國(guó)網(wǎng)交流公司：檔案管理促進(jìn)工程項(xiàng)目管理規(guī)范化

文/高屹

通過(guò)工程檔案和工程實(shí)施的同步推進(jìn)，國(guó)網(wǎng)交流公司確保了檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，提升了公司的軟實(shí)力，促進(jìn)了工程項(xiàng)目管理的規(guī)范化。

我國(guó)《檔案法》第二條指出:“檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”工程項(xiàng)目檔案是一項(xiàng)工程從確立到最終交付驗(yàn)收的全生命周期的完整信息記錄，一套翔實(shí)、規(guī)范的檔案，是重要的組織過(guò)程資產(chǎn)。國(guó)家電網(wǎng)公司交流建設(shè)分公司在大型項(xiàng)目檔案管理方面做出了突出的成績(jī)。

國(guó)家電網(wǎng)公司交流建設(shè)分公司（以下簡(jiǎn)稱交流公司）的前身是國(guó)網(wǎng)建設(shè)有限公司，最早成立該公司的初衷是為了三峽輸變電工程的建設(shè)管理。自三峽輸變電工程啟動(dòng)，就成立了專職檔案室，負(fù)責(zé)收集整理三峽輸變電工程的完整檔案。這個(gè)檔案管理工作從1996年開(kāi)始，一直到2014年最終通過(guò)國(guó)家檔案局的驗(yàn)收，前后歷時(shí)近20年時(shí)間。在此過(guò)程中，交流公司探索出一套可執(zhí)行、能落地的工程檔案管理方法，在特高壓項(xiàng)目實(shí)踐中取得了令人滿意的效果。

高層支持

交流公司張書豪總經(jīng)理明確提出，檔案管理體現(xiàn)了公司的軟實(shí)力，要像重視實(shí)體工程建設(shè)一樣重視檔案管理工作。翔實(shí)的工程檔案記錄了包括設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收和投運(yùn)等完整項(xiàng)目生命周期中的每個(gè)過(guò)程細(xì)節(jié)，能夠真正反映出從宏觀到微觀的全部工程狀況和質(zhì)量水平。通過(guò)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和要求，公司從上到下已經(jīng)形成共識(shí):資料不是資料員的事，檔案不是檔案員的事，而是全員全過(guò)程管理檔案。

四字秘訣

在多年的檔案管理實(shí)踐中，交流公司總結(jié)出四個(gè)字——“同步形成”，也就是確保工程檔案和工程實(shí)施實(shí)現(xiàn)同步推進(jìn)。看似簡(jiǎn)單的四個(gè)字，卻包含了多層含義。

（1）檔案與工程同步，才能保證檔案的真實(shí)性。工程檔案最核心的價(jià)值就在于真實(shí)，只有做到文檔隨時(shí)生成，隨時(shí)歸檔，才能保證檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確。那種等工程結(jié)束后再補(bǔ)寫“回憶錄”的方式，顯然無(wú)法保證內(nèi)容的真實(shí)性。

（2）檔案與工程同步，才能保證檔案的完整性。檔案內(nèi)容涉及項(xiàng)目的方方面面，也只有做到檔案與工程同步，才能確保齊全，不出現(xiàn)遺失、丟漏。很多檔案最終檢查發(fā)現(xiàn)不齊全、不完整，就是因?yàn)橛行﹥?nèi)容當(dāng)時(shí)根本就沒(méi)有做或者是后補(bǔ)的。內(nèi)容不齊全、不完整，檔案的價(jià)值和作用自然受到不利影響。

（3）檔案與工程同步，才能保證檔案的規(guī)范性。我們知道，一個(gè)復(fù)雜的輸變電工程項(xiàng)目，被歸入檔案的文件、數(shù)據(jù)浩如煙海。以皖電東送特高壓工程為例，全部工程檔案11100卷，以每卷平均200頁(yè)計(jì)算，總檔案量達(dá)222萬(wàn)頁(yè)！如果全部用A4紙打印出來(lái)，摞在一起將高達(dá)190米！如此海量的信息，如果沒(méi)有統(tǒng)一、規(guī)范的制度、標(biāo)準(zhǔn)約束，檔案即使齊全、完整，也只是一個(gè)毫無(wú)價(jià)值的數(shù)據(jù)“黑洞”。

首試“多建管”模式確保規(guī)范

檔案的規(guī)范性自然很重要，然而想要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)不是一件簡(jiǎn)單的事情。以浙北-福州1000千伏特高壓交流輸變電工程（以下簡(jiǎn)稱浙北-福州特高壓工程）為例，在這個(gè)項(xiàng)目中，不再是交流公司一家承擔(dān)，而是采取了省級(jí)公司參與建設(shè)管理的模式，交流公司在其中只承擔(dān)建設(shè)管理一個(gè)站，就是浙北站。其他如浙江的浙中站和浙南站，都由浙江公司來(lái)建設(shè)管理。同樣，福州站是由福建公司來(lái)建設(shè)管理。這樣一來(lái)，這個(gè)工程中就出現(xiàn)了三家建設(shè)管理單位。浙北—福州特高壓工程，是國(guó)家電網(wǎng)公司在特高壓交流工程建設(shè)中首次嘗試這種“多建管”模式的工程，目的在于充分發(fā)揮屬地公司優(yōu)勢(shì)，便于不同省份的施工和協(xié)調(diào)工作順利開(kāi)展。在未來(lái)的交流特高壓項(xiàng)目中，都將采取這種“多建管”模式。

