新時期計算機在檔案管理中的應用

鐘靜

【摘要】 隨著社會的飛速發(fā)展，如何進行檔案現(xiàn)代化管理成為關(guān)注的焦點?？萍嫉倪M步，促進了計算機在檔案管理中的應用，實現(xiàn)了管理的規(guī)范化、查詢的便捷化。然而面對信息化社會中計算機帶來的不安全因素，也要采取相關(guān)的有效措施，做到防患于未然，使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向邁進。

【關(guān)鍵詞】 計算機 檔案管理 應用分析

引言：文件管理是社會生活中不可缺少的一部分，而傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代科技對檔案利用的需求。計算機的運用與普及，正順應時代的潮流，具有重大意義。采用計算機管理的方式，不僅便于管理，還可壓縮保存，促進了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

一、計算機在檔案管理中的應用

在現(xiàn)代化的社會中，大到國家安全，小到生活瑣事，都存在著資料、文件的保存與管理。就國家大事而言，由于其重要性，相關(guān)的檔案部門必須進行認真嚴格的管理，及時并準確的完成該部門和上級業(yè)務部門的材料整理歸檔工作，以及檔案資料的保密工作。這些檔案資料可能包含文書材料和多媒體文件，例如行政文件、技術(shù)信息、圖片、影音資料等。在人們的日常生活中，照片的保存就是最常見的文件管理。

1、檔案管理規(guī)范化。在科技快速發(fā)展的今天，面對數(shù)量龐大的檔案文件，如果依舊采用傳統(tǒng)的人工管理方法，極易出現(xiàn)文件錯誤分類或不明確定義、管理不妥善、效率低等問題，甚至造成無可挽回的巨大損失。而應用計算機的方式進行管理，可大大減少工作人員的負擔，能夠高效率高標準的完成工作。將文件轉(zhuǎn)換成計算機能夠識別的文本文件，圖紙可用計算機掃描處理，圖片、影音等媒體文件傳到計算機內(nèi)，各式各樣的文件在計算機內(nèi)部進行壓縮保存與管理，不僅能夠節(jié)省存儲空間而且能夠長時間儲存，同時方便修改或輸出。由此可見計算機的數(shù)字化管理，有利于檔案管理的規(guī)范化有序化。

2、檔案查詢便捷化。對于種類豐富數(shù)量巨大的資料，人工查詢是一件浩大費力的工程，而計算機處理信息的能力是毋庸置疑的，快速輸入數(shù)據(jù)、存儲、輸出信息等。此外，通過工程師的編程設(shè)計，可以實現(xiàn)邏輯判斷甚至更高級的功能，更加有利于檔案信息的分類、提取、分析、加工，避免雜亂無章的情況出現(xiàn)。經(jīng)由應用計算機的方式，可以更高效、更精準的檢索提取信息，避免費時費力而得到的結(jié)果卻不準確，同時更有利于提高檔案信息的時效性。

二、計算機在檔案管理中存在問題

運用計算機，是為了方便存儲、管理、輸出，但如果存儲的數(shù)據(jù)得不到保護，計算機的使用就沒有意義了。數(shù)據(jù)安全方面常見問題有以下兩點：

1、網(wǎng)絡(luò)安全問題。存儲大量文件資料的是計算機數(shù)據(jù)庫，在保證數(shù)據(jù)庫安全的前提下，例如對數(shù)據(jù)庫備份、加密、設(shè)置權(quán)限等，更要注意網(wǎng)絡(luò)安全，這是常見的損壞性較高的一點。伴隨全球互聯(lián)網(wǎng)的逐步發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不安全因素日益增加，資料數(shù)據(jù)的安全性和可靠性面臨挑戰(zhàn)。一般規(guī)律是當網(wǎng)絡(luò)用戶迅速增加時，網(wǎng)絡(luò)的危險性會以幾何數(shù)字增加。目前主要的不安全因素有：非法黑客的入侵、計算機病毒的感染、修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。雖然現(xiàn)有的防火墻、應用權(quán)限、口令等能夠預防一些此等因素，但仍攔不住一些黑客高手，對于重要的數(shù)據(jù)信息，應采用內(nèi)網(wǎng)，以保證其安全。

2、電子文件受損程度大。電子文件雖然易于管理，但也有弊端，其原始性容易遭到破壞。由于目前的科學技術(shù)，對于修改的文件尚無法辨別真假，這是世界性難題。隨著全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)黑客來自世界各地，電子文件的安全性面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。

三、計算機在檔案管理中的應用對策

1、加強檔案管理措施。為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進程，必須針對工作中出現(xiàn)的問題尋找解決措施。可從以下幾方面分析：首先，管理人員應擺正工作意識、樹立服務觀念，規(guī)范的使用計算機處理工作。其次，應對計算機操作人員進行培訓，提高專業(yè)技術(shù)水平，更加熟練高效的完成工作。最后要重視計算機的使用和維護，尤其是硬件方面。目前可通過添加一些新的技術(shù)設(shè)備，例如防磁柜、多磁盤備份、硬件防火墻等來保證電子檔案的安全。

2、優(yōu)化文檔保存問題。一方面，統(tǒng)一各部門的管理模式以及使用的系統(tǒng)軟件，避免出現(xiàn)文件資料不一致的現(xiàn)象。另一方面，針對現(xiàn)有的電子文件特性進行研究、監(jiān)管、分析，對重要的數(shù)據(jù)資料實行手工保存，確保原始文件的真實性和安全性，同樣也是作為一種備份文件。計算機在文檔保存中的應用，具有一次輸入反復利用的優(yōu)點，同時方便快捷高效的對文件進行保管、整理和利用。

結(jié)語：伴隨著全球一體化的進展，計算機技術(shù)也將高速發(fā)展，因此檔案管理工作也要跟上世界的腳步，與計算機應用更好的結(jié)合起來，促進檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，而這是一項綜合性的系統(tǒng)工程，也是工作者努力的目標。

參 考 文 獻

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