新時期學校人事檔案管理信息化建設研究

王澤

【摘要】本文論述了新時期人事檔案管理信息化建設過程中存在的問題，探討了學校人事檔案管理信息化建設的策略。

【關鍵詞】人事檔案管理；信息化建設；研究

隨著電子科技的發展，信息技術已經開始運用到各行各業中，尤其是各個機關部門的檔案管理工作，更加需要信息科技的幫助。人事檔案工作是現代學校管理工作的重要組成部分，檔案管理工作規范化、標準化是保證學校各項工作順利開展的前提。建立健全人事檔案管理工作是學校檔案管理機構的首要任務。隨著信息技術的不斷發展，人事檔案管理工作也發生了巨大的變化，因此通過對新時期人事檔案管理的探討，有利于造就一支高素質的檔案管理團隊，有利于進一步促進學校管理工作的發展。

一、新時期加強人事檔案管理信息化建設的意義

隨著社會改革的推進，人才的就業自由度不斷提高，人才流動頻率加快，而人事檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。但人事檔案仍然是衡量一個人社會價值以及經歷的一個重要的標志，可以全面地反映一個人的工作和學習狀態。對于每個人來說，檔案記錄了個人成長各個階段的相關信息，是對每個人公正客觀的記錄。新時期的人事檔案管理手段正在發生著變革，單純的紙質檔案管理模式正在退出歷史舞臺，取而代之的是紙質檔案與電子檔案并存的模式，使人事檔案所承載的人才信息可以在更廣泛的范圍內得以利用。隨著新時期電子技術的發展，學校檔案管理工作也需要隨之更新方式和管理制度，提升信息化管理水平，提高人事檔案利用效率。

二、新時期人事檔案管理信息化建設過程中存在的問題

（一）學校人事檔案管理人員缺乏工作的積極性。學校的主要任務是以培養學生為主要目的，因此大多數的教職工就會認為教師才是學校的主要工作者，其他的工作人員都是輔助者。因此對于學校的人事檔案管理者來說，他們中某些人會缺乏一定的工作積極性，會出現一些工作疏漏或者是人事檔案管理不科學的問題。這樣的發展現狀在義務教育階段中非常普遍，不但對學校的人事檔案管理工作造成了嚴重的影響，而且還對整個教職工體系造成了嚴重的破壞。因此，對于學校人事檔案管理人員缺乏工作的積極性的問題，必須要進行合理的解決。

（二）檔案管理過程中信息技術應用匱乏。隨著信息時代的到來，學校人事檔案管理人員除了缺乏積極性之外，還缺乏對信息技術的相關應用。例如在當今社會，互聯網極具便利，幾乎各行各業都離不開互聯網的使用，而學校人事管理信息化程度普遍不高，多數利用都停留在提供紙質檔案的基礎之上，大大降低了查閱的速度和效率，而且這也非常不利于對個人檔案的保護。所以在檔案管理過程中加大信息技術的應用是非常有必要的，這樣才會更好地促進人事檔案的管理工作。

（三）人事檔案管理信息化建設缺乏有效的監督機制。人事檔案管理工作往往是被人們忽視的學校工作，在一些學校中由于檔案管理工作的特殊性，人們并不會經常地對檔案管理工作進行檢查和管理，這樣就造成了一些工作人員的工作懈怠、工作疏忽的問題等，這些都是由于缺乏有效的工作監督造成的。因此，面對學校人事檔案管理信息化建設缺乏有效的監督機制的發展現狀，必須要從改善監督管理的方向入手進行解決，推進學校檔案管理信息化建設的進一步發展。

三、新時期學校人事檔案管理信息化建設的策略

（一）開展學校人事檔案管理工作的績效工資制度。在信息化的時代背景下，學校為了促進內部人事檔案工作的信息化建設，就必須提高管理人員的工作積極性，這樣才能保證新時期人事檔案管理信息化建設的科學發展。因此，學校在進行工作質量評比的時候，要將檔案管理人員的工作與績效工資相結合，以工作質量和效率作為標準來進行工資發放，這樣通過將工作與工資績效結合，就可以帶動工作人員的積極性，從而保證學校人事檔案管理工作的高效、科學進行，減少疏漏的出現。學校要根據時代發展的要求，與時俱進，遵循人事檔案管理的原則，不斷更新學校人事檔案管理的方法。

（二）提高學校人事檔案信息化管理工作人員的專業素質。在學校人事檔案信息管理過程中，必須要引進專業的信息化管理隊伍，來提高學校人事檔案管理的效率。隨著信息時代的到來，學校人事檔案管理必須要引進一些熟悉電子檔案管理設備的專業人才，以進一步提高學校人事檔案的管理水平。除此之外，還要對學校內相關的檔案管理人員進行定期的培訓，提高他們的檔案管理水平，為學校的管理隊伍注入新的活力。在進行培訓的過程中，引進一些先進的檔案管理技術，讓檔案管理人員的技術水平和管理理念得到進一步的提高。通過定期的培訓和交流，促使學校檔案管理人員的水平不斷提高，從而促進學校人事檔案管理的信息化管理水平的提高。

（三）加強學校人事檔案信息化管理的保密性。加強人事檔案信息化管理的保密性工作，就需要從管理人員素質以及管理系統的專業化方面進行改進。首先，對于學校的人事檔案管理人員來說，要提高自身的信息化管理技能，通過強化對管理軟件的使用和學習，提高自身的操控信息化軟件技能，促進學校人事檔案管工作質量的提高；除此之外，學校還要對一些檔案管理系統定期地進行維護，定期更新軟件，保證管理系統的安全性。尤其是在電子科技迅速發展的時代，軟件技術更新換代速度非常快，這就需要掌握每一種軟件的使用和操作要求，減少軟件漏洞的存在，防止學校人事檔案的泄露或者丟失，從而進一步保證學校人事檔案管理的科學進行。除此之外，對于檔案管理人員來說，也需要提高自身的職業道德素質，做好檔案管理工作的保密工作，提高保密性。

（四）完善學校人事檔案管理信息化建設的監督機制。保證學校人事檔案管理工作的正常發展，同樣需要采用一定的監督機制。具體來說，對檔案管理人員的工作狀態要進行不定期的檢查評估，然后根據檢查結果對工作人員進行一定的獎懲，這樣可以提高檔案管理人員的工作積極性，同時也保證了工作的基本質量。建立一支專業化的監督隊伍，來進行具體工作的執行，保證學校人事檔案管理工作的高質量發展，同時也可以推進學校檔案管理工作信息化的建設與發展，使之更好地適應時代的需求。嚴格地執行監督機制，有利于保證學校人事檔案管理工作的科學性和嚴密性，減少工作疏漏。

四、結語

隨著信息化時代的到來，信息化技術開始被應用到學校的人事檔案管理中，這些信息化技術的應用對學校人事檔案的保存和查閱起到了非常重要的作用，促進了學校人事檔案管理的規范化、標準化以及流程化發展。因此，通過信息化技術的使用，可以提高檔案管理質量，為檔案管理實施規范化、標準化管理打下堅實的基礎，促進學校檔案管理工作的發展與提高。所以，通過本文的研究和分析，可以對新時期人事檔案管理工作過程中存在的一些問題進行分析，找出科學的解決策略，促進新時期人事檔案管理工作的信息化建設與發展。

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