淺談數字檔案館IT 戰略規劃的實施

王飛

數字檔案館IT戰略規劃是指在數字檔案館發展目標的指導下，通過分析、研究當前檔案館的信息化水平，優化檔案的管理、開發和利用流程，并根據信息技術和檔案業務的發展趨勢，對信息化目標和內容進行整合規劃，并進行可行性分析。就河北省各級檔案館當前的檔案信息化的發展狀況來講，多數檔案館已經實現檔案目錄的計算機檢索和部分檔案掃描件的原文查閱，但是更多的檔案業務的信息化和自動化還沒有實現，而數字檔案館IT戰略規劃才是我們實現檔案業務的信息化和自動化的必由之路。

因此，數字檔案館的未來離不開完備的IT戰略規劃，好的規劃能指導我們科學合理的搞好檔案館的數字化建設，把IT戰略規劃做好做實才能使我們的數字檔案建設真正體現檔案信息化的價值，達到我們預期的目標和效果。在數字檔案館的建設之路上，我們要保持創新的思想，對我們來說有挑戰才會有機遇，有機遇必然有相應策略，接受挑戰，抓住機遇，制定好策略，將數字檔案館建設越做越好。

一、數字檔案館制定IT戰略規劃的關鍵點

要做好數字檔案館的IT戰略規劃，首先要分析數字檔案館的發展方向和戰略目標，對數字檔案館核心業務進行深入分析，從業務流程和模式入手找到其中IT的支撐點和機會點，進而構建支持檔案業務發展策略的IT戰略，制定信息化建設的目標。其次，要從檔案業務的關鍵環節入手，分析形成數字檔案館不同業務部門，不同層面的IT需求和IT目標。明確不同業務部門之間的業務關系，從而決定各業務部門之間的IT應用側重點是協從性還是獨立性。經過全面分析后，要構建合理的IT評估模型，對檔案信息化現狀進行全面評估，為將來的IT藍圖及系統規劃提供依據。最后要進行IT藍圖的全面規劃，制定檔案信息化的建設步驟，進行必要風險和效益分析，給出檔案信息化IT策略，指導數字檔案建設按照正確的方向實施。

IT規劃意義重大，所以如果不能把IT規劃做好，落到實處，就容易導致IT項目無法解決相關檔案業務的實際問題或者達不到預期的效果，甚至給出錯誤的信息導向，誤導檔案事業的發展。為了避免這些情況發生，我們要做到以下幾點：

一是不要盲目迷信先進檔案館的成功案例，一切都從高標準看齊。做IT規劃的時候最重要的是結合檔案館自身的實際情況，搞清楚自身檔案館的信息化程度，與各業務部門進行有效溝通，找出檔案業務的突破口，發展自身的個性，突出對“亮點”業務的支持，分清檔案業務主次點，弄清之間聯系才是關鍵。

二是加強對數字檔案館業務管理和運行流程的深刻理解。如果研究不透檔案館的業務流程，就無法做出有效的IT戰略規劃，導致IT藍圖看上去很熱鬧，卻不一定有實際意義。我們要搞清楚一點，就是數字檔案館要解決的問題一定是綜合性的，不可能是簡單的檔案的數字化轉換和檢索工作，因此IT戰略規劃要涵蓋數字檔案館的基礎設施建設，基礎檔案數據整合，各業務部門關系，檔案保管利用關系等等各方面，另外檔案館數字化建設還要利用信息化概念提升檔案文化的社會影響力，修復完善檔案管理制度，給新的發展理念提供信息支持等。所以如何切實的了解檔案業務各層面的業務需求顯得非常重要。

三是要注重對檔案業務信息的挖掘。一般搞IT信息化，規劃中往往重視應用系統、網絡和硬件平臺的建設，而忽略與檔案業務息息相關的信息本身。這樣容易導致看上去信息化搞得不錯，硬件軟件建設很到位，卻不能給我們的業務和管理帶來足夠的幫助。因此做好檔案信息資源的分析和規劃，深入挖掘價值信息相當重要。

二、數字檔案館IT戰略規劃實施策略

1.檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化基礎設施建設指對于檔案館來說，在其發展戰略持續穩定不變的情況下，相對穩定不變的IT信息化建設部分。這包括檔案館的基礎網絡建設，計算機操作系統和數據庫系統建設，以及基礎的檔案系統軟件建設。

檔案基礎網絡建設是實現數字檔案館的最重要條件，檔案作為一種特殊的文化資源，在信息化大潮的沖擊下，要給世人以新的展示，離不開網絡的發展。互聯網催生了信息爆炸時代，要想實現數字檔案館供人們上網自由查閱，我們不但需要構建功能完善的局域網，還要與政務網，國際互聯網聯接，讓信息為公眾所利用。目前省市級的檔案館網絡建設應該還不錯，基本能達到要求，重點是縣級檔案館，如何搞好網絡建設應該是主要任務。

檔案館計算機系統和數據庫系統配置情況相對別的行業，屬于比較落后的，但是我們的硬件需求是在不影響檔案信息化的建設為前提的，所以我們要根據我們的應用需求決定我們在計算機系統和數據庫系統等方面的選擇，爭取要做到“適用、穩定、安全”三個方面。

檔案系統軟件也屬于檔案信息化基礎設施建設的一部分，因為檔案館在通常情況下，基本的檔案管理流程是穩定的。目前省市級檔案館都有統一的檔案系統管理軟件，縣級也部分實現了軟件管理。我們需要做的是注重軟件系統與我們檔案業務的實際聯系，找出不足及時對檔案系統軟件進行升級，完善我們的基礎軟件系統。

