改進人事檔案管理服務職能的探究

王蔚麗

【摘要】在人力資源管理現代化背景下，如何改進人事檔案管理服務職能，已經成為人力資源管理工作創新的關鍵。本文首先對國內人事檔案管理服務職能存在的問題展開探討，并對如何改進人事檔案管理服務職能進行探究，為人事檔案管理服務職能的改進和創新提供資料參考。

【關鍵詞】人事檔案；管理服務；職能；改進

隨著我國社會的發展和科技的進步，人力資源管理工作日益受到人們關注。人事檔案管理服務作為人力資源管理的基礎工作和重點內容，其服務職能的發揮直接影響著人力資源管理工作效率和質量。我國現代人力資源管理起步較晚，人事檔案管理服務職能也存在一定問題，如何解決這些問題，實現對我國人事檔案管理服務職能的改進和創新，顯然已經成為我國人力資源管理技術發展和創新的關鍵。

一、人事檔案管理服務職能存在的問題

（一）人事檔案材料內容準確性不足。人事檔案是對企業內職工資料記錄和管理的重點工作，人事檔案資料的完整性、客觀性和全面性不僅影響著企業關鍵崗位的人才任免，還對員工個人的職業發展影響深遠。我國傳統的人事檔案管理比較粗獷，人事檔案材料內容準確性根本達不到現代人力資源管理的要求。這導致企業單位在崗位人員任免時無法對職工的詳細信息準確把握，導致員工檔案難以對號入座，影響了企業對員工業績的評定和能力的判斷，使人力資源管理部門的職工管理和崗位任免工作缺乏客觀性。

（二）人事檔案材料不夠完整。完整的人事檔案應該包括學歷、培訓、職稱、獎懲、年度考核等一系列材料。只有保證認識檔案材料的完整性，才能在關鍵崗位職業任免時對職工的履歷、經驗和能力全方位判斷。然而由于我國人事檔案材料管理比較落后，導致我國當前人事檔案材料完整性不足。不僅初期的學歷信息、獎罰記錄等不全面，對于職工在崗工作業績也缺乏動態的記錄，造成人事檔案材料無法為崗位任免提供資料參考，降低了人事檔案材料的使用率。

（三）人事檔案管理人員素質偏低。由于我國常年對人事檔案管理工作的不重視，導致人事檔案管理崗位在企業和事業單位中受到忽視。正因如此，我國人事檔案管理專業人才培養無法滿足現代人事檔案管理工作的需求，很多企業單位的人事檔案管理員只能由其他崗位職工兼職。這不僅影響了人事檔案管理工作的服務質量，還不利于企業單位人事檔案管理工作的發展創新。在企業用工人數不斷擴大的背景下，企業對人事檔案管理人員的專業素養要求越來越高，但低素質的人事檔案管理人員根本無法完成企業人事檔案管理服務工作。

二、人事檔案管理服務職能的改進策略

（一）擴大人事檔案管理服務范圍。目前，人事檔案管理部門除了應管理包括干部、工人、學生等類型人員檔案外，對于其他一些勞動群體，如政府、企事業單位招聘的工人，民營、私營企業者，農民等，隨著時間的推移和歷史的沉淀，他們在參與學習工作后也會形成許多有價值的檔案材料， 這部分檔案材料也應納入各單位的人事檔案管理范圍。擴大人事檔案管理服務范圍，不僅是激發人事檔案管理服務職能的關鍵，也是現代人力資源管理對人事檔案管理工作的具體要求。

（二）擴大人事檔案管理服務對象。傳統的企業單位人事檔案主要是為人力資源管理部門和企業領導服務的，我國現階段人事檔案管理服務的主要對象也如此。但隨著民主管理理念和信息化管理技術在企事業單位人力資源管理中的應用，人事檔案管理服務的對象必須擴大化，才能激發人事檔案管理對企業發展的作用。為此，企業單位人事檔案管理不僅要為人力資源管理部門和企業領導層提供服務，還需要為單位職工和社會公民積極提供服務，從而滿足不同人群對人事檔案信息的合法利用需求。

（三）擴大人事檔案管理的服務內容。在人力資源管理技術和理論不斷創新發展的今天，人事檔案管理工作必須進行改革和創新，才能滿足社會發展對人事檔案管理工作的要求。傳統的人事檔案管理崗位工作人員正面臨著嚴峻的挑戰，而擴大人事檔案管理的服務內容，則是應對挑戰的必要措施。為此，現代的人事檔案管理不僅要完成傳統的檔案資料收集、保管、統計和利用等基礎智能，還需要主動采集、加工、充足和調研人事檔案，從而為人力資源管理部門、單位領導和其他合法需求人士提供更加科學、客觀、準確的人事檔案資料。

（四）加強檔案管理人員隊伍的建設。由于我國人事檔案管理工作常年受到忽視，使國內人事檔案管理專業人才缺口較大。為了適應社會和企業發展對人事檔案管理服務的需求，必須加大人才培養力度，為人事檔案管理崗位儲備充足的人才。為了實現這一目的，就需要社會力量和企事業共同參與到人才培養計劃中。首先，企業要積極與高等院校溝通和聯系，建立人事檔案管理人才培養的合作機制，加大人事檔案管理人才的培養效率。其次，企業單位要積極引進優秀人才，通過人才的引進來優化自身人事檔案管理團隊的職業素養，不斷提高人事檔案管理團隊的建設質量。最后，對現有的人事檔案管理團隊要加強技術培訓，提高其技術水平和職業素養，為企業人力資源管理工作的創新和發展打下基礎。

綜上所述，改進人事檔案管理服務職能，已經成為當前社會企業和政府部門人力資源管理創新和改革的關鍵。想要實現改進人力資源管理服務職能的目的，就一定要擴大人事檔案管理的服務范圍、服務內容和服務對象，并加強檔案管理人員隊伍的建設。

【參考文獻】

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