干部人事檔案管理中文書檔案管理方面的現狀及措施

左冬霞

摘 要：隨著我國社會主義市場經濟的發展和干部人事制度改革的深入，基層單位的干部人事文書檔案管理遇到了很多新情況，出現了許多新問題，面臨了不少新挑戰。如何針對單位的實際，提升干部人事檔案的管理水平，更好地為干部人事工作服務，是一個值得我們深入研究和探討的重大課題。

關鍵詞：干部人事檔案；文書檔案管理；現狀；措施

干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部工作中，形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。它在貫徹執行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，促進中國特色社會主義現代化建設等方面，發揮了極其重要的作用。

1 干部人事檔案管理中文書檔案管理的基本現狀

干部人事檔案文件材料的歸檔工作應實行“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入單位計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；“四同步”即在對單位工作進行布置、檢查、總結、驗收的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作，這就意味著黨、政、群機關文書處理部門是文書立卷歸檔的當然機構。同時要嚴格按文書處理制度做文件材料的收集、整理和歸檔。根據生命周期理論，文件運動的軌跡實際上是一系列管理流程。它具有極強的整體性，即文件從生成到永久保存或銷毀，是一個完整的生命周期；它又具有突出的階段性，即文件的現行效用階段和暫時保存階段，是一個環環相扣的階段間傳遞。只有既注重系統的整體性又強化階段性的平衡發展和銜接，才能推動整體工作的良性發展。因此，重視文書檔案管理，加強各職能部門文件歸檔工作的整體管理，超前控制，才能確保人事檔案資源的齊全完整。

我國干部人事檔案管理工作中文書檔案管理水平已經到達了新高度，取得了很大成績，但也面臨前所未有的挑戰，在管理觀念、管理人員、管理方式、管理手段等方面，還存在一些問題。

一是意識淡薄，重視不夠。現實告訴我們，是否做好干部檔案管理工作中的文書檔案管理是一件事關每個干部切身利益的大事，直接影響到所在單位干部工作的成效。然而，在工作中我們有些單位的領導和檔案人員對干部人事檔案管理中文書檔案管理的重要性認識不足，“文書檔案管理意識”比較淡薄，致使文書檔案管理工作處于被動狀態。

二是管理不嚴，執行不力。隨著我國社會民主政治的進步，干部人事文書檔案在勞動就業和職位升遷方面的憑證參考作用越來越受到重視，因而要求干部人事文書檔案中每份材料必須完整真實可靠，必須經過組織人事部門嚴格的鑒別和認真的審查核實。這就要有嚴格的制度作保證。雖然現在干部人事檔案管理都建立了相關的規章制度，但在實際工作中，往往執行不力，落實不到，造成了不少問題。比如，有的檔案材料紙張不合要求，填寫格式不規范，內容前后不一、記載不實、審核不準；有的檔案材料沒有及時收集、轉遞和歸檔，造成內容缺失、不完整；有的因時間久遠，原單位已經不存在或原管理檔案人員轉崗，導致相關材料難以收集；有的因每年都有新材料增加，而又沒有按規定時間對收集歸檔的材料歸入干部檔案內，使檔案材料雜亂無章。

三是技術落后，效率不高。當前，雖然基本配備了電腦等現代辦公設備，但有些部門尤其是基層單位因受經濟、技術等因素的制約，電腦設備沒有得到及時更新，文書檔案信息管理系統功能不完善，文書檔案信息自動化程度還相當落后，電腦的應用仍然停留在文字處理、資料搜集、財務管理等數據處理上，工作方式基本上是編目立卷、接收移交檔案、存儲入庫、查閱調卷，檔案室類似于干部人事資料庫。管理介質絕大多數仍為紙質檔案，先進的光盤技術和機讀方式的運用不多，檔案數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，文書檔案本應發揮的作用還沒有很好地挖掘出來，嚴重制約了干部人事檔案信息的系統、準確、快速利用。

2 加強干部人事檔案管理中文書檔案管理的措施

1.建立文書檔案管理的組織保障體系

加強對文書檔案管理工作的組織領導，制定相應的措施和方案，把好文件從生成到歸檔等一系列關口，形成文檔工作的良性互動。根據文件和文書檔案管理的共性特點，從整體上合理安排文書檔案管理的工作環節，例如文件的撰制、傳遞、辦理、處置、管理與檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管、利用等環節的工作協調進行，特別要注重文件形成階段的前端控制以及文件向檔案轉化的全程管理，如在文件的運行過程就進行價值鑒定、分類等工作，檔案的著錄工作前移到文件收發文登記中完成，使文件在歸檔前得到科學的有效控制。

2.規范文書檔案管理的工作程序

文件和檔案是一個具有內在聯系的整體，文件與檔案的物質形態、內容主題以及本質都是相同的。文件與檔案管理的共性都是為了存儲信息、傳輸信息、利用信息，因此，文件與檔案的關系具備了實行一體化管理的條件。應從系統角度出發，制定合理的工作流程，實施統籌規劃，把文件工作和檔案工作這兩個本屬不同管理系統的流程實行標準化管理，使諸如主題詞標引、分類標準、著錄規則、編號模式等環節的工作完成在文件管理初始階段，把文書檔案各階段的管理活動有機銜接到“一體化”中。

3.加強檔案部門對各職能部門文件歸檔工作的業務指導

將文書檔案管理工作的業務指導范圍貫穿于文件的流轉過程，使之更加符合文件與檔案實現科學的“無縫接軌”條件，同時切實貫徹落實“三納入”、“四同步”工作，把部門立卷工作納入工作計劃、管理制度和崗位職責范圍，實行檔案工作與職能部門在下達任務、檢查工作、評審驗收成果以及上報成果時均同時提出歸檔任務，保障文件歸檔工作的完整、準確、系統和安全。

4.創新文書檔案管理激勵機制

建立與文書檔案管理工作相適應的激勵機制，調動文書檔案管理工作者的積極性、創造性，使文件與檔案管理層面上實現協調合作、齊抓共管。

5.加強現代化文書檔案管理手段，建立技術保障體系

將計算機技術運用到文書檔案管理工作中，實現一次輸入，多次使用文書檔案信息資源。在軟件系統設計中應推廣使用兼容性強、支持智能型管理創新的辦公信息系統，使文件與檔案的運轉、傳遞、處理、管理以及開發利用更加方便快捷，形成一個滿足現代化辦公環境下文檔一體化協調發展的技術保障體系。在信息網絡化的今天，更應當利用計算機網絡技術，實現網上文件運行，將電子文件加工、整理、轉化為電子檔案，為拓寬文件和檔案信息利用渠道提供廣闊的空間，使利用者可以在不同的地區共享優質、快捷、便利的信息服務。

隨著我國人事制度改革的深入發展，我們的人事檔案管理工作也要加快改革與發展的步伐，干部人事檔案作為個人社會實踐活動的記錄，是變化發展的，具有動態性，而一個人的活動記錄又是在一生中進行的，每一次重大的活動，都產生新的檔案。尤其是文書檔案的管理，要隨著不同時期的變化而變化。因此，只要我們努力學習，大膽探索，緊跟時代的步伐，就能做好文書檔案管理工作。

參考文獻

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