基于信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新策略研究

摘要：二十一世紀(jì)是信息化時代，伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，事關(guān)民生的檔案管理工作更應(yīng)該在新時代的背景下與時俱進(jìn)。過去的傳統(tǒng)檔案管理工作與當(dāng)今的信息化、全球化、數(shù)字化時代已經(jīng)不再相配。如何改變檔案管理工作現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新，已經(jīng)成為當(dāng)今檔案管理人員共同思考的問題。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理 創(chuàng)新

一、當(dāng)今時代檔案管理工作的現(xiàn)狀

在信息技術(shù)時代，任何領(lǐng)域只有順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷地進(jìn)行改革與創(chuàng)新，才能使行業(yè)持續(xù)發(fā)展。在這樣的新時代下，檔案管理工作也同樣不例外。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)快速的信息化時代，只有創(chuàng)新檔案管理方式，對傳統(tǒng)的檔案管理方式取其精華，去其糟粕，需要管理人員充分并正確認(rèn)識工作中存在的問題，積極面對并尋找解決方法，以便于更好地開展工作。

二、信息時代檔案管理工作中存在的問題

（一）落后的檔案管理觀念與理念

在許多人的觀念中，檔案管理工作是一項不被重視的工作，導(dǎo)致長期以來人們忽視了檔案管理工作的重要性。檔案管理工作人員也常常受此影響，對自己的本職工作沒有足夠的重視，從而在工作中服務(wù)意識薄弱。另一方面，我國的檔案管理工作重點通常在于對檔案的保存，而忽視了檔案自身的實用性。

（二）檔案管理編輯人員的專業(yè)素質(zhì)偏低

由于思想上的不重視，導(dǎo)致檔案管理制度的不健全，主要表現(xiàn)在檔案管理編輯人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。日常的檔案管理工作既要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類與歸檔，還要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行錄入與備份，而許多檔案管理工作人員的計算機應(yīng)用技術(shù)不足，在檔案錄入工作中效率低下，大大降低了工作效率。

（三）缺少健全的檔案信息庫

在信息日益復(fù)雜的今天，各方面信息不斷增加，信息化與數(shù)字化是檔案管理工作的必經(jīng)之路。需要一個健全的檔案信息庫進(jìn)行對檔案的分類與總結(jié)，方便對檔案進(jìn)行及時整理與查詢。而很多機構(gòu)忽視了電子技術(shù)對檔案管理工作的促進(jìn)作用，沒有對電子檔案信息庫進(jìn)行更新，并且缺少相應(yīng)方面的人才，導(dǎo)致檔案管理工作遲遲沒有進(jìn)展。

三、信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新檔案管理思想理念

在信息時代下，檔案是社會生活中重要的信息資源之一。因此，創(chuàng)新檔案管理理念，使檔案管理理念與時俱進(jìn)尤為重要。檔案管理工作的重點應(yīng)不僅以檔案的完好保存為主，更要注重發(fā)揮檔案自身的信息使用價值，使其在社會中更具有價值。

（二）創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量與方式

當(dāng)今社會是以服務(wù)業(yè)為主的社會，第三產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展，服務(wù)質(zhì)量尤為重要。在檔案管理工作中，工作人員對待工作時的良好態(tài)度有利于檔案的保存和利用。另外，檔案管理不僅僅是紙質(zhì)檔案的保存，還是電子信息內(nèi)容的規(guī)劃、整理。在信息時代下，檔案管理部門要建立健全完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案進(jìn)行劃分、歸類，有利于與當(dāng)今信息化、全球化、數(shù)字化的時代相匹配。同時，在相應(yīng)網(wǎng)站開展網(wǎng)絡(luò)線上服務(wù)，提高工作效率，更大限度地提高檔案資料的使用率。

（三）加強對檔案信息庫的建設(shè)與完善，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

在信息時代的背景下，各大型組織也逐漸將文件進(jìn)行信息化管理，檔案信息信息庫的建設(shè)越發(fā)重要。當(dāng)今社會是一個信息公開的社會，個人信息安全尤為重要。因為檔案自身的隱密性，信息庫的建設(shè)不可急于求成，要注重網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運用，充分思考可能會發(fā)生的問題，不斷完善，最終形成一個功能全面、安全的檔案信息庫。

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作也應(yīng)積極順應(yīng)時代發(fā)展，緊跟時代潮流，逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，降低檔案丟失受損的風(fēng)險。因此，首先要做好電子檔案的備份工作。同時，做好網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止檔案丟失，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的完善。

四、結(jié)語

檔案管理工作在國家、企業(yè)與社會組織中占有重要的地位，是一項不可忽視的重要工作。信息化時代對于檔案管理工作而言，是機遇，也是挑戰(zhàn)。作為檔案管理的工作人員，我們自身要提高對本職工作的重視，在傳統(tǒng)檔案管理工作模式的基礎(chǔ)上，取其精華，去其糟粕，密切聯(lián)系實際，從實際中探索，完善檔案管理工作；提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，加強服務(wù)意識，積極創(chuàng)新工作方式，思考工作中出現(xiàn)的問題，并進(jìn)行討論，根據(jù)信息化時代的要求，積極運用信息化技術(shù)對所出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，最終得出解決策略；積極使用新技術(shù)，促進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化，檔案信息數(shù)字化，建立檔案信息庫，同時加強網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，最大限度地實現(xiàn)檔案資源使用價值。

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（作者簡介：姜麗華，女，大專，大安市安廣鎮(zhèn)勞動和社會保障事務(wù)所，館員，研究方向：檔案管理）（責(zé)任編輯 宋倩）