“多建管”模式對(duì)于實(shí)體工程建設(shè)的實(shí)施確實(shí)起到了積極的促進(jìn)作用，但同時(shí)我們也應(yīng)看到，實(shí)體工程的建設(shè)與管理由屬地公司負(fù)責(zé)，整體工程的檔案工作卻依然由交流公司統(tǒng)一承擔(dān)，這就給交流公司的檔案規(guī)范工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。為了能將各參建單位的檔案規(guī)范統(tǒng)一起來(lái)，交流公司采取了如下一系列應(yīng)對(duì)措施。

（1）培訓(xùn)先行。工程一經(jīng)核準(zhǔn)，培訓(xùn)工作立即啟動(dòng)。只要中標(biāo)單位一公布，馬上就組織全部相關(guān)單位參加檔案規(guī)范交底培訓(xùn)。培訓(xùn)始終堅(jiān)持一個(gè)原則:不走過(guò)場(chǎng)。一線工作人員，包括項(xiàng)目經(jīng)理、總工、總監(jiān)、安全員、質(zhì)量員都要求參加檔案規(guī)范交底培訓(xùn)。因?yàn)樗麄兯腥硕家a(chǎn)生檔案資料，不參加這個(gè)培訓(xùn)，就不知道規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，在施工過(guò)程中輸出的資料、信息就有可能不符合歸檔的要求。而不符合歸檔要求只有一個(gè)結(jié)果，就是返工。返工是每個(gè)人都不愿意看到的，所以必須認(rèn)真參加培訓(xùn)。除了啟動(dòng)階段的交底培訓(xùn)，還要在竣工投運(yùn)階段，給相關(guān)單位安排竣工階段的資料歸檔培訓(xùn)。通過(guò)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的嚴(yán)格培訓(xùn)，使規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)得到貫徹和落地，從而確保跨單位施工背景下的檔案資料的統(tǒng)一、規(guī)范。同時(shí)，這種培訓(xùn)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理活動(dòng)從“保姆式”向“教練式”的轉(zhuǎn)變。

（2）過(guò)程檢查。結(jié)合具體輸變電工程，線路部分的基礎(chǔ)、組塔、架線，以及電站部分的場(chǎng)平、土建、電器這6個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，再加上最后的竣工投運(yùn)，交流公司都會(huì)專門到施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案進(jìn)行階段檢查。一是檢查檔案紀(jì)錄的規(guī)范性，二是檢查檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，堅(jiān)決杜絕“回憶錄”式的編造檔案，以確保同步。

（3）“預(yù)立卷”。所謂“預(yù)立卷”是指按照規(guī)范的檔案組卷模式，在工程一開(kāi)始就按要求在施工現(xiàn)場(chǎng)將檔案的盒子立起來(lái)，以便及時(shí)投入相應(yīng)的資料、文檔。例如監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)日志，每天監(jiān)理，每天都要寫，像日記一樣。這個(gè)日志形成之后，就放在對(duì)應(yīng)的盒子里，同步形成資料。這種提前分門別類的方式，就像事先準(zhǔn)備好的抽屜，當(dāng)天形成什么，就往里抽屜里放什么。“預(yù)立卷”最大的好處就是減輕了現(xiàn)場(chǎng)的工作量，將完整的工作分散到平時(shí)。現(xiàn)在國(guó)家電網(wǎng)公司要求工程竣工投運(yùn)以后三個(gè)月內(nèi)完成檔案移交工作，如果不采取“預(yù)立卷”的方式，根本不可能實(shí)現(xiàn)三個(gè)月移交。

核心觀點(diǎn)

成效顯著

一分耕耘，一分收獲。交流公司在檔案管理方面的突出表現(xiàn)引起了各級(jí)部門的關(guān)注。在以往的檔案驗(yàn)收中，國(guó)家檔案局對(duì)交流公司的做法非常認(rèn)可，給予了高度肯定。同時(shí)，在既往的交流特高壓項(xiàng)目中，包括晉東南特高壓交流試驗(yàn)示范工程（交流公司第一個(gè)工程，也是1000千伏特高壓的第一個(gè)工程）、皖電東送特高壓示范工程、浙北-福州特高壓工程等，都沿襲了三峽輸變電工程的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，輸出的高質(zhì)量工程檔案得到了國(guó)家電網(wǎng)公司檔案館的認(rèn)可與表?yè)P(yáng)。

完整、規(guī)范的檔案除了作為永久保存的資料，在關(guān)鍵時(shí)刻更能發(fā)揮重大作用。2008年年初，我國(guó)南部多省市發(fā)生了嚴(yán)重的冰凍災(zāi)害。大年三十，某省的整個(gè)線路鐵塔都倒塌了。為了及時(shí)恢復(fù)線路，急需全部施工圖紙、鐵塔供貨單位等詳細(xì)信息。通過(guò)查閱當(dāng)時(shí)的工程檔案，完整、可靠的數(shù)據(jù)和信息及時(shí)發(fā)送到一線，確保了災(zāi)后重建工作的迅速實(shí)施。

如同地質(zhì)學(xué)家能通過(guò)地層、地貌讀出億萬(wàn)年前的歷史，我們從翔實(shí)的檔案中也可以看清復(fù)雜工程的每一根神經(jīng)。檔案管理工作，看似平常，而且枯燥且繁瑣，但正如交流公司宋繼明總工程師所言，這是工程項(xiàng)目管理規(guī)范化的體現(xiàn)。隨著我國(guó)電力工程規(guī)模和難度的不斷提升，檔案管理工作也必將日益獲得更高的重視與提升。