關(guān)于高等院校教學(xué)秘書工作的思考

盧茜

【摘 要】分析教學(xué)秘書的工作職責(zé)、素質(zhì)和能力要求及面臨的工作現(xiàn)狀，針對(duì)教學(xué)秘書工作存在的問(wèn)題，提出重視教學(xué)秘書工作、建立完善教學(xué)秘書管理制度、優(yōu)化教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和加強(qiáng)教學(xué)秘書培訓(xùn)力度等對(duì)策和建議。

【關(guān)鍵詞】高等院校 教學(xué)秘書 教學(xué)管理

【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2016）03C-0085-02

高等院校教學(xué)管理水平的高低直接決定著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理的基礎(chǔ)性工作，是教學(xué)管理各項(xiàng)政策措施得以順利落實(shí)的保證。因此，充分正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書這個(gè)角色的地位和作用，對(duì)于提升高等院校教學(xué)管理質(zhì)量具有重要意義。

一、教學(xué)秘書的工作職能

教學(xué)秘書是基層教學(xué)管理工作的具體實(shí)踐者，是聯(lián)系教與學(xué)的重要紐帶。其在組織、協(xié)調(diào)、執(zhí)行、監(jiān)督高等院校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)中所發(fā)揮的作用遠(yuǎn)非他人可比，因此，對(duì)于教學(xué)秘書的工作職責(zé)應(yīng)該有充分的認(rèn)識(shí)。

（一）統(tǒng)籌管理職能。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容涉及方方面面，具體事務(wù)更是復(fù)雜煩瑣，須高度投入，方可避免造成教學(xué)事故影響教學(xué)秩序的正常運(yùn)行。它涉及學(xué)生的教學(xué)計(jì)劃與教學(xué)任務(wù)、考試與成績(jī)管理、教學(xué)調(diào)度、學(xué)籍管理、教學(xué)檔案管理等方面。同時(shí)，在教學(xué)管理過(guò)程中，教學(xué)秘書還應(yīng)協(xié)助教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)制定和修訂人才培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)等，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施，統(tǒng)籌管理。

（二）溝通協(xié)調(diào)職能。教學(xué)秘書應(yīng)準(zhǔn)確把握教學(xué)的各種任務(wù)管理、要求和會(huì)議，決定和及時(shí)和準(zhǔn)確地傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生和教學(xué)單位，切實(shí)做到上傳下達(dá)。結(jié)合單位的實(shí)際，根據(jù)教學(xué)管理任務(wù)和工作要求，組織院系日常教學(xué)管理。要善于收集教師、學(xué)生的建議、意見(jiàn)，及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。采取有效措施，及時(shí)解決或改善相關(guān)問(wèn)題，促進(jìn)教學(xué)管理。因此，教學(xué)秘書有效溝通是促進(jìn)正常教學(xué)秩序的基礎(chǔ)。

（三）參謀服務(wù)職能。教學(xué)管理的本質(zhì)和核心是服務(wù)。教學(xué)秘書不僅要做好教學(xué)管理工作，而且要樹(shù)立面向師生、服務(wù)教學(xué)的工作理念，積極加強(qiáng)與師生的溝通，為師生著想，為教學(xué)服務(wù)。同時(shí)，教學(xué)秘書又是分管教學(xué)工作領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀和助手。教學(xué)秘書處在教學(xué)和管理工作的最前端，對(duì)教學(xué)管理過(guò)程了解最全面，各類教學(xué)管理信息掌握得最充分，其所提供的第一手資料和信息對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策管理具有極大的價(jià)值。因此，教學(xué)秘書既要善于收集各類教學(xué)資料和信息，也要積極主動(dòng)深入課堂，深入學(xué)生，有針對(duì)性地開(kāi)展教學(xué)調(diào)查，全面掌握教學(xué)管理的基本情況，為分管領(lǐng)導(dǎo)提供更多更有價(jià)值的信息，便于領(lǐng)導(dǎo)決策，切實(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

二、教學(xué)秘書的素質(zhì)和能力要求

隨著信息爆炸時(shí)代的來(lái)臨，高等學(xué)校從學(xué)生管理到教學(xué)管理，從教學(xué)理念到教學(xué)實(shí)施等方方面面都發(fā)生著巨大的變化。教學(xué)秘書作為高等學(xué)校教學(xué)工作的基層管理者，要適應(yīng)時(shí)代對(duì)教學(xué)管理的新要求，就必須在思想素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)、身心素質(zhì)、知識(shí)素養(yǎng)等方面具有堅(jiān)實(shí)而良好的基礎(chǔ)。

