信息化背景下文書檔案管理工作的思考

鄧春秀

【摘要】本文主要分析了信息化對(duì)文書檔案管理工作的影響，比較了文書檔案信息化管理方式與傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)，分析了當(dāng)前檔案信息化管理的弊端，提出了文書檔案信息化管理的對(duì)策，以供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；信息化建設(shè)；電子文件

隨著通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式方法亟待調(diào)整和轉(zhuǎn)型。運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理成為檔案工作者當(dāng)前最重要的課題之一。雖然，短期內(nèi)檔案管理工作以實(shí)物、以文本為核心的管理方式一時(shí)無法徹底轉(zhuǎn)變，但以信息、數(shù)字為核心的檔案信息化管理模式勢(shì)在必行。

一、信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用與快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子文件，使社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下新特點(diǎn)：載體上，不是實(shí)物而是網(wǎng)絡(luò)虛擬的，不可直觀而需要借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能閱讀和利用，不存在數(shù)量問題；使用上，不需實(shí)物交接而是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備上直接處理、傳遞、閱覽，不受時(shí)間和空間限制；保管上，對(duì)保存空間要求不高，對(duì)保密、溫濕度、防磁性、防盜等要求高。電子文件對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在：

（一）對(duì)文件生成和歸檔內(nèi)容的影響。電子文件由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”，這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別。電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性，歸檔時(shí)除了電子文件本身，還應(yīng)包括電子文件的讀取軟件、操作系統(tǒng)。歸檔載體不再限于紙質(zhì)文件，而應(yīng)包括計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤或光盤等存儲(chǔ)器。

（二）對(duì)檔案歸檔內(nèi)容及方式的影響。電子文件歸檔涉及電子文件生成、收集、積累、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)利用等方面要求。生成階段，要有科學(xué)規(guī)范的管理制度和嚴(yán)格有效的技術(shù)措施，以保證電子文件的完整性、原始性、真實(shí)性和有效性。整理階段，要有全過程監(jiān)控，以保證電子檔案管理工作的連續(xù)性。歸檔階段，要完善時(shí)間、內(nèi)容、范圍、相關(guān)人員（含授權(quán)人）、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要素，保證歸檔電子文件的質(zhì)量和可追溯性。在歸檔方式上，當(dāng)歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，要實(shí)行“雙軌制”歸檔，在內(nèi)容、描述及相關(guān)說明上保持一致。

（三）對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響。原始?xì)v史記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，是檔案存在的最重要的特性，也是檔案區(qū)別于其他非檔案最主要的特點(diǎn)，而具有法律憑證的作用。電子文件生成、使用和借閱等都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，沒有草稿與印稿的區(qū)別，正本與副本的差異，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。要使電子文件具有法律憑證的作用，就必須增加其原始記錄性，如轉(zhuǎn)換為PDF格式，或刻錄在不可讀寫光盤上，確保其無法被修改。

二、 檔案實(shí)行信息化管理的優(yōu)點(diǎn)及現(xiàn)狀分析

（一）檔案信息化管理對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理優(yōu)勝的方面。一是文件損壞少。傳統(tǒng)文書檔案面對(duì)的都是紙質(zhì)檔案，在收集歸檔中涉及多個(gè)部門環(huán)節(jié)，工作量大任務(wù)重，在保存保管、借閱利用過程中非常容易產(chǎn)生破損。電子文件在計(jì)算機(jī)工作中產(chǎn)生，歸檔、保存、借閱等都十分迅速、簡(jiǎn)便，便于程序化。二是工作效率高。文書檔案信息化管理可以有效提高檔案查閱和使用的效率，可以在許可平臺(tái)上在線瀏覽，可以通過不同搜索提高信息查閱速度，節(jié)省了大量人力物力。

（二）檔案信息化管理存在的問題。一是原稿具有不確定性，電子文件生成后輸出紙質(zhì)文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經(jīng)常因工作需要被增、刪、改等操作，由于時(shí)間跨度大，修改無授權(quán)，使電子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。二是歸檔不被重視，歸檔就是直接保存在原計(jì)算機(jī)，或刻錄在光盤、U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)器，如果信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或存儲(chǔ)器受損，電子文件安全完整性就無從保障。電子文件由于存儲(chǔ)方便，便捷經(jīng)濟(jì)，因此很多檔案工作者從不鑒別，一股腦地全部歸檔，泥沙俱下，使應(yīng)歸檔的檔案湮沒在大量的文件材料之中，利用困難。三是人員素質(zhì)低。當(dāng)前檔案工作，要求工作人員專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)水平高，還要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和工作軟件，但是，很多單位人員不重視檔案投入，硬件軟件配備無法達(dá)標(biāo)，致使工作還處于手工時(shí)代。

三、文書檔案信息化管理的對(duì)策

（一）明確文書檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)是我國信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，主要目標(biāo)是利用信息技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施，滿足檔案部門信息化管理的需要；開展案卷級(jí)、文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。

（二）建立科學(xué)規(guī)范有效的檔案管理信息平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的管理平臺(tái)作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)包括以下四個(gè)系統(tǒng)：一是建立文書檔案歸檔系統(tǒng)，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統(tǒng)，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期檢查，確保文本真實(shí)有效。三是建立文書檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫，對(duì)信息進(jìn)行編目、歸類、儲(chǔ)存，便于查找利用。對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)，實(shí)行多種形式的存儲(chǔ)。四是建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定檔案保密制度，設(shè)置檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限，安裝高級(jí)別的防火墻，庫房等重要場(chǎng)所強(qiáng)化防磁設(shè)施。

（三）建設(shè)高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。檔案信息化管理是新生事物，信息化背景下要求檔案管理人員要逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化、數(shù)字化和規(guī)范化，必須具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)技能。一是要提高認(rèn)識(shí)，管理者要高度認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性和前瞻性，配備高素質(zhì)人員從事檔案工作，重視檔案人員的職業(yè)發(fā)展和福利待遇。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，不墨守成規(guī)，而是大膽創(chuàng)新，使檔案工作從幕后走向臺(tái)前。二是要提高能力，管理者要舍得投入，采購先進(jìn)設(shè)備和軟件，加大對(duì)外交流和學(xué)習(xí)；檔案人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，積極參加各類檔案繼續(xù)教育，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而具備強(qiáng)大的應(yīng)對(duì)和創(chuàng)新能力。三是要完善保障，加快制度建設(shè)創(chuàng)新，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案隊(duì)伍建設(shè)，做到有法可依，有章可循。

檔案信息化建設(shè)是集網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化于一體的工程，涉及檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)，當(dāng)前文書檔案管理，應(yīng)緊跟信息化建設(shè)發(fā)展步伐，不斷探索創(chuàng)新，使信息化成為提升檔案管理水平的基礎(chǔ)性核心手段，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛。

【參考文獻(xiàn)】

[1]中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn).電子文件歸檔與管理規(guī)范，GB/T18894-2002.

[2]蘇艷紅.文書檔案管理中出現(xiàn)的主要問題和改進(jìn)策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（7）.

[3]蔡學(xué)美.當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)[J].四川檔案，2013（4）.

[4]陸天麗.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].黑龍江科技信息，2015（4）.

[5]姜延延.文書檔案信息數(shù)字化管理研究[J].蘭臺(tái)世界，2012（S1）.

[6]王云玲. 淺談醫(yī)院檔案信息化建設(shè) [J].蘭臺(tái)世界，2015（S2）.