淺談高校檔案統計工作

【摘要】檔案統計是檔案工作中必不可少的一個重要環節， 它以在檔案工作中獲得的數據為依據， 以數據為表現手段，通過對數據質與量聯系的觀察和研究，全面地反映檔案事業發展的規模、水平和質量。高校檔案統計工作為高校檔案管理和高校發展做出了不可忽視的貢獻，但目前，高校檔案統計工作中還存著一些不足影響其作用的發揮。

【關鍵詞】高校檔案；檔案統計

一、高校檔案統計工作的內容

高校檔案統計具體來講就是運用一系列專門的統計技術和方法，對檔案工作領域中的種種現象、狀態、趨勢等進行量的描述與分析研究，最終以形象化的數字、圖標等表現出與檔案工作有關情況的方法。它是檔案業務中必不可少的一環，是檔案綜合管理的基礎。通過檔案統計，高校檔案館（室）可以摸清自己的家底，充分了解本校的檔案管理情況，為檔案工作的進一步利用打下良好基礎。

檔案統計工作通常包括基本統計和綜合統計兩部分。基本統計包括檔案的收進、整理與鑒定、保管數量和狀況的登記、利用服務情況的登記，以及檔案構成、檔案機構和人員等情況的基本統計；綜合統計主要包括其他專門統計。綜上，檔案統計工作的基本任務，就是對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查和分析，并提供統計資料，實行統計監督。

二、高校檔案統計工作現狀及存在的問題

檔案統計貫穿于檔案工作的全過程， 高校檔案統計工作還可以為制定檔案工作的方針、高校的發展規劃提供依據。通過統計工作，可以全面地、準確地反映檔案的數量、速度、館藏檔案的狀況和變化、利用檔案的頻率和發展趨勢，便于對檔案管理工作進行分類指導、監督和檢查，為高校管理者對檔案事業決策提供數據和可靠依據。但是，目前高校檔案統計工作中還存在諸多問題，制約著檔案工作在學校管理與發展中的作用。

1.檔案統計意識淡薄。受傳統檔案管理觀念影響，個別領導和檔案從業人員對檔案統計工作的重要性認識不足，覺得檔案統計工作過于繁瑣，數字的準確性無人核查，也無關緊要。對檔案統計的重要性認識不足，導致了從業人員統計數據不真實、不全面，不僅不能反映實際情況，更談不上從數據中發掘統計規律，指導檔案統計工作的發展。

2.檔案統計人員素質不高，專業技能欠缺。其一，檔案工作人員中專門從事統計研究的人員非常稀缺。高校檔案管理人員兼職較多，大多沒有經過專門系統的專業學習，有的甚至沒有管理過檔案，對檔案管理業務不熟練，容易造成檔案統計數據的錯報與漏報。其二，領導對檔案領域認識不足。分管檔案的領導、高校的人事管理人員不了解檔案統計工作，想當然的認為就是整理文件，錄入表格，隨意安排人員從事檔案管理工作，導致從上而下系統性偏弱。

3.檔案統計管理不規范、缺乏制度化。與高校其他工作如科研、教學等工作相比，檔案統計工作本身就相對弱勢，工作流程上，檔案統計工作是在科研、教學等工作結束后，數據留存的收尾工作，往往缺乏重視。檔案統計缺乏系統的科學方法，使用的表格往往很隨意，無法形成制度化程序，導致管理不規范。

4.檔案統計工作手段落后。21世紀是互聯網時代，大數據正在改變整個世界工作、生活方式，在網上圖書館、檔案信息化的今天，仍有部分單位習慣于傳統的數據表格方式。在數據發掘上，仍采取簡單的百分比比較，很少采用計算機數據統計工具，無法發掘更多有價值的隱藏信息。

三、高校檔案統計工作努力方向

高校檔案統計工資存在一系列的問題，提高高校檔案統計工作管理水平是一項系統性工作，建議從以下幾點逐步完善：

1.加強檔案統計“科普”，進一步提高對檔案統計重要性的認識。采取“請進來”的辦法，邀請外部優秀從業人員到高校講座，提高全員檔案統計意識；采取“走出去”的辦法，高校檔案統計人員參加各種檔案學會的交流活動，多與優秀單位交流。同時，要加強宣傳，充分利用檔案統計中生成的數據來宣傳檔案在各個領域所發揮的作用，強有力的數據遠遠比泛泛而談的語言更有效果。總之，思想上的重視是檔案統計發展的第一步。

2.引進優秀人才，提高從業人員整體素質。檔案人事招聘時多向檔案學、統計學人才傾斜。對于目前在崗的非專業人員，逐步組織各式各樣的學習、培訓，提高專業技能，在工作實踐中，注重鼓勵先進，倡導先進方法，逐步提高從業人員的整體素質。

3.建立、健全檔案統計管理制度。建立健全相關規章制度，使檔案統計工作有章可循，用規范化的管理確保統計數據的真實與準確。一是不斷完善原始數據登記制度，堅持做好檔案統計的收進、移出、保管、利用等的基礎工作，做好平時基礎數據的積累。二是建立統計數據質量管理責任制度。檔案統計報表每年實行逐級上報、匯總。高校檔案部門負責人作為統計數據質量的第一責任人，要對上報的統計數據負全責，強化質量意識，嚴把數據質量關，對統計數據進行認真核實，確保統計數據的準確性。

4.革新檔案統計工作手段。計算機的普及為統計工作現代化提供了技術保證，對于數據采集、整理、加工不但具有速度快、準確性高， 便于匯總等優點， 而且所形成的統計檔案具有電子檔案的特點。利用統計學相關的數據分析工具，將收集到的數據轉化為更加直觀的表格、圖表、文字等，便于對比分析、相關分析與因果分析， 從定性分析和定量分析中找出檔案工作的發展和變化規律。

總之，檔案統計是檔案工作的一項重要內容，沒有統計的檔案管理是盲目的管理，沒有統計的檔案服務是被動的服務。如今，高校管理與教育事業的蓬勃發展對檔案部門也提出了越來越高的要求，檔案人員要努力做好檔案統計工作，為高校的科學管理和決策提供可靠的信息依據，為高等教育的發展貢獻一份自己的力量。

參考文獻

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作者簡介

孫艷華（1987—），女，山東濰坊，哈爾濱理工大學，數量經濟學理論與應用。