（一）思想素質(zhì)。教學(xué)秘書雖然并不像任課教師在課堂上直接教授學(xué)生，但是，作為高等學(xué)校的一名工作人員，仍是人民教師，其言行舉止對(duì)學(xué)生樹(shù)立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀都有著深刻的影響。因此，教學(xué)秘書必須對(duì)黨忠誠(chéng)，堅(jiān)定理想，始終忠誠(chéng)于黨的教育事業(yè)，忠誠(chéng)于人民教師的光榮職責(zé)。要堅(jiān)持社會(huì)主義辦學(xué)方向，培養(yǎng)社會(huì)主義事業(yè)的接班人，要在教學(xué)、管理、育人實(shí)踐中堅(jiān)持黨的教育方針。

（二）職業(yè)素養(yǎng)。教學(xué)秘書既要有堅(jiān)定正確的政治方向，也要有甘于奉獻(xiàn)、愛(ài)崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。教學(xué)秘書所從事的教學(xué)管理工作，內(nèi)容豐富、紛繁復(fù)雜、煩瑣細(xì)微，甘于奉獻(xiàn)和愛(ài)崗敬業(yè)是做好這些工作的基本要求。“甘于奉獻(xiàn)”就是要求教學(xué)秘書要有吃苦耐勞和無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，“愛(ài)崗”就是熱愛(ài)教育，熱愛(ài)學(xué)生，熱愛(ài)本職工作。“敬業(yè)”就是忠于職守，盡職盡責(zé)，腳踏實(shí)地努力工作。

（三）身心素質(zhì)。身體是革命的本錢，沒(méi)有良好的身心素質(zhì)，就不可能高效順暢的開(kāi)展工作。教學(xué)秘書面對(duì)的工作，任務(wù)繁重、節(jié)奏緊張，是教學(xué)管理工作中的矛盾和聚焦所在，面臨著巨大的壓力，因此，教學(xué)秘書尤其需要具備強(qiáng)健的體魄和健康的心理，以飽滿的精神迎接工作，以樂(lè)觀向上的心態(tài)應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜局面。

（四）知識(shí)素養(yǎng)。如果說(shuō)良好的身心素質(zhì)是順利工作的前提，那么堅(jiān)實(shí)的知識(shí)素養(yǎng)則是高效工作的基礎(chǔ)。教學(xué)管理工作是一項(xiàng)復(fù)合型的管理工作，既涉及科學(xué)管理領(lǐng)域，又涉及教育法律法規(guī)，既涉及教育學(xué)，又涉及心理學(xué)。這對(duì)教學(xué)秘書的自身素質(zhì)提出了較高的要求。知識(shí)結(jié)構(gòu)上，既要掌握管理學(xué)的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制等五大職能并在工作中運(yùn)用自如，也要熟悉國(guó)家的教育法律法規(guī)，切實(shí)做到依法管理，合規(guī)管理；既要掌握教育教學(xué)的基本規(guī)律并將其滲透到教學(xué)組織、教學(xué)安排和教學(xué)管理過(guò)程中，也要掌握學(xué)生和教師的心理特性，根據(jù)這些特性組織教學(xué)管理。在業(yè)務(wù)能力上，既要熟悉學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)管理制度，也要熟悉人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱，既要具備信息處理、公文寫作、溝通協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌組織等能力，也要掌握Word、Excel、PowerPoint、教務(wù)管理系統(tǒng)等基本工具。

三、教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

（一）高等學(xué)校決策層對(duì)教學(xué)秘書的重視程度有待進(jìn)一步加強(qiáng)。雖然教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)質(zhì)量的提高有著重要的作用，但是，相比于專任教師，高等院校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為教學(xué)秘書的工作只是簡(jiǎn)單的手工勞動(dòng)，根本不需要什么技能，也不需要什么培訓(xùn)，更談不上給什么好的待遇，對(duì)教學(xué)秘書工作的重要性普遍缺乏足夠重視。更為嚴(yán)重的是，在教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展通道上，她們的培訓(xùn)、晉級(jí)和深造機(jī)會(huì)都極少，這嚴(yán)重挫傷了她們主動(dòng)開(kāi)展工作、創(chuàng)造性開(kāi)展工作的動(dòng)力，從而嚴(yán)重影響到她們的工作效率和工作質(zhì)量。

（二）教學(xué)秘書職責(zé)范圍有待進(jìn)一步厘清。高等院校目前對(duì)于教學(xué)秘書的定位存在著一定的誤區(qū)，具體表現(xiàn)在兩種可能上。其一是教學(xué)秘書的職責(zé)定位不明確，使得教學(xué)秘書的工作無(wú)所適從。其二是即使明確了教學(xué)秘書的職責(zé)范圍，但教學(xué)秘書的主體作用仍然沒(méi)有得到很好發(fā)揮，往往是既要從事教學(xué)管理工作，也要承擔(dān)院系的日常行政工作。領(lǐng)導(dǎo)、教師或者學(xué)生，不管大事小事，不管是教學(xué)工作還是學(xué)生管理工作，都希望找教學(xué)秘書解決，甚至認(rèn)為是天經(jīng)地義、理所當(dāng)然。從而造成了教學(xué)秘書緊張而焦慮的心理負(fù)擔(dān)，影響了教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作上的投入程度和工作效率。

