淺析血站檔案管理信息化建設

牛子才

摘要隨著科學技術的法杖與知識經濟的出現，全球的信息化發展越來越快，計算機科學技術應用的部門也越來越多。通過廣泛的建立局域網，工作人員在收集、整理和利用信息資料時，都有了很多變化。將檔案用過信息化手段整理成為電子檔案，漸漸成為了一種比較常見的檔案整理方式。

關鍵詞信息化 血站 檔案

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-02

一、血站檔案管理在信息化時代面臨的挑戰

（一）血站檔案管理的傳統觀念面臨的挑戰

在當今社會，科學技術迅速發展，檔案信息也越來越重要，受到了當今社會更多的重視。但是，由于時代發展較快，傳統的檔案管理的觀念已經逐漸變得落后，這就會使發揮血站檔案的信息功能方面受到影響。

（二）血站檔案管理的傳統理論面臨的挑戰

傳統檔案管理理論在信息化方面，需要面對很多挑戰，但是主要表現在了如何并存多種載體的檔案，這就挑戰了傳統檔案管理的方法和標準。在科學技術迅速發展的今天，信息化水平也日益提高，檔案的數量和種類也變得越來越多，檔案的記錄方式以及檔案的載體形式也發生了一定的變化。科學技術的發展，使傳統的紙質檔案逐漸失去了主導的地位。現在，我國的檔案管理模式，需要盡最大的努力去適應先進的科學手段。

（三）數字化檔案的檢索問題

隨著建設信息高速公路，信息革命與知識經濟時代也隨之到來，在技術層面上，將檔案信息全面數字化也不再是難題。但是，現在我們需要積蓄解決的則是如何檢索數字化檔案。就目前而言，系統性的進行檢索都將有助于檔案管理。傳統檔案揭示信息特征的手段為索引和目錄，但這些方式往往會導致搜索的準確性差，效率低。

如何高質量以及高效率的揭示檔案信息的特征這個問題，在信息化日益發展的今天，已經成為了工作人員需要盡快解決的挑戰。

（四）檔案管理方式和手段面對的挑戰

在發展檔案事業時，管理檔案的方式也在不停地改變，但是，我國目前的檔案管理水平還是沒有辦法滿足社會和工作需要。

（五）血站檔案工作者的專業素質面對的挑戰

血站檔案工作者有大部分都是衛生單位中的護士轉行來的，他們一般不具備很高的專業素質，但是在這個信息化的人時代，人在管理中是非常重要的角色，并且相關的管理人員所需要具備的專業素質很高。

二、目前血站檔案管理的現在和問題

21世紀以來，計算機輔助管理檔案逐漸被應用于各省和部分市的血站檔案部門，檔案的信息化建設也逐漸開始發展。目前，在信息化的建設環保檔案方面，省市一級已經獲得了比較好的成果，網站體系在各省市門戶已具有一定的雛形。對于血站系統來說，受到了很多方面的制約，比如：專業人員、技術、資金等因素，由于各地在建設信息化的血站檔案時發展的非常不平衡，導致各系統發展快慢不一，建設信息化的檔案的步伐正在逐漸變得緩慢。

（一）缺少統一的檔案管理信息系統

現在，檔案的信息化建設還沒有普及，很多地方血站檔案管理部門還沒有將這件事擺上議事日程，沒有深入和全面的研究和思考檔案的信息化建設。同時，由于信息化建設是一項全新的工作，在各省乃至全國，都還在不斷地摸索當中。雖然有的地區已經開發并使用血站檔案管理的專用軟件，但由于各地沒有統一的標準，管理方式也不同，有著明顯的地域特征，另外，在數據完整性、功能一致性和安全性等方面仍舊有所欠缺。因此，如何將檔案管理軟件規范化、安全化以及統一化，將是我們現在需要解決的問題。

（二）檔案信息化建設周期長、難度大

在建設檔案信息化的過程中，既要通過掃描等手段將現有圖書、圖片、視頻、文字等變成電子文件，從而實現數據化的處理檔案資源。同時，需要按照相關的衛生工作的要求，要全面的采集各個地區的相關基礎信息。在剛開始建設檔案信息化時，不僅需要創建電子檔案，將紙質檔案轉化成電子化檔案，實現檔案數字化，也要保存紙質材料。所以，在剛開始建設信息化的檔案時，工作是很繁重的。

