淺述人事檔案管理工作的現狀及前景

徐萍

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，隨著知識經濟的飛速發展，市場人才流動的數最與質量的逐步增強，未來的人事檔案管理模式將更加重要。認識新時期人事檔案管理的特點和作用，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調動各類人員的工作積極性，全面完成單位和個人的各項目標任務，促進經濟社會的進步具有一定的積極意義。

關鍵詞：人事檔案；管理模式；改革

一、人事檔案的管理模式

在社會主義市場經濟條件下，人事檔案管理出現了新的模式，主要有內向型封閉式和社會化開放式兩種。

二、人事檔案的收集方法

根據人事檔案形成、補充的特點和來源渠道，主要應當采取以下幾種收集方法：

1、定向收集。就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關的單位和部門收集。因為個人工作的現單位、原單位、上級主管部門（含職稱評定和科技成果評定、獎勵部門）可能形成有關人員的人事材料。為了做到不致遺漏，可根據有關人員的經歷和社會活動變化情況，列出有關單位和部門的名單，逐一進行收集。

2、按時收集。由于人事檔案的形成具有持續性的特點，其收集工作必須堅持經?；?。所謂按時收集，包括隨時收集、定期收集和不定期收集三種情況。隨時收集，是根據形成人事檔案的時間特點和掌握的信息，及時向有關部門進行收集。定期收集，是根據本單位工作的實際情況，確定每個季度或每半年與有關部門聯系，收集在一定階段內形成的人事材料。不定期收集，就是從人事檔案管理和利用的實際需要出發，不確定收集的具體時間。這三種收集方法相互配合、相互補充，在實際工作中應當靈活掌握，使收集工作能夠持續有效地開展。

3、追蹤收集。這種方法是根據人事檔案內容的需要，沿著人事檔案在清理、核對中發現的問題和線索進行的收集，它是幫助拾遺補闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據不同情況采取其他一些方法，比如，對于人事檔案管理基礎差、存在問題較多的單位，就需要集中一定的時間，集中人力，廣泛動員，突擊進行收集工作；對于人事檔案管理較好，制度健全、內部分工責任明確的單位，有關部門和人員能主動、及時地向人事檔案機構移交歸檔，就簡化了收集的方法和形式?？傊耸聶n案收集工作應當立足單位實際，尊重其形成規律，以收集齊全、完整，能夠適應人事管理工作的需要為原則，積極主動地為人事管理工作服務。

三、人事檔案管理存在的問題

1、時代的變遷，利用目的的轉移，人事檔案利用率下降。 在那個偏激的年代里，人事檔案可主宰一個人的政治前途，人事檔案讓人望而生畏。隨著中國社會主義建設的重點轉移到經濟建設上，人們關心政治的少了，人事檔案在人們生活中的意義與以前相比不大了，更嚴重的是在選拔任用干部、聘用人上，某些領導不看該同志的人事檔案，而是憑主觀感覺好壞下結論。在人員流動上，有些單位特別是個體、外資企業錄用人員只需一個學歷證明，本人填一份個人履歷表即可確定是否錄用，把人事檔案看成是可有可無之物。

2、人事檔案材料內容中存在片面、不真實等問題。政治歷史材料多，業績、專業特點材料少，鑒定考核材料中成績多是千篇一律贊揚術語，缺點是千人一面的希望之詞。為了某一時期的個人需要，人事檔案中的出生年月、參加工作時間、文化程度及學歷記載前后不一，不尊重事實的情況，某些領導干部檔案也存在此類現象，流動人員檔案中這類情況更為嚴重。

3、人事檔案信息開發利用程度低，未發揮應有作用。現單位人事檔案利用工作大多是被動服務，只是等待領導及有關人員來查閱，缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料，落實政策和工資調資方面的。真正用于人才選拔，培養開發及預算等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。

4、人事檔案管理落后、管理水平低。目前，不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長期無專人整理，沒有經過嚴格鑒定，材料是否真實無人監督，造成人事檔案中“假貨”泛濫成災。根本做不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求，嚴重存在零亂無序和丟失部分檔案內容的問題。

四、人事檔案管理的改革前景

改革人事檔案管理，首先應該創新激勵機制，提高管理人員的基本素質，改進檔案提供利用的方式，提高檔案服務的效率和質量。打破傳統的被動收集為主動參與、主動服務，由傳統的檔案實體保管者轉變為人才信息管理者，創造性地開展工作。樹立主動服務的意識。在市場經濟的浪潮中，人事檔案管理將逐步減弱原有的政治化和神秘化的程度，隨著信息技術的不斷提高，計算機網絡化管理將應用于人事檔案的管理和服務。

綜上所述，兩種模式在市場經濟的運作中各有利弊，雖然服務的主體不同，但服務的準則與目的相同。開放式的人事檔案管理作為傳統人事檔案管理的補充，在一定時期內。兩種模式將并存發展，共同為人力資源提供擴展的空間。隨著知識經濟的飛速發展，市場人才流動的數最與質量的逐步增強，未來的人事檔案管理模式將更加完善。