試論如何提升辦公室檔案文書管理工作

王雪玲

摘 要：新時期下，我國致力于構建服務型政府，為社會公眾提供更加優質的服務。行政服務中心作為基礎部門，是連接公眾與政府之間的重要橋梁，其服務水平、形象等都代表著政府對于公眾的態度。不同于傳統時代，服務中心需要處理的工作越來越多，直接增加了檔案文書管理工作量及工作難度，但是在具體工作中，辦公室仍然堅持以往工作模式，在很大程度上降低了管理水平，如何更為有效地提高檔案文書管理水平成為我們亟待思考的主要問題。本文立足于辦公室檔案文書管理特點，分析并梳理影響管理水平提升的主要原因，最后在此基礎上提出規范和提高管理水平相關建議及措施。

關鍵詞：辦公室；檔案文書；管理工作；提升對策

近年來，社會主義社會建設及發展趨勢下，我國行政事業發生了根本性改變，行政部門逐漸由原來的組織形式轉變為行政服務中心，將信息與咨詢、審批及收費等各項獨立的工作整合到一起，以此來為公眾提供高質量服務。而新時期下，檔案文書作為一項基礎性工作，貫穿于問題發生、解決全過程，在辦公室工作中占據十分重要的位置，受到社會發展新形勢的影響，得到了長足發展，但同時也面臨著更大的挑戰，最為突出的一點就是檔案文書管理水平偏低，影響了服務型政府的建設及發展。因此加強對提高辦公室檔案文書管理水平的研究具有十分重要的現實意義。

一、檔案文書管理特點分析

就筆者以往工作經驗，針對行政服務中心來說，辦公室是其中一部分，在整個服務中心中，主要負責各種文件、政策的上傳下達、事件處理等工作，同時具有協調、溝通等職能?？梢?，檔案文書管理工作的重要性。在實踐中，筆者發現對于辦公室的檔案文書管理具有多元特點：第一，主要進行資料收集和保管；第二，形成于辦公室工作，并用于辦公室管理工作；第三，文書種類較多，且內容具有復雜性特點。其中收集與保管作為基本性工作，能夠對服務中心的歷史資料和信息進行記錄，并在保存真實的數據信息后，幫助人們總結經驗，為后續工作提供更多借鑒和支持，具有較強的完整性，針對發生的人事、事件全過程都有記錄。一般來說，傳統檔案文書管理模式，主要采取紙質形式進行保存，然后進行分類、存儲，管理過程主要涉及收集、編策及借閱等。信息時代下，可以對檔案文書進行信息化管理。

另外，檔案文書形成建立在文件搜集、分類及存儲等基礎之上，管理人員通過文書檔案的形成，進行檔案收集、整理等。由于在辦公室工作過程中，檔案形成于文書，并應用于文書，所以文書檔案將直接影響檔案的質量，二者相輔相成。最后，檔案文書種類較多，特別是在行政服務中心建立后，很多工作都集中到一處，直接增加了檔案文書的工作量，如上級的紅頭文件、協議書、責任書等。因此要想全面、系統地記錄工作，需要對科技檔案、行政管理等多個環節進行高效管理，才能夠真正意義上實現檔案文書規范化、標準化管理目標。

二、檔案文書管理存在的問題

根據筆者對檔案文書管理工作的觀察和調查來看，目前影響管理水平提升的主要原因在于以下幾個方面：

（一）人員素質偏低

信息時代背景下，信息在辦公室各項工作中占據十分重要的位置。但是文書檔案管理人員專業素質偏低，僅掌握一些基礎的理論知識，且知識更新日新月異，管理人員知識結構陳舊，缺少豐富的管理經驗，難以勝任檔案的立卷、分類等工作，直接影響了檔案文書管理質量，嚴重情況下，還會造成檔案文書丟失問題[4]。究其根本是管理人員主觀意識認識不到檔案文書管理的重要性，且并不愿意參與培訓，認為參與培訓是浪費時間，長此以往，人員素質始終處于較低的水平，從而實現對檔案文書的高效管理。

（二）人員配置不足

現實工作中，對于檔案文書管理人員較少，無法滿足管理需求，加之缺少專業的文書人員，直接影響了管理水平的提升。另外，管理人員是由文員、秘書兼職，身兼數職，沒有足夠的精力和時間對檔案文書收集、整理，使得很多重要的信息都被忽視，影響了檔案文書的管理有效性，且降低了檔案文書的使用價值。

（三）無法有效銜接

就本質來看，檔案文書管理工作是由文書與檔案兩個獨立的工作共同構成的，雖然二者之間聯系十分密切，但是存在一定差別。目前，服務中心的檔案文書管理工作區別對待二者，促使文書與檔案工作相分離，其中文書管理人員檔案工作意識較為薄弱，忽視了檔案收集范圍，沒有及時開展收集工作。具體表現在沒有按照制度規范對文書進行裝訂、且紙張與規范不符等，直接影響了文書管理水平，基于文書是檔案的基礎，前者水平低，后者的質量也會大打折扣，進而影響檔案各項工作的順利開展，基于此，將二者有機整合到一起已經成為一項非常必要的工作。

（四）安全意識薄弱

信息技術在社會各領域中得到了廣泛推廣和應用，辦公室檔案文書管理工作也不例外，行政服務中心已經逐步實現了數字化管理目標。但是針對檔案文書安全性管理卻不盡人意，電子文書檔案過于依賴軟件、硬件，一旦受到外界病毒、黑客等因素的影響，檔案文書極易被篡改、盜取，甚至丟失。目前，檔案文書管理人員的安全意識十分薄弱，缺乏對檔案文書的安全管理，存在一定的安全隱患。綜上來看，影響檔案文書管理水平的因素更多的集中在人為因素方面，因此對于管理水平的提升我們應努力從自身入手。

