工程建設文檔全過程控制策略與方法

趙宏剛

從工程開始至竣工結束，項目文檔的全過程控制非常重要，是能否按時移交文檔的保障。嚴格控制環(huán)節(jié)，確保竣工文檔的同步歸檔與移交。

一、前端控制

工程前期超前實施、做好事前控制，即工程開工前，先建好檔案機構，制定各項規(guī)章制度，做到檔案工作提前介入；對檔案管理做到事前主動控制，通過提前策劃，編制管理辦法、加強培訓學習等辦法。

1.明確項目檔案管理目標。查合同中對于工程資料管理標準、移交套數(shù)、移交時間以及有無特殊要求。對合同中資料管理方面的疑問要及早與業(yè)主溝通，理解合同中的具體要求。確定最后移交竣工資料的樣式。

2.編制項目文檔管理辦法。結合總包合同、業(yè)主意見及我院的要求進行編制。必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度。以規(guī)范工程竣工文件的傳遞流程、裝訂要求、驗收程序和移交計劃等要求。在收集和編制竣工文件時做到有章可循，標準一致、職責分明。此辦法將作為整個項目的資料管理標準。保證工程開工后資料管理的統(tǒng)一性。

3.加強培訓學習。由于電建項目的參建單位多，項目檔案管理工作面廣而量大，各參建單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質要求。組織各參建單位及總承包項目部的技術人員、資料管理人員檔案業(yè)務學習，落實本工程竣工資料管理辦法及相關標準，做到思想一致。

4.加大檔案的宣傳力度。增強員工檔案意識。利用多種形式加強對工程竣工資料管理重要性的宣傳，提高相關人員檔案管理上的重視。比如組織培訓學習、定期資料檢查。

二、過程控制

工程施工過程中，對資料形成的質量、形成的進度進行跟蹤控制。堅持檔案管理的標準，對工程過程形成的資料嚴格把關，控制的關鍵是資料本身的質量和資料與實體進度的同步進行。

1.定期組織檢查。檢查工程進度與資料積累是否同步，工程驗收、評價與資料歸檔是否同步。是否按文件組成形式歸檔，文件材料的質量是否達到檔案管理要求的標準。重點檢查施工記錄（澆筑記錄、養(yǎng)護記錄等）總承包無存檔的資料。

2.控制原材料原件的歸檔。施工單位上報的原材料報驗，在監(jiān)理審查合格后，在返還施工單位時，總包留存原件。避免施工單位移交竣工資料時原件丟失或不交。對于施工單位的施工原始記錄等也要督促按時、按實體進度報送總承包資料室歸檔。確保總包存有完整的工程施工資料。

3.資料保證金控制。將工程資料納入月度驗工計價的范疇，約定5%的進度款作為資料考核。施工單位資料保證金應結合工程資料形成和報驗情況給付。根據(jù)項目竣工資料管理辦法，嚴格控制獎罰制度。提高施工單位對竣工資料管理工作的重視。有時間對現(xiàn)場進行了解，做到現(xiàn)場與資料相結合。了解資料產生到閉合的過程，資料流程、產生時間都要了解。資料要與工程月度進度計劃相結合。本月應該產生多少，沒完成多少，如何識別，這就必須要求我們對專業(yè)方面要進一步了解，參照月度進度計劃控制資料保證金的發(fā)放。

4.項目文件編號。編號也是基本工作中的一個控制點 。工程資料編號具有標識作用，所有的工程資料，都可以通過編號的唯一性進行跟蹤，提高查找效率，強化資料管理完整性。各參建單位包括總承包管理人員務必在每個文件資料上按要求填寫編號，保證準確無誤。

5.工程施工進度計劃與資料管理相結合。工程部編制施工進度計劃的同時，編制文件材料形成計劃。檢查工程實體進度的同時檢查文件材料形成的情況。檢查工程過程質量的同時檢查文件材料形成質量；不允許資料后補跟不上計劃。對缺少的資料進行原因分析，采取必要的措施予以糾正，如扣發(fā)當月資料保證金等。及時對缺少的資料跟蹤，保證工程資料形成過程的受控狀態(tài)。以分部工程為控制點，加強過程控制力度。要求各分包商把每個分部工程施工完成后，分包商須在規(guī)定時間內整理完成該分部工程所含的竣工文件（分部工程施工記錄及驗評資料、原材料）。

三、 竣工控制

每個單位工程施工完成后，分包方須在規(guī)定時間內整理完成該單位工程的竣工資料，并按規(guī)范標準組卷后移交總承包方組織審查。審查通過并整改完畢后，由分包商換取總承包方另兩套分部工程資料進行組卷，并在規(guī)定時間內移交總包方。

設備文件歸檔時，文件盒上注明越細越好，一般注明合同號，可以再分專業(yè)。資料清單單獨集中一份便于查詢。設備合格證原件一定要放好，重要的合格證和特種設備需要在當?shù)刈缘馁|量證明材料單獨存放（如三大主機、壓力容器、電動葫蘆、衡吊、電梯等）。

四、建議

不斷自我提升業(yè)務，對施工現(xiàn)場加強學習。對于資料形成過程，如何形成要有大概的了解，做到工程與資料管理相結合，才能更好的做好檔案管理。

全員參與檔案質量管理，全員控制項目文檔的質量，專業(yè)技術人員負責技術審查，檔案人員負責檔案審查。

（作者單位：山東電力工程咨詢院有限公司）