信息化環境中的檔案管理創新機制

摘 要：隨著信息化技術的不斷發展，我國檔案管理也開始實施信息化管理，從而促進我國傳統檔案管理模式的創新發展。本文對信息化環境中的檔案管理創新機制進行了探討。

關鍵詞：信息化環境 檔案管理 創新機制

中圖分類號：G271 文獻標識碼：C 文章編號：1672-1578（2016）07-0292-02

隨著我國改革開放的進程不斷向前推進，國民經濟不斷發展，各種項目和工程的上馬，單位的重要性越來越凸顯，單位的工作飛速發展，單位的規模普遍得到擴大，單位的工程資料及其檔案管理的工作也變得越來越繁重，重要性也越來越大。信息化背景下單位檔案管理急需要新的創新機制，利用信息化開發出一套科學的單位檔案管理系統。

1 傳統檔案管理中存在的問題

1.1 歸檔內容復雜，工作量大

傳統的單位檔案管理，因為本身檔案較多，各個項目之間的檔案需要分檔，傳統的檔案歸檔內容十分復雜。各種資料有原始文件、圖表、圖紙等等眾多資料，而且因為一般工程或者項目時間較長，資料需要反復的查閱和使用，累積的資料比較多，檔案歸檔的步驟也相對會很復雜，所有的審批材料，施工備份，文檔不僅僅數量多，種類也多，單位因為其規模擴大，工作量變大，庫存的檔案數據再利用傳統的方法進行管理，不僅僅容易出現一些錯誤，還會造成工作人員的巨大壓力，總體而言，時代發展，單位傳統檔案管理已經不能滿足現在單位對檔案管理的要求。

1.2 項目變更工作難度大

時間跨度長，材料變更快，檔案本身體現了單位的管理水平，許多項目建筑時間較長，時間塊度較大，而需要歸檔的治療不僅僅數量上很多，同時在施工階段因為一些問題，可能會臨時的對一些工程細節做出新的調整和設計，歸檔的資料需要翻閱和進行新材料的檔案入庫，傳統的檔案管理，主要是人工操作，這個過程將會浪費大量的時間和精力。一些項目變更情況，需要單位進行相應調整的，增加了檔案管理歸檔工作的人力財力物力。

1.3 無法實現信息共享

檔案用戶的范圍較廣，設計檔案記錄著設計專業科學技術知識，單位這些檔案有著航企的使用價值，設計檔案有一定的適應性，存在資料共享和相互借鑒的可能，在工程設計。施工、完工階段，及其后期進行新的項目擴建，這些資料都能夠提供一定的依據，一些項目后期會有維保，同樣這些資料也是可以使用的，因此單位的資料可能會反復頻繁的再次使用和歸檔，傳統的人工方式針對這種情況，有著很大的壓力，浪費時間和相對應的項目資金，這對檔案管理提出了新的要求。

2 信息化環境中的的單位檔案管理發展方向

2.1 檔案內容數字化

之前的檔案包括圖紙、圖表、各種相關材料，內容很多且相對駁雜，檔案的歸類和存檔工作量都比較大，信息技術的發展為檔案管理提供了新的契機，把這些材料有文字的、圖表的、紙質的編程數字化的，建立電子信息檔案，把這些紙質的檔案實現電子化，進行電子化的信息儲存、歸檔。建立相關目錄方便查詢和再次調用，紙質的檔案可以作為原始資料倉儲起來，進行科學的保管，電子化的檔案方便查閱，調集，同時可以打印出來，金少了工作人員的工作量，極大的提高單位資料管理的效率。

2.2 管理手段由人工向計算機應用轉變

傳統的檔案管理，人工分類、歸檔、儲存，不僅僅對人本身提出了很高的要求，同時對于場地的要求也很高，勞動強度較大，但是工作的效率卻很低，計算機應用技術利用與檔案管理，實現了網上自動歸檔，相關資料更加容易共享，提高了工作效率，工程進展不會因為檔案問題而增加不必要的成本。

2.3 管理方式的轉變

利用信息技術，管理有人工變為以信息化為主。計算機應用技術的應用和信息化體系的建立，大大降低了檔案管理人員的工作量，工作人員在完成其檔案管理工作的同時，可以對檔案本身的內容進行參考和解讀，各類資質需要申報的程序可以盡快完成，以及其他如職稱評定、財務問題等等大量的信息也可以開展查詢工作，這不僅僅完成了單位檔案管理的信息化，對于整個單位而言，信息化的進程都有重要的意義，將極大的改善整個研究院的工作效率。

