淺析檔案整理的原則

周蘭萍

摘 要：從檔案的本質屬性出發，運用哲學的觀點來闡述檔案歷史聯系的存在依據，以維系檔案的歷史聯系作為整理原則的根本依據，通過對傳統的紙質檔案與電子檔案的載體特點對比分析，引申到兩者的整理原則的對比分析，以解釋電子檔案與紙質檔案整理原則由單一線性到多維結構的原因，以及在計算機下整理檔案存在的問題并且如何保持電子檔案間的歷史聯系。

關鍵詞：歷史聯系；電子檔案；紙質檔案；整理原則

檔案是記錄歷史的工具，是憑證歷史的依據，檔案之間存在的歷史聯系是維系檔案完整性，原始性，真實性的關鍵。隨著信息化的發展，電子檔案應運而生，這種以新型載體形式出現的整理方法對檔案整理進行了完善，同時也帶來了挑戰，所以在檔案整理原則的發展和演變過程中出現了一些需要思考的問題。電子檔案這種從多維角度整理檔案的技術，是否可以能維系檔案之間的歷史聯系，并如何實現和保證檔案之間的原始性、完整性和憑證性的呢？

1 以哲學的視角審視檔案間歷史聯系的存在

1.1 從“物質是運動的”觀點出發分析歷史聯系的存在依據

世界是物質的，物質是在運動過程中存在的。一切物質都是運動的物質，脫離運動的物質是不存在的。辨證唯物主義認為，運動是物質的根本屬性，世界上沒有不運動的物質，可見，物質的主體是永恒的。因此哲學認為物質和運動是不可分割的整體，運動是物質的存在形式和根本屬性。物體存在，信息則存在；物體運動的信息不是永恒的，它是轉瞬即逝的，這種看不到的信息，是維系物質及其運動的紐帶。因此，在對某一客觀事物的描述中，不僅要對物體信息進行描述，還要將物體之間運動的信息進行系統的描述，以保證對物體本質屬性描述的完整性。

1.2 從檔案的整理過程闡述歷史聯系的存在必要性

從“物質是運動的”角度揭示的物質與運動的相關性可以發現，在檔案整理過程中遵循的原則應該是檔案的物質實體，與其運動中產生的檔案之間的歷史聯系兩部分緊密相聯構成的。這兩部分缺一不可，只有這樣，才能將檔案保持完整性，保證其形成過程中的原始記錄性，即保證了檔案的本質屬性，可見，無論是紙質檔案還是電子檔案，保持檔案之間的運動信息——歷史聯系，是檔案整理的關鍵。

2 紙質檔案的整理過程

檔案整理原則經過不斷的實踐發展，經歷了“從事由原則到來源原則、再到歷史主義原則”三個階段。一個事物的產生，必然是前一個事物為鋪墊，后者為之完善或替代第一個事物。因此，檔案的整理原則的發展，是整理原則逐漸替代和完善的一個過程。

2.1 事由原則是如何出現的

事由原則，是指檔案館將檔案按照其內容主題而不按來源機關和原有次序進行整理和分類的原則。這種整理原則在檔案實際整理中是將同一個文件按照收文和發文的先后順序合并在一起，然后歸納到對應的事由類別中進行保管。

事由原則的出現第一次告訴了人們檔案是某一過程的產物。文件來源于社會實踐，是社會實踐的產物，因此，事由原則將這一過程以同一事由為整體，合理而真實地反映。

2.2 事由原則發展到來源原則的原因

事由原則在檔案整理過程中，按照圖書分類法被廣泛應用，它的應用體現了有共性檔案信息類的聚集，可是也割裂了檔案與歷史的必然聯系，限制和掩蓋了檔案記錄歷史和再現歷史的功能，把檔案管理和圖書管理的概念混淆了。事由原則保持的是一種一維的整理思路，以同一內容為原則出發，這樣做的結果就是忽略了檔案的本質屬性，即檔案的原始記錄性和歷史性。無意間割裂了檔案之間的相互聯系。因此，針對事由原則的出現和應用中出現的弊端，在整理原則的發展中改如何完善呢？

來源原則是檔案館按照檔案的來源渠道或者形成單位進行檔案整理和分類的原則，在進行檔案整理和分類的時，不允許將同一來源的檔案與其他來源的檔案混淆在一起，要尊重原有順序。與事由原則的不同是，它是將一個單位形成的檔案看成是一個整體，從而反對以事由為原則把檔案割裂開來整理，而應該集中統一保管。

