象，更好地為高校的二級學院各類人員做好服務工作。

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