加強企業檔案管理的策略

田來

【摘 要】隨著社會的發展和生產力發展水平的提高，檔案對社會和企業發展的重要作用不斷凸顯出來，人們的檔案管理意識不斷增強，提高檔案管理的科學化水平是現代檔案工作的重要課題， 是提升國家文化軟實力的需要，是廣大人民群眾對檔案管理工作的客觀要求也是順應我國現代化建設和時代發展變化的必然趨勢， 對于推動檔案管理規范化、制度化、標準化具有重要意義。想要全面改善檔案管理事業以適應時代發展的需要，就要明白當今檔案管理基礎工作中存在的問題，對癥下藥才能解決問題。本文從實踐的角度， 圍繞如何提高檔案管理的科學化水平， 分析了檔案制度、信息化建設、依法治黨、注重檔案保密管理，四個方面提出建議，推動檔案管理實現這四個轉變，使檔案工作更快更好適應新時期的發展需要。

【關鍵詞】企業；檔案；管理

一、加強對檔案工作的重視

在當今中國，許多的企業對檔案管理工作本身就沒有太深入的認識，尤其是檔案基礎工作的重視。這樣的想法最終會造成信息的遺失，影響檔案工作乃至企業其他管理工作的順利展開，進而影響整個企業的生存與發展。企業檔案是企業經濟活動的重要依據，也是企業確定未來發展策略的重要依據。企業檔案的開發和利用，對本企業內部資源的利用和共享具有十分重要的作用。有助于企業使用社會的發展變化及時調整發展策略，重視企業的檔案管理工作，才能為企業的快速的發展提供優質、高效的保障。提高檔案工作人員的專業素質、檔案管理工作的順利進行離不開高素質的管理人員，這直接關系到整個檔案管理工作的進行。高素質的管理人員能夠在管理工作中把握全局重視檔案管理工作并做好檔案的開發和利用不但可以提升一個企業的管理水平，實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業發展和社會進步做出應有的貢獻。未來是機遇和挑戰并存的，規范化、科學化、法制化的檔案管理工作可以為企業的發展提供重要保障，檔案管理可以避免消極因素帶來的不利影響，有效幫助企業抓住機遇。

二、信息化是現代檔案管理不可缺少的因素

實現檔案管理手段的不斷科學管理。隨著時代的發展，傳統的管理方式會出現一些和現代化辦公方式不相適應的整理方法，傳統的檔案管理方式，很難適應不斷改革深化的管理工作： 一是收集資料方法落后，二是管理方式落后、三是服務方式單調。不合理的檔案分類也是目前檔案管理中存在的一項重要問題。不合理的檔案分類會對檔案搜索利用造成困難，延誤工作的順利進行因此，利用現代的網絡通訊技術加以自我完善，作為檔案管理的工作人員，需要努力的開發與利用檔案信息的資源，完善檔案的服務意識，不能只滿足于工作需要， 缺乏將檔案工作與企業管理結合起來的意識， 現代化的電子文件可以將文字、圖像、影像、聲音等各種檔案形式有機結合起來的“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂， 能夠更加生動地再現當時的場景，從而強化了檔案的記憶和再現功能。 科學規范的檔案管理只有與時俱進，才能跟上時代的步伐，適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面，提升企業的管理水平。做好檔案管理工作，須立足于管理的現狀，吸收和借鑒優秀的現代化管理研究成果，不斷適應檔案管理的新形勢，逐步完善檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的專業技能，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

三、加強檔案的保密工作是檔案管理的重中之重

檔案保密安全工作是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。企業應對保密要害部門配備和確定了專（兼）職保密人員，逐步建立完善了保密工作制度。對涉密人員本著先審查后上崗的原則。對重點涉密部位都配置了“三鐵”（鐵窗、鐵門、鐵柜）、“四防”（防盜、防火、防潮、防鼠）。密件文件在收發、傳閱、使用、保管和清退等各個環節做到登記明確、手續清楚，不擅自擴大知悉范圍。加強計算機信息網絡保密管理，加強涉密載體的保密管理工作。全面落實好保密工作的人防、物防、技防措施。工作中可能存在的隱患和薄弱環節，研究探索行之有效的保密工作方法和措施，確保及時發現風險隱患，消除工作漏洞。通過組織學習，大家進一步明確當前保密工作的重點和工作要求，保密工作意識進一步增強，更加深入地掌握新形勢下保密工作常識，提高對保密工作的警覺性。加強了對檔案安全、保密工作的領導，建立完善了檔案管理負責制，明確各項職責，將檔案工作落到實處，保障了檔案安全工作的順利開展。檔案工作者也警鐘長鳴，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。

四、依法治檔是做好檔案管理工作的必經之路

立足于法，是搞好建章立制工作的重要保障，也是對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出的更高要求。《中華人民共和國檔案法》經過幾十年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎，為我國檔案人員依法治檔提供了有力保障，讓檔案工作人員以法律法規作為指導，對檔案進行依法管理。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理、收集和整理工作才能充分其發揮應有的作用，才能有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設做貢獻。新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。同時，檔案管理人員要提高法律意識，提高依法治檔的能力，運用法治思維進行檔案管理工作，客服畏難情緒，確保依照法律管理檔案的力度。堅決杜絕任何違反法律法規和公司規章制度的行為，與傳統的遇到問題先講感情，再講法律的傳統不良作風，克服因此導致的歸檔文件不能及時歸檔，散落在各個部門進而遺失等各種影響檔案工作順利開展的行為。各企業及各部門都要修訂整理并建立健全檔案管理規章制度，自上而下地推動檔案工作的法制化管理，建立健全檔案工作的法治意思，加強監督落實各項檔案管理工作的落實，嚴格按照公司的檔案法律規則辦事，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能實現因地制宜、靈活有效，才能更加有效地為企業的發展提供保障。

檔案是企業在生產、研發、經營和管理等活動中形成的有保存價值的各種形式的記錄，也是企業傳承與維護的重要工具。檔案管理基礎工作的改善是將檔案管理工作推向新的高度的重要舉措，對建立現代檔案管理也有著極其重要的意義。今天的企業檔案管理工作，解讀著昨天的發展歷程，同時又構建著明天的。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要。因此，我們必須立足于管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。開創檔案管理工作的新局面，不斷提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作熱源的價值，而且可以為企業發展和社會進步做出貢獻。