事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新思考

趙耀

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛使用，檔案已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也加快了信息化發(fā)展的進(jìn)程，這不僅有效的提高了檔案使用效率，而且能夠與當(dāng)前信息化社會(huì)的發(fā)展要求相符合，有利于更好的發(fā)揮人事檔案的重要作用。文中分析了人事檔案管理工作的重要性，并進(jìn)一步對(duì)人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；重要性；創(chuàng)新策略

人事檔案是對(duì)個(gè)人學(xué)歷、職業(yè)技能、經(jīng)歷和社會(huì)關(guān)系等信息的真實(shí)記錄，對(duì)一個(gè)人的發(fā)展具有非常重要的意義。事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案管理是對(duì)員工負(fù)責(zé)的重要體現(xiàn)，也是事業(yè)單位優(yōu)化人力資源管理工作的重要前提條伯。事業(yè)單位通過(guò)做好人事檔案管理工作，有利于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，更好的實(shí)現(xiàn)人力資源的有效應(yīng)用，而且重視人事檔案管理工作，也是對(duì)人的價(jià)值和知識(shí)力量重視的重要體現(xiàn)，能夠更好的推動(dòng)事業(yè)單位的健康、有序發(fā)展。

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案管理有利于建立社會(huì)公共信息。人事檔案是個(gè)人相關(guān)信息的真實(shí)記錄，是個(gè)人求職的重要信息，而且單位招聘也離不開人事檔案這些真實(shí)、原始的資料。人事檔案可以說(shuō)是一個(gè)人的發(fā)展軌跡，特別是對(duì)學(xué)習(xí)生活和工作經(jīng)歷的真實(shí)記載。事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位人員縮減及擴(kuò)充的重要依據(jù)，而且在事業(yè)單位職稱申請(qǐng)、退休及繳納各種社會(huì)保障過(guò)程中，人事檔案也是必不可少的依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案管理工作中涉及的內(nèi)容較多，在事業(yè)單位人事檔案中詳實(shí)的記錄了事業(yè)單位的人員編制和人員構(gòu)成，是事業(yè)單位構(gòu)建公共信息平臺(tái)的重要信息來(lái)源和重要手段。

（二）人事檔案管理有利于人才合理配置。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案管理工作無(wú)論是內(nèi)容還是方法上都發(fā)生了較大的變化，特別是信息技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用，更是對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求。事業(yè)單位人事檔案是對(duì)員工各種信息詳實(shí)記錄的重要載體，事業(yè)單位人力資源管理者可以通過(guò)人事檔案資料來(lái)全面了解和考察人才，從而根據(jù)員工的能力和特點(diǎn)將其安排在最適宜的崗位上，實(shí)現(xiàn)人才的合理配置。

二、人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí) 。自從《檔案法》出臺(tái)后，檔案管理工作也走上了法治的軌道，使檔案工作有法可依。因此需要全面提高人們的檔案意識(shí)，有效的確保人事檔案的完整性。特別是在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要加強(qiáng)檔案宣傳工作，使員工認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，將人事檔案管理工作及檔案管理人員都放在重要的位置。同時(shí)，檔案工作人員還需要密切關(guān)注單位里面的人事變化情況，并和各部門有效的配合，向單位員工介紹檔案的重要性，使員工在工作發(fā)生變動(dòng)性能夠落實(shí)好檔案，必然出現(xiàn)人檔案分離的現(xiàn)象，有效的維護(hù)好檔案的完整性。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理的制度建設(shè)。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，為了能夠與社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下枖不，事業(yè)單位需要全面優(yōu)化人事檔案管理工作。作為事業(yè)單位人事檔案管理人員，需要加快人事檔案管理觀念的變化，進(jìn)一步對(duì)人事檔案管理工作程序進(jìn)行優(yōu)化，明確人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還需要進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，通過(guò)建立健全人事檔案管理制度，更好的對(duì)人事檔案管理工作行為進(jìn)行規(guī)范，在具體人事檔案管理工作中，可以針對(duì)人事級(jí)別來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，完善人事檔案查閱制度、歸檔制度、保密制度等相關(guān)制度，構(gòu)建人事檔案管理機(jī)制，使人事檔案管理工作開展過(guò)程中做到有標(biāo)準(zhǔn)可依，有效的發(fā)揮制度的制約作用，全面對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

（三）加快人事檔案管理的信息化進(jìn)程。作為重要的信息資源，事業(yè)單位人事檔案的安全性與合理性倍受關(guān)注。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化。將信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，能夠提高人事檔案管理工作的效率?，F(xiàn)代技術(shù)的支持，讓人事檔案管理工作者擺脫了手工管理檔案的落后模式，減輕了人事檔案管理的負(fù)擔(dān)。首先，利用計(jì)算機(jī)實(shí)施事業(yè)單位人事檔案管理工作。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)單位內(nèi)部的人事檔案管理內(nèi)容，建立一個(gè)專屬于單位的人事信息庫(kù)，在有需要時(shí)，快速且準(zhǔn)確地調(diào)出員工的人事檔案。在計(jì)算機(jī)的支持下，紙制檔案可以轉(zhuǎn)變成為電子檔案，管理者可以隨時(shí)更新人事檔案的內(nèi)容。管理者更可以從電子人事檔案信息中了解員工每個(gè)月的獎(jiǎng)懲情況以及個(gè)人技能的提高情況。其次，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。當(dāng)代人事檔案管理者要建立起創(chuàng)新的意識(shí)，為了讓決策者對(duì)人力資源進(jìn)行合理配置，就需要建立一個(gè)完整的人事檔案信息庫(kù)，給決策者提供依據(jù)。人事檔案管理者可以從崗位類別出發(fā)，建立清晰的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)人事檔案信息使用的輕松化。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。事業(yè)單位人事檔案管理水平與人事檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)具有直接的關(guān)系，因此需要全面建立一支素質(zhì)過(guò)硬的事業(yè)單位人事檔案管理隊(duì)伍。努力提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，在培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)時(shí)，需要從愛、嚴(yán)、勤、新這四個(gè)角度入手，培養(yǎng)有愛、嚴(yán)格要求自己、勤勞付出與樂(lè)于創(chuàng)新的現(xiàn)代化人才。努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)，打造一支思想作風(fēng)好、工作能力強(qiáng)及技術(shù)水平高的專業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍。人事檔案管理者不斷完善自己，才能促進(jìn)其工作行為的完善以及工作質(zhì)量的提高，更好的促進(jìn)事業(yè)單位人力資源管理工作的順利開展。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這就需要人事檔案管理工作需要從單位自身發(fā)展需求和員工的需求出發(fā)，加快人事檔案管理工作的創(chuàng)新，努力提高人事檔案管理水平，使其更好的服務(wù)于事業(yè)單位的健康發(fā)展，提高人事檔案人才管理和應(yīng)用的能力，為事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]甘秋歌.新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（02）.

[2]季春梅.淺析人事檔案管理工作的不足及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2013（S5）.

[3]趙艷紅.淺析當(dāng)前人事檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息，2011（03）.