（三）缺乏資金投入

信息化的管理血站檔案是一項系統工程，需要投入大量的經費。但是，由于資金問題，在一些地區，尤其是經濟發展不好的地區的衛生部門，只能往更加重要的工作中投入有限的資金。

（四）缺少專業的檔案管理人才

為了使血站檔案管理信息化工作順利開展，需要一些既可以熟悉計算機的操作，又會獲取判斷運用信息能力、精通檔案業務知識、具備較高素質的復合型人才。但是，在血站檔案管理人員中，存在很多兼職的、沒有參加過專業培訓的、非檔案專業畢業的工作人員，這也就導致了缺少相關的專業的人才。

三、促進和完善血站檔案信息化管理

隨著科學技術的發展與進步，檔案管理部門也需要跟上時代的步伐，為了更好地服務社會，需要改變它的管理模式。要實現信息化的處理檔案管理工作，需要做好以下工作。

（一）檔案管理一體化

只有做到一體化的處理文檔、信息流通一體化、組織樞紐的一體化，才能實現檔案管理一體化。要產生一個檔案管理應用軟件，必須要核心用戶和核心管理小組共同討論研究，為了開發出用戶使用方便并且符合實際狀況的軟件，就要從用戶的角度設計。檔案部門可以在流程中加入可以有效控制信息的手段，產生的每一份文件的每個環節都按照流程記錄，使得文件可以更好地存儲到系統當中。

（二）數字化檔案資源

為了盡可能的把資料變成數字文件，可以委托專業的掃描公司。使得程序化的管理檔案整理的各個環節，從而實現檔案資源的信息化。檔案的數字化，就是數字化的收錄檔案的內容。通過生成目錄等信息，對瀏覽功能、 圖像信息及全文信息進行管理，檢索的方式則是對目錄進行搜索，使用戶可以在檔案管理系統中，可以直接搜索需要的資料。

（三）投入更多經費，夯實物質基礎

各級衛生管理部門，在資金的投入方面要舍得，按照指示計劃，提高計算機的配置，訂購或者開發相關軟件，添加復印機、打印機、掃描儀等信息化的辦公設備。同時需要連接外部因特網，內部的局域網也需要開通，加強保護信息的安全性。各個部門要通過多種方式籌集資金。要從實際出發，確認財力狀況，確保資金可以一下子投到需要的地方，資金投入有困難的，可撰寫投入規劃，分期投資。同時，應該根據員工的操作水平和業務需要，在配置主要的設備時，按高、中、低不同程度進行配置，在獲得最大的效果的同時，盡可能少的進行投資。

（四）分步實施，建設好數據庫

作為一個繁雜的系統工程，當建設信息化的血站檔案管理時，需要突出重點，并且按照步驟一步一步的進行。建立能夠與衛生工作特點和發展趨勢相適應的基礎信息數據庫是信息化建設血站檔案管理的重點和核心

在建設數據庫時，要從實際出發，堅持科學的原則，中心是衛生工作，確定數字化的范圍，明確檔案的優先級，先數字化利用次數較多的、專業性高的、重要的檔案，創建相應的數據庫。同時，創建數據庫，需要遵循國際和國內通用的網絡傳輸協議、數據加工等要求、原則和標準，以及行業和國家發布的相關準則。

（五）大力引進和培養人才，使管理人員專業化

在科學技術日益壯大的今天，為了使血站檔案管理信息化全面的發展，檔案的管理人員就需要具備比較高的專業素質。為了增加工作人員的專業性，需要做到以下幾點：

第一，所有工作人員都需要進行培訓，要通過培訓，使部門工作人員的整體素質得到提升，使他們可以及時獲得新的知識，熟悉崗位業務，熟練操作計算機，學習管理學、外語等必須的知識。第二，在人才的培養方面要加以重視，要培養既熟悉衛生技術又了解電子檔案管理的復合型人才，創建一批掌握信息技術、檔案管理知識的人才隊伍，從而使檔案部門的信息化建設的水平得以提高。第三，要引進新的血液，及時招收新的專業人員。要讓具備高素質的工作人員，不斷的加入到相關部門當中，使得血站檔案管理的信息化水平得以提升，從而適應社會新技術的發展的需要。

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