試論高校學生檔案管理

戴麗虹

【摘要】本文在介紹高校學生檔案價值的基礎上，分析高校學生檔案管理中存在的問題，提出更好更安全地推動高校學生檔案工作開展的建議，期許能對提升高校學生檔案管理水平有些幫助。

【關鍵詞】學生檔案；作用 問題；措施

高校學生檔案真實記錄著大學生在高校求學期間各項活動，包括其生活、學習、社會實踐等各個方面。它可以系統地反映學生在校期間的成長和表現，為自己日后的求學、求職等各方面發展提供資訊。高校學生檔案管理工作日益成熟，但仍存在一些亟須解決的問題。如何更好地推進高校學生檔案管理的開展工作顯得愈發重要。

一、高校學生檔案管理中存在的問題

（一）學生的檔案意識薄弱，重視程度欠缺。學生對學生檔案了解甚少，不知道其對自身發展的價值。一方面表現在檔案材料填寫不規范。很多大學生在填寫歸檔檔案材料時不重視，不按規定要求書寫，書寫內容隨便，這些問題雖小，但會使自身檔案不規范。另一方面表現在檔案的轉遞與接收。每年畢業季我校檔案室都會按照就業處的就業分配方案將學生檔案寄出，并將郵寄單號及相關信息掛于校園網，同時還通知各學院告知學生讓其上網查詢以確認檔案是否正確郵寄。但很多學生對此不重視，認為自己沒有正式單位，只有考公務員、事業單位才需要檔案，有些學生甚至不知道檔案郵寄這回事。

（二）學生檔案材料內容不夠全面。黨的十八大報告提出，把立德樹人作為教育的根本任務，培養德智體美全面發展的社會主義建設者和接班人。這強調大力開發大學生人力資源，指導大學生全面發展成為棟梁之才。這也相應地要求學生檔案材料充分全面記錄大學生在校期間各項活動。但目前很多高校學生檔案材料內容只能部分體現學生的“德、智、體”發展，往往不能完全符合用人單位需求。以我校為例，畢業生檔案材料內容包括：高中時期檔案、學生學籍變更材料、黨團材料、校級以上獎懲材料、高校畢業生登記表、學習成績表、教師資格認定表、實習鑒定表、就業證報到副本。這些材料只能基本反映學校在校期間的學習情況，很難體現出學生的整體素質。很多單位在審核檔案或者提拔員工時都需要新生入學登記表，但現在仍有不少高校都沒有這項材料，這正說明了學生檔案材料的收集不夠齊全完整。

（三）學生檔案管理隊伍建設需加強。高校檔案工作的合理有序開展需要一支相對合理和專業化的檔案人員隊伍。目前很多高校仍存在人員結構配置不合理之處，檔案專職工作人員配備數量與自身檔案規模不相符。高校學生檔案工作主要集中在新生入學和畢業生離校兩階段，尤其是畢業階段需集中整理一屆畢業生的所有在校期間產生的需歸檔的材料，工作量大并且有時間限制。這要求檔案專職人員和兼職人員投入較大精力去管理學生檔案。但檔案專職人員配備不夠，兼職檔案員精力不夠且更換頻繁。

二、提升高校學生檔案管理水平的措施

（一）加強學生檔案宣傳工作，提升學生的重視程度。提高學生的檔案意識，讓他們認識學生檔案的價值、了解學生檔案在日后升學或工作中的重要作用，才會更好地協助做好學生檔案管理工作。學校可以通過校內宣傳板、校園網等資源大力宣傳學生檔案相關知識，讓學生了解學生檔案內容及其價值，提高學生的檔案意識，重視學生檔案工作。由于檔案專職人員和學生接觸較少，所以對學生的檔案教育還得通過輔導員這些兼職檔案員。輔導員可以在日常的管理學生工作中多提及學生檔案方面的知識，認真指導學生如何規范填寫各類檔案材料，提醒學生及時提交檔案材料等。目前我校主要通過網站宣傳的形式提高學生的檔案意識，擴展學生的檔案知識；同時會在學生畢業回校辦理離校手續時派一名專職檔案工作人員在大學生事務中心進行檔案價值、檔案郵寄等知識的介紹宣傳并接受咨詢。

（二）擴大學生檔案材料歸檔范圍，豐富學生檔案內容。高校學生檔案應更全面地體現學生的“德、智、體”發展，更多地記錄學生在校期間的學習、生活、社會實踐等各項活動，讓這張學生的“名片”更吸引用人單位，更好地滿足用人單位需要。高校應結合自身人才培養的實際情況與用人單位的用人需要，不斷豐富學生檔案內容，充分體現學生在校期間自我發展全過程。如目前大學生中較普遍存在誠信問題、心理問題，高校可以根據情況建立學生的誠信檔案和心理材料歸入檔案；還可以將學生參與的主要社團活動、實踐活動材料歸入學生檔案內容，更全面地體現大學生的綜合素質。

（三）建立一支合理的學生檔案管理隊伍，加強管理人員素質培養。一方面，高校應根據本校檔案工作實際適當擴大檔案專職人員隊伍，可招聘檔案學專業畢業生，保障高校專職檔案人員充足。足夠的檔案專職人員才能保證學生檔案的安全管理。其次，高校專職檔案人員需不斷提高自身理論素質及工作能力。專職檔案工作人員應不斷學習新知識，了解學生檔案管理新動態，在實際工作中不斷創新，與其他高校多交流吸取好的經驗；同時做好對兼職檔案員的培訓，加強與兼職檔案員的溝通聯系，督促其配合學生檔案管理工作的開展。

作為學生在高校求學期間各項活動的真實性記錄，它對學生個人及學校整體的發展存在巨大價值。高校應加大對學生檔案管理工作的重視程度，加大支持力度；加大宣傳力度引起學生高度重視；健全完善配套的管理制度規章。在各方積極配合下，高校學生檔案管理工作水平將不斷提升，學生檔案管理工作發展更穩健。

【參考文獻】

[1]丘如華.強化高校學生檔案管理的思考[J].廣西社會科學，2009（8）：133-136.