芻議高校檔案管理的信息化建設

劉華 呂靜

摘 要：近年來，隨著電子信息技術的迅猛發(fā)展和網絡科技在各個領域的普及應用，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式面對巨大發(fā)展機遇的同時，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，高校檔案數(shù)字化、電子檔案管理規(guī)范化已成為檔新型案管理模式的必然選擇，本文從多個角度通過對高校檔案管理的必要性、高校檔案管理信息化建設所面臨的困難加以分析，對高校檔案管理的數(shù)字化建設提出建議，以求能夠使高校的檔案管理工作更好地為高校的教學、科研、管理工作服務。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

所謂檔案管理信息化，是指在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為中心向以檔案信息為重心的轉變過程[1]。高校中的各種檔案資料是高校發(fā)展過程中各項工作的真是記錄，對高校未來的發(fā)展具有極其重大的參考借鑒意義。因此高校檔案管理的信息化建設具有極其深遠的意義。

一、 高校檔案管理信息化建設的重要意義

1.能夠顯著提升檔案信息的保存性

檔案需要長期保存，紙質檔案在這一性質上存在著先天性的不足，諸如紙張容易受潮發(fā)生霉變、蟲蝕鼠咬等對檔案造成破壞，另外檔案長時間的被反復借閱，也不可避免的對紙質檔案造成了一定的磨損或遺失，這些都是紙質檔案管理面對的問題[2]。而檔案的信息化建設則很好的解決了這一問題。在檔案的信息化管理下，各種資料轉化成數(shù)字信息存入計算機之后將可永久保存，所有檔案通過網上借閱，有效的降低了檔案磨損和遺失的可能性。

2.能夠降低檔案的管理維護成本

高校檔案涉及范圍極廣，包含人事檔案、教學檔案、財務檔案、后勤檔案等各方各面的檔案信息，不但門類多樣，而且數(shù)量極其龐大，檔案管理部門需要投入大量的人力物力對檔案進行保管。檔案的數(shù)字化、信息化建設，通過對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理，以數(shù)字化的形式進行存儲，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成電子信息數(shù)據(jù)庫，能夠有效地降低檔案資料的管理維護成本。

3.能夠大大提升檔案資料的服務性屬性

高校檔案是對高校發(fā)展過程真實、客觀的記錄，對高校未來的發(fā)展具有重要的借鑒價值，而舊有的檔案受限于存儲方式的局限[3]，在時間、空間上都限制了檔案的查詢借閱功能的發(fā)揮，而隨著檔案管理的信息化，這一問題將得到改善，只要取得相關檔案的借閱權限，在任何時間任何地點都能查詢到自己需要的檔案信息，能夠提供更加完善的檔案信息服務。

二、 高校檔案管理信息化建設所面臨的困難

1.需要大量基礎設施建設，資金難以籌集

計算機與互聯(lián)網是檔案管理信息化建設的根本，而與之相關的硬件設施如計算機、交換機、存儲器、服務器的購置和軟件技術諸如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)的開發(fā)都需要大量的資金投入。大部分高校都缺乏足夠的資金籌集渠道來解決這一問題。

2.檔案信息安全問題尤為值得關注

與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，數(shù)字化檔案具有保存性更強，安全性更高的特點，然而并不能保證不會出現(xiàn)因軟件或硬件的故障以及人為操作的失誤導致的檔案信息損壞或者遺失，更重要的問題是病毒和黑客對檔案系統(tǒng)的侵襲，雖然防火墻和殺毒軟件能夠有效的對侵襲進行攔截，但依然不可能完全避免網絡中的非法入侵。如何保證檔案信息不被非法用戶獲得，是檔案信息安全面臨的首要問題。

3.對工作人員的業(yè)務能力和工作素質提出了更高的要求

目前，各高校檔案管理工作人員的整體素質參差不齊，尤其缺少既精通計算機技術、網絡技術又具有檔案管理知識的復合型人才，工作人員的專業(yè)素質難以適應信息化發(fā)展的要求，工作人員整體素質需要進一步提高。

4.規(guī)范化標準化進程相對滯后

受傳統(tǒng)觀念影響，檔案管理部門一直披著一層神秘的面紗，檔案管理工作往往具有共享性差的特點，各個高校往往都有一套自己的檔案管理系統(tǒng)，各自的檔案管理工作缺乏一個統(tǒng)一性的標準。要實現(xiàn)檔案信息的共享，為廣大用戶提供便捷、靈活的檔案信息服務，就必須實現(xiàn)檔案管理信息化的規(guī)范化標準。

三、 對高校檔案管理信息化建設的建議

1.拓展資金渠道，鞏固檔案管理信息化建設的根基

檔案管理信息化建設是一項項目周期長、投入資金大、成果見效慢的長期性工作，而相關資金的投入則是信息化建設的基礎，要實現(xiàn)檔案信息化需要采取多種方式拓展資金渠道。首先，高校要向相關領導部門反映實際情況，引起領導重視，增加這一領域的財政性撥款。其次，高校要多方籌集資金，可以利用相關的數(shù)據(jù)庫資源和高校網絡平臺提供有償?shù)纳鐣眨欢ǔ潭壬弦材芫徑饨涃M不足的問題。

2.加強檔案管理安全防衛(wèi)，確保檔案信息安全

檔案管理信息化建設中存在著檔案使用權限的問題，而網絡自身存在著諸多安全性隱患，諸如管理程序自身的漏洞、病毒的侵襲、黑客的惡意攻擊等等，加強檔案管理的安全防御是檔案管理信息化建設的必然選擇。首先，相關工作人員要遵循相關信息安全的法律法規(guī)和單位的規(guī)章制度，增強安全意識，防止失密、泄密事件發(fā)生。其次，要不斷增強安全防護技術，升級諸如防火墻、隔離卡等相關軟硬件設施。

3.強化檔案管理隊伍建設，提升工作人員整體素質

在信息化高度發(fā)達的當今社會，任何工作都應該以人為本，檔案管理部門也不例外，要不斷加強對檔案管理部門工作人員的繼續(xù)教育、培訓，重點培養(yǎng)其相關的計算機技術、信息網絡技術方面的能力，使其自身的工作能力能夠達到檔案管理信息化建設的要求。同時要不斷地優(yōu)化人員結構，吸引高水平人才加入。

4.建立健全統(tǒng)一標準，全面推進標準化進程

建立適用于各個單位間進行信息傳輸、管理的統(tǒng)一標準，諸如網絡傳輸標準、計算機系統(tǒng)標準等，使得電子檔案信息在各單位、各部門之間的傳輸能夠做到相互協(xié)調、相互銜接，以此來提升檔案信息的資源共享率。

參考文獻：

[1]高力.高校檔案管理信息化建設的思考.中外企業(yè)家[J]，2011（5）.

[2]馬海濤.高校檔案管理信息化建設探析.山東教育學院學報[J]，2008（4）.

[3]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設.現(xiàn)代情報[J]，2007（6）.