關于企業人事檔案管理的創新研究

唐志君

【摘 要】隨著我國經濟的迅速發展，每個企業為了順應社會的需求，對企業內部進行管理改革，及時發現自身存在的問題，并做好處理和解決。在企業管理工作中，人事檔案管理工作尤其重要，人事檔案關系到個人隱私、個人安全，屬于個人信息資源，同時還是國家信息資源，人事檔案是單位選用人才、了解人員的資料來源。如今，我國相關的人事制度進行改革，人事檔案管理也要追求創新。本文就目前人事檔案管理現狀提出了一些管理創新策略。

【關鍵詞】人事檔案；管理；創新

一、人事檔案管理中出現的問題

（一）檔案規范性指導不強

人事檔案管理工作要從管理層做起，對管理層領導，要定期安排相關的專業培訓，提高領導的業務能力，員工在進行人事檔案管理工作時，領導要給予正確引導。就目前情況來看，管理層領導對于人事檔案管理工作沒有完全重視，忽視其重要性，導致出現一些狀況。對于從事人事檔案管理工作的人員來說，大部分是沒有受過嚴格的專業訓練，不具備相關的專業能力，工作過程中出現的一系列問題不能有效解決，導致認識檔案管理工作效率低下。

（二）檔案內容更新速度慢

目前，人事檔案內容并未隨著社會的發展得到及時更新，并且具備的功能也在逐漸減少。檔案內容的更新，一小部分由檔案管理部門自動獲取，另外一大部分是由個人將個人最新信息送至檔案管理部門，檔案管理部門是由這兩部分信息來源對檔案內容進行更新。但是在現實生活中，除了一些有關學位、職位調整等信息外，很少有人會主動將個人信息進行更新的，因此人事檔案內容的更新幅度并不是很大。

（三）檔案工作實際操作性差

目前，人事檔案內容存在的問題是內容脫離實際、信息涵蓋不全面等，檔案內容一般突出的是思想政治表現，內容不屬實，缺少對人員的性格特點、道德品質等方面信息的采集，不能正確體現出人員的綜合素質。除檔案材料涵蓋不全面外，一些相關考核材料，工資審批表等，并未及時補充更新內容，甚至有些人事檔案材料中，本人簽字、相關的組織印章都沒有，這導致人事檔案管理工作無法正常進行，很難按照規范開展管理工作。

（四）棄檔、造假現象增多

隨著社會的發展，人事檔案管理工作出現一些復雜混亂的狀況。棄檔現象增多，很多人并沒有深刻認識到個人檔案的重要性，由于社會經濟發展迅速，人們更換工作的頻率也在加快，某些企業不重視對員工的管理，也忽視對員工的檔案管理，需要用到檔案的時候，往往會找不到檔案寄存單位或者個人丟失。另外，目前檔案造假的現象也十分泛濫，一些人為了得到更好的就業機會，就會使用一些手段偽造學歷、個人信息等，這種虛假信息對于人事管理工作的進行帶來極其不便，甚至對企業造成損失。

二、人事檔案管理的創新策略

（一）創新宏觀管理

人事檔案的宏觀管理包含：當下人事檔案管理工作的發展現狀、未來人事檔案管理工作的發展趨勢、人事檔案管理的宏觀決策以及人事檔案管理工作者的職業道德培養。首先，創新發展目標。結合目前人事檔案的管理制度、相關法律法規等，做好當前工作，并且把目前的工作管理計劃融入到未來的發展目標中。其次，創新管理理念，不要把人事檔案管理工作限定在檔案部門，而是將人事檔案管理工作作為整個單位各項工作需要的基礎。最后，加強檔案的深層次編寫工作。人事檔案除了管理之外，還應做好科學編寫開發等工作。

（二）創新微觀管理

檔案管理的工作流程一般是收集、征集、整理、判定、保管、利用，每一個流程都有很強的規范性。在科技技術迅速發展的今天，傳統的人事檔案管理模式顯得落后，為了適應目前的社會需要，人事檔案管理要體現出現代化，利用計算機網絡技術，可以方便快捷地對人事檔案進行管理，同時還可結合手工管理。對于檔案室和檔案館要做到管理井然有序，資料齊全，分類清晰。這種對人事檔案管理工作的微觀創新在一定意義上可以說是對人事檔案整理的創新。

（三）創新理念制度

檔案管理制度創新包括，完善干部人事檔案資料并嚴格審核、做好材料轉接、確保檔案質量，及時發現并且修正干部人事檔案虛假信息等問題，保證檔案材料具有真實性。第一，做好信息資源管理工作，創新人事檔案內容，比如，增設干部工作業績、工作能力、職業素養等信息，并且要及時更新檔案信息，將認識檔案管理部門作為選拔人才、干部征用的參考資源。第二，擴展信息服務范圍。對于可公開的檔案信息建立電子信息檔案，對于個人基本信息設定查看權限，這樣可以防止紙質材料受損造成信息毀壞，確保檔案信息的利用價值。

（四）提高檔案管理工作人員自身素質

人事檔案管理工作的進行依靠檔案管理工作者，因此，檔案管理部門一定要建立一支綜合素質高，專業能力強的工作隊伍。企業要招納具有專業檔案管理能力和經驗的人才，不斷壯大檔案管理工作隊伍，另外，還要定期對檔案管理人員進行相關的專業知識培訓，使得他們順應社會發展的需要，除此之外，人事檔案管理是一項機密性比較強的工作，因此需要檔案管理工作者具有較強的政治素質、良好的職業道德素養。

（五）采用現代化管理方法

隨著社會的不斷進步，人事檔案管理工作也要順應社會發展，與時俱進，追求創新，結合現代檔案管理理論以及先進技術，研究創新管理方式，對人事檔案進行多元化管理，研發人事檔案管理軟件，建立電子檔案庫，依靠互聯網技術，使得人事信息收集變得現代化，建立并完善檔案信息追蹤體系，并且要充分發揮檔案的歷史作用，將人事檔案和歷史資料結合起來，嚴格審核，確保人事檔案信息的真實性，為相關單位提供有價值性的信息參考資料。

（六）科學開發利用檔案信息資源

開發利用人事檔案信息資源是人才信息資源的基礎工作，有助于檔案利用，這種創新的思維和行為有助于推進檔案管理工作的進行，不僅重視基礎性工作的建設，還注重對工作的改革和創新。利用新事物，發現新問題，開始創新實踐，通過運用現代先進的網絡信息技術，對傳統的檔案管理工作模式進行改革，并且傳統的檔案內容也得到更新，這樣科學開發利用檔案信息資源，極大地提高了人事檔案工作的效率，進一步研究人事檔案的服務方向和形式，使得服務項目更具有科學性和規范性。

（七）加快檔案管理更新速度

人事檔案管理的內容信息要不斷更新，檔案信息是依靠個人各方面信息的變化而更新的，因此，檔案管理部門要加強信息更新管理工作，加大個人信息獲取的力度，并且要創新個人信息獲取的渠道。另外，企業內部要加大宣傳力度，讓員工認識到人事檔案信息更新的重要性，做到主動提供個人信息的變動情況，這樣一來，人事檔案的信息更新速度加快，人事檔案管理工作也會高效率進行。

三、總結

為了順應社會發展的需求，企業一定要重視人事檔案管理工作，認識到人事檔案信息對個人及單位的重要性，采用科學性的創新管理方法，針對目前人事檔案管理工作中存在的問題，要不斷摸索，不斷實踐，不斷對工作模式進行創新，制定人事檔案管理工作創新策略，創新管理制度和理念，使得公司企業的人事檔案管理工作能有效進行。

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