醫院檔案管理工作現狀與對策

摘 要：醫院檔案是醫院加快發展的基礎性工作，良好的檔案管理是醫院科學管理的依據和保證。本文較為詳細地論述了醫院檔案管理工作的現狀、存在的問題及解決的對策。

關鍵詞：醫院；檔案管理；現狀；對策

醫院檔案是重要的信息資源，是醫院加快發展的基礎性工作，它觸及醫院的各個部門，與個人息息相關。良好的檔案管理是醫院科學管理的依據和保證，因此，加強醫院檔案管理，對于充分發揮檔案資源優勢、更好地為人民群眾身體健康及醫學教育科研工作服務具有重要作用。

1 醫院檔案管理工作的現狀

從目前嶧城區縣級醫院檔案管理情況來看，檔案管理的內容主要分為兩部分：一是醫院檔案室，包括文書類、科技類、財務類、聲像類和實物等檔案。這類檔案室庫房面積比較小，約10-30平方米，配有一名兼職檔案員，資料收集不是很齊全。在硬件建設方面，多數配備五節檔案櫥，還有部分木質櫥。管理制度、“八防”設備等不太健全。二是病案室，主要是各類病歷檔案，這類檔案室面積比較大，約40-100平方米，而且是單獨的病案庫房，配有2-3名專職人員，室藏數量、病案檔案資料比較齊全，只要是住院病人的資料，全都歸入病案室保存。

2 醫院檔案管理工作存在的問題

（一）領導重視程度不高，認識不到位。由于檔案工作在醫院不是主要的業務工作，因此要想讓主要領導經常過問檔案工作也不易做到。在實際工作中，假如主要領導不同意，辦公室主任積極性就不高，不去各部門進行協調，檔案工作人員的工作就不好開展，檔案工作就只能緩慢發展。

（二）檔案管理制度不健全，檔案資料收集不齊全。在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案工作納入目標考核，由此造成了檔案管理制度不健全，檔案資料收集不齊全的現象。

（三）檔案意識不強，利用率較低。由于人們對檔案工作認識較淡薄，認為檔案可有可無，意識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性，因此造成了檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高。

（四）檔案管理人員業務水平不高。在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

（五）檔案工作硬件投入不足，檔案管理現代化水平不高。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，不利于檔案事業的發展。

3 加強醫院檔案管理工作的對策

（一）領導對檔案工作重視是關鍵。提高領導重視檔案工作，特別是提高一把手對檔案工作的重視程度是關鍵的關鍵。在這方面我認為可以做好兩點：一是宣傳檔案在各項實際工作中所發揮的作用，可以舉出有典型說服力的事例來進行宣傳報道，擴大影響面，提高檔案工作的知名度；二是加強對《檔案法》的宣傳力度，提高大家依法歸檔的自覺性。通過對檔案工作的大力宣傳，使醫院領導、職工都充分認識檔案工作的重要性，認識檔案工作與自己日常工作和生活的密切關系，從而更好地支持檔案工作，促進全員檔案意識觀念的形成。

（二）完善檔案管理制度，建立科學的檔案管理體系，是促進檔案工作規范化管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。

（三）建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案開發利用提供可靠依據。由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神，有利于組織監督各職能部門的檔案工作，有利于檔案的收集和利用，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題，有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。

（四）結合實踐、加強培訓，提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作中的好經驗、好做法，推動檔案管理水平的提高。

（五）加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理。加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、利用，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高工作效率。因此，醫院應充分利用計算機管理、應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

（六）重視檔案信息的開發利用工作，發揮檔案的社會效益。檔案保管的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

作者簡介

孫中華（1978-），女，棗莊市嶧城區中醫院辦公室，從事工作或研究：辦公室從事檔案管理。