2.檔案信息資源建設

檔案信息資源建設主要是檔案資源基礎數據的信息化以及電子檔案的整合歸檔。目前檔案館大都在做的檔案目錄數據庫建設和檔案數字化全文掃描工作等都是檔案信息資源建設的內容。檔案信息資源建設是數字檔案館的基礎工作，如何做好做實是檔案信息化的關鍵。因此加強檔案信息資源建設工作的規范性、統一性和標準化是首要任務，在檔案信息資源建設中應注意以下兩點：

一是保持檔案信息的統一性，做好檔案信息數據整合工作。檔案信息化在計算機軟件技術發展的影響下，以前的檔案管理軟件平臺產生的檔案數據與我們現在先進的軟件系統平臺下產生的數據格式是不同的。所以如何做好數據格式的轉換合并是很重要的事情，這樣既能減少重復勞動又能整合數據資源達到標準統一，方便利用和管理。

二是隨著電子檔案出現，必然要求我們制定相關歸檔標準和策略，以實現電子檔案與紙質檔案數字化的數據格式統一性。要求電子檔案的著錄格式與檔案目錄數據庫格式相匹配，電子檔案文件格式與檔案數字化掃描標準相適應。

3.檔案信息化應用系統建設

一是檔案館辦公自動化（OA）系統建設。OA系統是推動電子檔案發展的直接因素，無紙化辦公的概念決定了未來檔案資源的構成將大部分來自于電子檔案。所以檔案館不能停留在傳統的辦工方式，這對我們的電子檔案接收歸檔工作的開展是不利的。另外傳統工作方式也不利于各業務部門的有效溝通與協作，OA系統的建設能夠讓我們深入地研究一下檔案內部各部門之間的業務情況和協作關系，明確部門分工，理清工作流程，有利于我們改善工作方法，提高工作效率。如今河北省檔案局標準化網絡辦公及檔案利用綜合管理系統已經建成并投入使用，距離檔案館辦公自動化不再遙遠。

二是電子檔案自動歸檔移交系統建設。目前辦公自動化速度越來越快，各單位用計算機制作紙質文件或用網絡傳輸電子文件已相當普遍，辦公自動化所產生的電子文件數量劇增，國家檔案局已先后制定了《電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列文件，并多次召開全國性會議部署電子文件歸檔工作。然而面對已經形成的大量電子文件，我們還是以老的接收辦法，電子文件打印成紙質檔案接收，這顯然違背了我們的數字檔案館的建設原則，造成重復性勞動，因此如何將電子文件直接移交到檔案館以電子形式保存應該是必然的選擇。首先要制定電子文件的歸檔制度，目前國家原則上實行雙軌制，即一方面接收電子文件，同時保存紙質檔案。因為考慮到一方面紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。另一方面電子檔案容易修改，法律效力弱。所以在文件歸檔時，要根據不同性質文件采用不同策略，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存，而一些參考價值、學術價值高的文件則以電子文件形式保存。其次就要開發檔案自動移交軟件，通過網絡或報盤形式直接將電子檔案信息移交到數字檔案館中心數據庫，減少中間環節提高工作效率。

三是建立全省特藏檔案管理數據中心。特藏檔案當然是檔案館的最有價值的檔案資源和財富，它是體現檔案館特色的重要標志。因此建立全省特藏檔案管理數據中心，為我們的檔案展覽和檔案宣傳提供有力支持，是檔案服務工作的一大亮點。要將全省范圍內的特藏檔案信息集中存放，以提供研究和展覽，達到資源共享，共同發展的目的。具體我們要做到，首先要統一全省特藏檔案的信息著錄格式，保證特藏檔案都有詳細說明介紹。其次開展特藏檔案管理應用系統的開發，要能夠體現特色，突出重點，特藏檔案管理主要是要方便研究和提供展覽，因此系統開發應該側重檔案鑒定和電子版展示方面，要力求專業和創新。

三、檔案工作者在數字檔案館中的角色定位

在未來數字檔案館工作的我們如何適應新的環境，面對新的挑戰是我們需要思考和解決的問題。為了找準檔案工作者在數字檔案館中的角色定位，就要提高檔案工作人員信息化知識水平，掌握新的計算機技能。檔案館信息化建設一方面運用計算機和網絡技術為社會和公眾提供更好的服務；另一方面在信息化應用程度越來越高的同時，檔案工作者則需要具備相應的計算機和電子文件管理知識。在數字化檔案的建設過程中，檔案編研人員、計算機網絡和數據庫維護人員將扮演越來越重要的角色，而以往傳統檔案館中的檔案整理人員、檔案保管人員將逐漸減少。因此如何提高檔案工作人員自身素質，合理設立檔案工作崗位，達到最大工作效率，為檔案事業的發展提供最有力的人力資源保障顯得尤為重要，我們需要更新觀念，做正確的判斷和選擇。

數字檔案館建設要根據自身的特點設計不同的IT戰略規劃，沒有絕對的最佳方案，也不能照抄別人的實踐經驗。IT戰略規劃的目的就是指導數字檔案建設按照科學的道路進行，少走彎路。雖然對于我們來說數字檔案館建設依然任重道遠，但是只要有科學的IT戰略規劃，我們就能順利地走下去。

（作者單位：河北省檔案局）