2.4 人才培養

傳統的單位管理工作，并不一定有專門的檔案管理人員來進行管理，有的就是項目或者工程的相關負責人來進行檔案的管理，著就讓管理相對比較混亂，傳統的檔案管理人員的素質要求也不太高，主要由人工進行管理，效率的要求和能力的要求相對現代信息化管理沒有那么高，但是計算機技術的應用，信息化管理體系的推廣，對于管理人員的素質提出了新的要求，大量的資料需要管理人員對于檔案管理有一定的專業知識，檔案管理需要一定的保密性質，檔案人員要指導相關的規定和法規，專業相關計算局操作，并能夠在檔案管理中不斷學習，不斷的完善其知識結構，滿足信息化時代對于復合型人才的要求。檔案人員要由以前的單一保管箱科學管理轉變。

3 信息化環境中單位檔案管理的創新機制

3.1 首加強宣傳，提高認識，增強社會整體的檔案意識

加強單位內部的宣傳，提高認識，構建科學的宣傳機制，把宣傳常態化，于此同時單位本身構建相關的宣傳平臺。重視檔案管理工作，把檔案管理腦如刀單位的全年工作計劃中，充分調重各方面的力量，培養全體的檔案意識，把檔案管理和利用相結合，加強檔案管理人員和檔案使用人員之間的聯系。

3.2 努力推進檔案管理的信息化和制度化建設

在檔案管理中，要改變傳統的檔案管理模式，利用信息技術，管理由人工變為以信息化為主。加大計算機應用技術的應用和信息化體系的建立，大大降低了檔案管理人員的工作量。建立電子信息檔案，把這些紙質的檔案實現電子化，進行電子化的信息儲存、歸檔。建立相關目錄方便查詢和再次調用，紙質的檔案可以作為原始資料倉儲起來，進行科學的保管，電子化的檔案方便查閱，調集，同時可以打印出來，金少了工作人員的工作量，極大的提高單位資料管理的效率。于此同時，要建立起科學的管理模式，實施整體化的管理。在相關項目任務下達支出就建立相關的編號，等到資料進行歸檔，迅速地通過計算機實現檔案的錄入。具體的檔案部門根據其內容進行科學的分類，對這些資料進行分類處理，形成完備、科學、易于查詢的電子檔案。

同時要制定相關的標準，檔案歸檔要嚴謹和準確，符合國家的相關要求程序，紙質的材料要保證其保存的質量，制相關對于紙質材料保存標準要嚴格制定，檔案管理部門要嚴格按照其相關標準實施。硬件設施要完善，不僅僅是信息化管理體系的建立和計算機需要一定的運行速度，紙質的資料保護需要考慮防火、防盜、防潮等等各個方面，真正做到資料的科學管理。

3.3 要做好檔案資源的整合利用以及人才的儲備、服務質量的提高

整合檔案信息，優化資料，對檔案資料本身進行整合提煉，挖掘檔案的各方面價值。和里的檔案整合，可以分析出很多問題，如水利單位相關資料整合，可以完全變回一些基礎的資料，為工程第一線的后期維保工作提供最基本的便利。不用再浪費大量的時間為一些小問題去早相關的資料。進行治療的整合，可意識整個檔案的信息價值出現不斷的增值，現在大數據時代，數據的存在本身就是一種財務和資源，整合相關檔案，檔案慢慢由保管向利用方向轉變，將檔案本身變成一種可再利用的資源。

創新服務機制，檔案的管理最終的目的還是為了服務，但是因為傳統檔案的低效率，提供服務有著很大的困難，現在信息化檔案管理模式，需要我們的相關人員轉變檔案管理的思想，加強其服務理念，建立不同等級的數據庫。

3.4 加強人才的培養

提高管理人員的整體素質和個管理員的綜合素質，滿足新形勢下對管理人員的要求。

4 結語

二十一世紀以來，我國信息化水平不斷提高，信息技術得到突飛猛進的發展，單位傳統的檔案管理已經不能滿足單位的需求。如何利用現代信息技術，利用其改變單位傳統的顯得陳舊、滯后的檔案管理模式，成為單位新的命題。隨著信息技術的發展，單位要不斷改變傳統的檔案管理模式，推進信息化的管理模式不斷深入。以上本文針對我國傳統檔案管理模式中存在的問題及發展方向進行了簡要分析，并在此基礎上探討了信息化環境中的檔案管理創新機制，以供參考。

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作者簡介：汪萃（1977-），女，湖南省衡陽市，學士學位，中級職稱，研究方向：檔案管理。