三、提高管理水平的措施

上文中我們已經對當前檔案文書管理工作現狀進行了系統的梳理，明確了影響管理水平提升的主要原因，因此結合行政服務中心工作特點，筆者認為可以采取以下幾項措施。

（一）重視人員培訓

針對行政服務中心檔案文書管理工作來說，管理人員在其中占據不可替代的位置。人員專業水平及對該項工作的認識直接影響管理水平。因此相關負責人應結合服務中心工作實際情況及工作需求，制定科學、合理的培訓體系，側重對人員檔案管理方面知識的培訓，優化管理人員知識結構，并引導人員樹立現代化管理理念，明確認識到檔案文書管理的重要性。同時針對人員數量較少這一問題，可以通過外聘的形式吸引人才，并在招聘時，注重人才的實踐經驗考核，促使人才能夠在短時間內勝任工作，并帶動其他人員參與其中，形成各盡其能、各司其職的良好格局。國家應鼓勵高校設置檔案管理專業，培養更多專業人才，與行政服務中心建立合作關系，為人才實習提供機會，提高人才檔案管理實踐能力，為檔案管理事業的順利開展輸送更多人才，提供智力支持。

（二）確保二者銜接

眾所周知，文書質量決定檔案質量，要想從根本上提高檔案質量，應加大對文件的高質量處理。因此針對辦公室檔案文件工作，應制定具體的規章制度，為管理人員立卷歸檔、科學分類等工作提供制度依據，將文書與檔案有機整合到一起，避免滯后性等問題的產生。同時關注細節問題，如文書紙張材質、大小等，為了避免字跡消失，應盡量避免使用圓珠筆、鉛筆等，及時收集和整理信息資料，從源頭上保障檔案文書的完整性。

（三）加強安全管理

信息時代下，計算機在提高檔案文書管理質量及效率、實現數字化管理等方面發揮著積極作用，但與此同時出現的病毒、黑客也對管理工作提出了更大的挑戰。為了能夠外部環境對信息資料產生的消極影響，我們應加強安全保障體系建設，制定具體的檔案信息安全制度，針對常見的危險因素制定應急預案等，為檔案文書構建一道更加安全的屏障。具體來說：第一，安裝防火墻，主要防范黑客的攻擊，能夠有效防止外部因素侵入竊取重要信息，減少黑客威脅，特別是在內部網中的應用，能夠有效保護各個模塊的安全，建立訪問限制，提高內網安全穩定性；第二，設置訪問控制，在入網環節設置利用該項技術，對進入者時間、內容等進行限制，及時攔截不符合訪問權限的用戶；第三，病毒查殺，360木馬查殺軟件，對計算機進行定期病毒查殺，提高計算機自身免疫力，能夠有效避免病毒入侵，保障計算機內部信息安全。單純依靠技術防范外界侵擾遠遠不夠，更為關鍵的是要管理人員樹立安全意識，及時發現問題，并將風險扼殺在最初狀態。

（四）創新管理模式

一些管理人員傳統觀念根深蒂固，與時代相脫軌，由于傳統檔案收集工作處于被動狀態，管理人員在工作中只是等待、整理，而一些部門無法及時將資料送到辦公室，在很大程度上使得資源流失。新時期，創新管理模式，由原來的被動轉變為主動方式十分必要，主動收集檔案資料，并在領導的引導下，與其他部門保持聯系，定期對檔案資料進行歸納和整理，及時了解和掌握資料的連續性、歷史性，從根本上規避資源收集不完整、失真等問題的產生。另外，檔案文書管理工作是一項發展性工作，會隨之事件的發展而發生變化。所以為了能夠避免人為因素造成的疏漏，領導應適當增加資金、人力投入，構建符合服務中心工作特點的管理系統，降低人為失誤，從而確保檔案資源價值的有效發揮，為服務中心各項業務的有序開展奠定堅實的基礎。

（五）制定規范制度

目前，實踐工作中，檔案與文書之間的管理處于分離狀態，并未形成統一管理格局，產生了很多矛盾和問題，究其根本是缺少完善的規章制度，導致在具體工作中，管理人員無從下手，缺乏制度的規范，使得該項工作始終處于混亂狀態當中。因此制定規范制度迫在眉睫。首要任務是將文書管理納入到檔案管理工作中，實現對二者的統一管理，且能夠方便使用者查閱。另外針對管理程序來說，要進一步細化流程，增強制度內容的可行性。制度的制定并不意味著管理水平的提升，我們還應制定配套制度，促使制度能夠有效落實到實處，如獎懲制度，給予嚴格遵守檔案文書管理制度的職工一定的物質獎勵和表彰，反之，則給予適度的批評，逐漸引導職工能夠正視檔案文書工作，規避濫發文件、無效文件的產生。

根據上文所述，檔案文書管理作為辦公室的基本職責，其是服務中心各項業務有序運行的基礎，也是我國行政能力的具體表現，提高該項工作管理水平具有非凡的意義。然而，社會發展新階段，檔案文書管理工作面臨的挑戰越來越大，提高管理水平成為一項復雜性、系統化工作。因此在工作中，服務中心領導要以身作則，樹立正確的觀念，給其他職工樹立榜樣，并將檔案文書工作納入到日常管理體系中，突出其重要性。結合工作實際情況，制定針對性規章制度，加強對管理人員檔案收集、分類等專業知識的培訓，不斷提高檔案文書管理有效性，從而促進辦公室在服務中心的積極作用得到最大限度發揮，為各項工作的順利開展提供科學依據，提高公眾服務質量。

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