來源原則雖然也是以一維角度出發的整理原則。但它在檔案整理原則的發展史上留下了深深的烙印。以至于它成為了檔案實體整理的理論奠基石，來源原則即全宗原則，一個全宗是一個不可分散的有機整理，在管理中不容分散，不同全宗的檔案不容混淆。

但隨著機關的分散和逐漸擴散，使得機關的職能活動越來越復雜，部門之間的聯系也日趨緊密，而傳統的來源原則在一些實踐活動中存在著一定的局限性，有些檔案不是以同一個形成單位為核心，而是以同一項工程、同一個項目或同一個課題為核心的，即以同一活動內容或事由為核心而形成的。針對有這種以同一機關同一來源為原則在整理檔案，在實踐中，由于檔案形成過程的多樣化，傳統的來源原則出現了一定的局限性和弊端，還屬于不完善的階段。

3 電子檔案整理原則

3.1 傳統紙質檔案整理原則與電子檔案管理原則的對比思考

3.1.1紙質檔案與電子檔案的載體形式

傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，與電子檔案的載體形式皆然不同，

電子檔案它是可以隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，雖然在共享的性能方面提高了，但是降低了其安全性和真實性，可見，電子文件對計算機有很強的依賴性，它失去了原紙質檔案的實體存在方式，失去了原始性、直讀性、直觀性、憑證性功能，要想像紙質檔案一樣原有的整理原則來保持檔案的歷史聯系和原始記錄性就有些困難了。

電子文件的信息依賴計算機載體而存在。由單一的一維的向多維的角度進行排列來保持檔案原有的歷史聯系。電子檔案的特性決定了對電子檔案實體的分類管理，處于間接動態、隨機邏輯的虛擬狀態，完全失去檔案實體固定的單線排列的特點。所以利用計算機作為輔助系統維持檔案之間的歷史聯系。

3.1.2 傳統紙質檔案與電子檔案整理原則的對比分析

由于傳統的檔案形式與逐步發展起來的電子檔案之間存在著差異，在整理原則與整理方式上也必然會出現差異。傳統的紙質檔案的整理原則是以尊重全宗，而電子檔案是從多維的角度完善檔案的完整性，正確的繼續維持檔案之間原始的歷史聯系。在保持原始憑證性的同時，豐富和發展電子檔案的應用。

可見，紙質檔案在保持信息的原貌上是數字化信息無法替代的，傳統的紙質檔案的原始特性，是人們可以通過其外部形態以及內容信息追溯探索當時的社會環境與當時人文環境。從而實現紙質檔案與電子檔案的完美結合。

3.2 電子檔案如何實現與多維檔案的歷史聯系

傳統的紙質檔案在進行整理時，是按照檔案的來源、檔案的內容、檔案的形式以及檔案的時間等不同對檔案進行分類的，他們把之稱之為來源原則，這種說法雖然強調了檔案文件的來源，但卻淡化了它們之間的聯系，而檔案文件的內容和檔案文件形成的時間，在檔案整理的整個過程中都是不容被忽視的。

文件來源在社會實踐中產生，伴隨著社會實踐而發展，自然而然地保持著文件間的歷史聯系。檔案是由文件與歷史按一定的次序和內部組織的結合，形成一個具有一定結構和功能的有機整體。因此無論紙質檔案還是電子檔案，他們的歷史聯系形成都要經歷人們對客觀存在的，文件之間的歷史關系的認識和判斷的過程。

對傳統的來源原則和事由原則的檔案整理原則進行反思，其變化呈現了從簡單到復雜的過程，逐漸地在完善檔案的整理原則在實踐中的應用，擴大了檔案整理的原則。隨著計算機的出現使檔案整理實現了自動化，運用“虛擬整理”技術逐漸將來源、事由時間等聯系連接起來，實現多維的全方位，多角度的整理，在實踐中更完善了檔案的記錄歷史的本質屬性。

4 結論

電子檔案的出現對紙質檔案的整理產生了很大的影響。紙質檔案與電子檔案盡管在文件的載體形式上有很大的差異，但是兩者之間存在的歷史聯系是無法改變的，它是維系檔案這一物質信息的重要因素，是維持歷史原始記錄性這一本質屬性的關鍵。電子檔案的信息安全保護問題，計算機病毒防治技術，以及計算機的技術更新的速度所產生的影響等等都將成為檔案整理過程中出現的必不可少的問題，還待繼續的完善它，使電子檔案能夠更完整的記錄歷史，保證原始記錄性。

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