（三）教學(xué)秘書的管理部門交錯(cuò)管理。目前，高等院校在教學(xué)秘書的管理上普遍采用雙重管理模式。具體表現(xiàn)為在業(yè)務(wù)上，教學(xué)秘書所從事的工作是學(xué)校教務(wù)部門工作的延伸，因而在業(yè)務(wù)上接受教務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；在編制上，教學(xué)秘書往往劃歸所在院系，由院系直接管理，接受院系領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。在這種模式下，教學(xué)秘書的工作指令來(lái)自不同的渠道，違反了管理學(xué)上統(tǒng)一指揮的原則，往往使教學(xué)秘書顯得無(wú)所適從。同時(shí)，由于業(yè)務(wù)上歸教務(wù)部門指導(dǎo)、事實(shí)上屬所在院系管理，使教學(xué)秘書普遍缺乏穩(wěn)定的歸屬感，難以發(fā)揮她們的主人翁意識(shí)，也影響了她們的工作效率和熱情。

四、對(duì)高等院校教學(xué)秘書工作的建議

（一）正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書地位及作用，重視教學(xué)秘書工作。高等院校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書工作質(zhì)量的高低，決定著學(xué)校教學(xué)管理運(yùn)行質(zhì)量的高低，更由此決定著學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的高低。因此，要客觀正確的看待教學(xué)秘書的工作，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書地位及作用，認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書的工作絕非是可有可無(wú)的工作，從思想上理解、支持教學(xué)秘書的工作。

（二）完善教學(xué)秘書管理制度，明晰教學(xué)秘書職責(zé)范圍。教學(xué)秘書高效工作的前提是要有科學(xué)的管理制度。高等院校應(yīng)結(jié)合校情，逐步制定和完善教學(xué)秘書管理的相關(guān)制度和辦法。既要明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作要求，又要建立健全教學(xué)秘書的績(jī)效考核機(jī)制和晉升激勵(lì)機(jī)制，從而激發(fā)她們工作的積極性和主動(dòng)性。

（三）加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化教學(xué)秘書的培訓(xùn)。一支管理經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力精湛、愛(ài)崗敬業(yè)、勇于負(fù)責(zé)的教學(xué)秘書隊(duì)伍，對(duì)于高等院校規(guī)范教學(xué)管理、提升教學(xué)質(zhì)量無(wú)疑具有重要作用。因此，高等院校要高度重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，通過(guò)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制，不斷選拔、調(diào)整、充實(shí)和培養(yǎng)教學(xué)秘書隊(duì)伍，使其形成合理的人才梯隊(duì)。

同時(shí)，教學(xué)秘書的工作是一項(xiàng)綜合性的工作，其工作能力和素質(zhì)要求都比較高，因此，要進(jìn)一步建立健全教學(xué)秘書培訓(xùn)管理制度，制訂培訓(xùn)計(jì)劃，著力提高教學(xué)秘書溝通協(xié)調(diào)能力、突發(fā)事件應(yīng)變處理能力和日常辦公處理能力，著力提高他們對(duì)教學(xué)管理制度的理解，從而逐步提高教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

（四）教學(xué)秘書要善于不斷的自我提高。時(shí)代的發(fā)展和高等教育的深化改革對(duì)教學(xué)秘書提出了越來(lái)越高的要求。未來(lái)的教學(xué)秘書，將既是某一專業(yè)的專才，又是管理領(lǐng)域的通才，是具有厚實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)、寬廣知識(shí)面、綜合能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的復(fù)合型人才。因此，教學(xué)秘書必須具有強(qiáng)烈的危機(jī)意識(shí)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)學(xué)習(xí)、創(chuàng)造性學(xué)習(xí)，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平和能力素養(yǎng)，以更好適應(yīng)高等教育深化改革的時(shí)代要求，滿足教學(xué)管理工作的新需要。

五、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)秘書身處教學(xué)管理工作的最前端，是教學(xué)管理的基層執(zhí)行者、管理者和服務(wù)者。其工作一頭連著教學(xué)管理部門，一頭連著師生，其工作質(zhì)量的好壞，直接反映到教學(xué)管理秩序的穩(wěn)定和教學(xué)質(zhì)量的提升。因此，高等院校應(yīng)高度重視教學(xué)秘書工作，著力加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高教學(xué)秘書的管理水平，更好發(fā)揮其在教學(xué)管理中的橋梁和紐帶作用，以更好地推動(dòng)高等院校教學(xué)事業(yè)的全面發(fā)展。

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