河南省市縣區疾病預防控制機構室藏檔案利用情況

李鋒 李鳳勤

【摘 要】 如何優化疾控檔案管理，有效提高疾控檔案利用程度和利用效果，是當前疾控檔案管理工作人員需要思考的課題。本文采用調查問卷的形式，運用歸納統計方法，對河南省市縣區疾病預防控制機構的檔案進行統計與分析，提出了當前疾病預防控制機構室藏檔案利用存在的問題，并在此基礎上，進一步提出提高疾病預防控制機構室藏檔案利用效果的措施。

【關鍵詞】 疾病預防控制 檔案利用 措施

疾病預防控制機構是一個承擔傳染病、慢性非傳染病預防與控制等關注民生健康的職能機構，其在開展各項工作的過程中，會形成一系列的數據和信息，經整理后形成了有重要利用價值的疾控檔案。疾控機構要結合自身疾控檔案特點，采取有效措施提高疾控機構室藏檔案的利用程度和利用效果，更好地發揮疾控檔案的利用價值。筆者對近年來河南省市縣區疾病控制機構的檔案情況和檔案利用情況進行了統計分析，并對進一步提高疾控機構的疾控檔案利用效果提出了些許建議。

1 河南省市縣區疾病預防控制機構室藏檔案統計與分析

1.1 檔案管理人員情況統計

經調查統計，我省市縣區疾病預防控制機構檔案管理人員多為女性，占總人數60%；參加工作時間10年以上的占52%；從事檔案管理工作年限在5年以上的占67.56%；45%的檔案管理人員的最高學歷在本科及以上；檔案管理全職人員占檔案管理人員總數的20%，具有中級以上職稱者不足10%，絕大多數為兼職人員，其中，全職檔案管理人員中所學專業為檔案管理及相關專業的不足8%，大部分為醫療相關專業或其他專業。

1.2 檔案類別

從各市縣區疾病預防控制機構檔案室儲藏的檔案類別來看，主要有文書檔案、業務檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、音像檔案、儀器設備檔案、照片檔案以及榮譽檔案、績效考核檔案、實物檔案等，總體而言，河南省市縣區疾病預防控制機構室藏檔案類別比較齊全，涵蓋了工作中的各個類別檔案資料。近年來，文書檔案、科技檔案、檢驗報告檔案呈平穩上升趨勢，但科技檔案、儀器設備檔案歸檔情況不理想。從調查問卷統計情況來看，文書檔案、業務檔案數量較多，保存數量最少的為科技檔案和儀器設備檔案以及實物檔案，從檔案年份來看，還未出現檔案室檔案年度斷檔現象，總體保持完整。

1.3 檔案管理設施

根據調查問卷統計，全省各市縣區70%以上疾病預防控制機構均對單位檔案實行了集中統一管理，并建立檔案室及檔案管理制度，制定了嚴格的檔案管理人員職責。大多數疾病預防機構建有綜合檔案室，做到了辦公場所、借閱和庫房三分開。檔案室面積在50-100平米的占19.5%，大多數單位的檔案室面積在50平米以下。近86%檔案室都配備有人工滅火器、電腦、空調、打印機、裝訂機、鐵柜等，少數檔案室還配備了自動滅火器、自動噴淋、照相機、復印機、縫紉機、、消毒滅菌機和密集架、木柜等。大多數檔案庫房采用的是空調溫度調控，有些檔案庫房還配有去濕機。總體而言，檔案管理設施較為齊全。

1.4 檔案利用情況

從近年來疾病預防控制機構室藏檔案利用情況來看，總體利用率不高，年平均利用率前三的是疾控業務檔案、文書檔案和會計檔案；利用件（卷）次數前三的分別是疾病預防控制、會計憑證和黨政管理類。檔案利用的價值在于為本單位的業務開展、活動開展提供憑證查考作用。但對近年來檔案利用數據情況的分析，外單位利用疾病預防控制機構室藏檔案次數極少，除本單位內部及衛生系統外，各市縣區其他部門單位極少利用單位所在地的基本預防控制機構的室藏檔案。

