《企業檔案工作規范》解讀

編者按：

《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）是國家檔案局2009年發布的一個新時期具有里程碑意義的企業檔案工作規范化建設指導性文件。它借鑒企業質量管理體系理念和相關最新國際標準，適應企業改革發展和信息技術廣泛應用的新要求，從檔案工作原則、體系、制度、業務、信息化和檔案工作設備設施方面，將企業檔案工作的行政性目標要求，轉向標準化規范化的體系建設，是檔案工作標準化建設的重要創新。新建立的企業能據此了解國家對企業檔案工作的基本要求；成熟企業能據此知道自己檔案工作還要在哪些方面需要完善；檔案行政管理部門可將此作為指導企業開展檔案工作的依據。從本期開始本欄目將連載國家檔案局對《企業檔案工作規范》部分重要內容的權威解讀。

3.1企業檔案，是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

“企業檔案”的概念在我國檔案工作中已有二十多年的歷史，它是由有關企業檔案工作發展歷史介紹中的技術檔案、科技檔案及其管理的發展演化而來。 1987年，國家檔案局、國家經委和國家計委聯合頒布的《國營企業檔案管理暫行規定》中第二條，首次提出了企業檔案的概念：“企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團等方面的檔案。”這一解釋明確了企業中科技檔案是主體，但要求經營和各種管理活動中形成的各類檔案應綜合管理，是適應改革開放新要求新情況而形成的企業各類檔案綜合管理的新觀念。

2002年，國家檔案局、國家經貿委和國家計委聯合頒布的《企業檔案管理規定》中，將企業檔案界定為“企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料”。這一界定反映了我們在由計劃經濟向市場經濟體制建立的轉變過程中對企業檔案的認識：雖然早在1992年黨的十四屆三中全會就做出《關于建立社會主義市場經濟體制若干問題的決定》，但是十年后依然突出強調檔案對國家、社會的責任和作用。 2004年，黨的十六屆三中全會做出《關于建立社會主義市場經濟體制若干問題的決定》后，在“公有制為主體，多種所有制經濟共同發展”成為我國的基本經濟制度的條件下，企業作為市場中獨立經營的法人實體，其所有制和經營形式也越來越多樣化，對企業檔案的認識也需要進一步深化。

《企業檔案工作規范》與《企業檔案管理規定》相比較，其變化主要是：

（1）增加了“研發”。開發在計劃體制下我國科研設計單位多從事科研、設計、開發等活動，屬于科技事業單位。這些科技事業單位的檔案管理，在國家檔案局二十世紀九十年代初組織的科技事業單位檔案工作目標管理活動中取得很大成效。體制轉變后，經營型科技事業單位轉為企業，因此增加“研發”主要針對科研設計類企業或企業中的研究開發活動。

（2）去掉了“有保存價值”前“對國家、社會和企業”的限定詞。主要是因為企業范圍廣泛、形式多樣，投資主體多方。我國不但有國有企業、集體企業，還有大量私人獨資企業、合伙企業，現在的《公司法》甚至允許注冊一人投資設立的有限責任公司。因此這些限定詞就有局限性和不適應性，而去掉限制詞不代表企業檔案管理對國家、社會就沒有責任，而是包容性更大。在我國，無論何種類型、所有制企業，必須依照中華人民共和國的法律法規來經營管理，其檔案的形成保管也必須符合《檔案法》的要求。

（3）將“文件材料”簡化為“文件”。從理解上，各種形式也包括載體形式，因此沒有提及載體。