2 當前疾病預防控制機構室藏檔案利用存在的問題

2.1 檔案管理人員的檔案意識不強

當前，河南省各市縣區疾病預防控制機構的檔案管理模式是“中心——科室”二級管理模式，即在中心檔案領導小組的領導下，檔案業務科室對檔案實施分類管理。通常檔案室會配備一名全職檔案管理員，1-2名單位工作人員兼職檔案管理業務，這種模式存在諸多問題：一是檔案管理人員對檔案業務工作不熟悉，缺少專業的檔案管理知識和經驗；二是無法對檔案資料的重要性進行辨別，會造成檔案利用價值不高或浪費檔案資源。

2.2 檔案管理投入有限

近年來，隨著檔案管理信息化建設發展，檔案管理載體已由傳統的紙質管理轉為數字化照片、影像資料等多載體管理，比如建立檢驗報告檔案數據庫，多載體管理方式使得紙質不再是唯一一種管理方式，但由于許多縣區疾病預防控制中心經費有限，對檔案管理投入不夠，使得檔案管理設施跟不上檔案管理信息化發展需求。

2.3 檔案管理制度不完善

疾病預防控制機構工作人員大多是醫學背景專業，對檔案管理知識較為欠缺，但由于單位編制數限制，許多檔案管理人員都是由其他工作人員兼職管理，使得檔案管理和利用效果不佳。同時，檔案管理制度不完善，大多數檔案管理制度針對的是紙質檔案，對電子檔案的管理和利用沒有補充完善，從而使得檔案利用不便。

2.4 檔案利用率不高

檔案管理工作通常為單位工作所不重視，長期以來，疾控預防控制機構的檔案服務對象是本單位或衛生部門系統，外單位或群眾個人利用較少。主要原因在于疾控檔案編研專業性強，很難為群眾所理解，同時紙質檔案查閱方式不便，費時，加之檔案利用宣傳力度不夠，從而導致疾控室藏檔案利用率不高。

3 提高疾病預防控制機構室藏檔案利用效果的措施

3.1 加強檔案管理人才隊伍建設

疾控檔案管理具有很強的專業性、綜合性，管理人員需要熟悉檔案管理業務知識，醫學病理知識、計算機操作知識等，需要具備在復雜的疾控檔案資料中篩別出價值較高的檔案資料，從而保障檔案質量，提高檔案利用程度。同時，要注重培養檔案管理人員的專業素養，不斷提高檔案管理人員的檔案知識、信息化管理知識，更好地實現疾控檔案的利用效果。

3.2 改善檔案室設施，實現檔案管理數字化

做好疾控檔案管理工作，離不開資金、設施投入，各市縣區疾控機構要根據自身的實際情況，加大對檔案室的投入力度，確保檔案管理和利用的高效。同時，要實現疾控檔案管理和利用的數字化，對于所用紙質檔案同時都以數字化形式存放，并形成數字化目錄，這樣就便于疾控檔案資料的查找，從而有效提高疾控檔案的利用效果。

3.3 做好疾控檔案利用反饋工作

做好疾控檔案利用的反饋工作，可以發現疾控檔案利用過程中存在的問題，從而完善疾控檔案利用程序提高疾控檔案的利用效果。首先，做好檔案使用者信息的登記工作，根據使用者信息和使用效果編寫應用成果資料，將資料發放給各個部門，部門根據該資料完善部門工作，推動今后疾控檔案的最大程度的利用。其次，征求檔案利用者的意見，完善疾控檔案管理工作，為檔案利用提供高效優質服務，提高疾控檔案利用率。

3.4 拓寬疾控檔案的利用渠道

疾控檔案如實反映了疾病預防控制的成效以及疾控預防控制的水平，因此，疾控檔案的利用價值非常重要，因此，要進一步完善疾控檔案的利用渠道，更好地發揮疾控檔案的價值功能。比如，衛生系統可以利用疾控檔案制定疾控預防控制措施，地方政府可以利用疾控檔案作為處理突發傳染病衛生事件的重要依據等。

參考文獻

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