高校電子檔案管理的優化策略分析

摘 要：隨著我國的信息技術的迅猛發展，網絡技術被廣泛運用到各個領域，高校的檔案管理也進入了電子管理的時代。電子檔案管理能夠有效提高高校檔案管理的工作效率，但是高校的電子檔案管理從無到有、從有到運用熟練是需要一個過程的。本文基于完善高校電子檔案管理工作，提出了優化高校電子檔案管理的相關策略。

關鍵詞：高校;電子檔案;管理

收稿日期：2015-08-25

1.目前高校電子檔案管理工作中出現的弊端

（1）各高校之間缺少交流學習。當前，我國各大高校在電子檔案管理這塊缺少相應的交流學習，沒有對這一塊進行深入研究探討，缺乏統籌發展的觀念，總體來說就是一盤散沙。高校的電子檔案管理籌備工作，不能夠實現資金共享、技術共享，各大高校的電子檔案管理技術水平參差不齊。

（2）管理模式不規范，缺乏標準化的管理機制。不同的高校所使用的電子檔案管理軟件是不一樣的，其檔案分類也各有差異。長此以往，這樣的管理模式必定會導致全國高校的檔案銜接出現問題，增加檔案管理上級工作的壓力。

（3）電子檔案管理安全性能低。目前的高校電子檔案管理在每一個工作階段所使用的安全防護軟件不配套，而且在短時間內頻繁更換安全密鑰，安全防護軟件缺少自動升級功能。這就使得電子檔案管理的每一步流程銜接不恰當，容易在信息交接的時候出現安全問題，造成整個管理網絡陷入癱瘓。

（4）管理人員缺乏管理意識、技術水平不到位。高校電子檔案管理人員的技術水平和管理意識直接影響了高校電子檔案管理工作進程。然而，在實際工作中我們發現，某些高校的電子檔案管理人員的技術水平達不到要求，但是學校缺少對管理人員的相關技術培訓，工作人員的管理意識也不強，不能實現自我提升。

（5）缺乏對電子檔案管理的風險評估體系。高校的電子檔案管理除了應該有安全軟件防護，還應該建立相應的風險評估體系，預知檔案管理中將會出現的風險，減少安全漏洞，并且做出應對風險的多個應急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風險評估體制，無形中增加了檔案管理的風險。

2.高校電子檔案管理的優化策略

（1）提高管理人員的素質。要提高管理人員的素質必須加強工作人員的思想政治建設、職業道德建設。學校一方面要開展關于檔案管理工作人員的思想政治教育學習活動，樹立愛崗敬業模范，提高工作人員的工作積極性以及對職業的熱愛程度;另一方面，要給檔案管理人員提供職業技能培訓渠道，加強他們的職業技術培訓，要求他們掌握相應的軟件運用方法、數據管理方法，使之能夠滿足高校電子檔案管理的工作需求。

（2）加強電子管理軟件的技術研究和共享。各個高校應該建立一個電子管理軟件研究開發中心，創新出適用于自己院校使用的電子檔案管理軟件，增大對這一研究項目的資金投入。各個高校領導人應該轉變從前狹隘的思想觀念，踴躍分享自己學校的基礎成果和管理經驗，給資金緊張的院校提供經濟支持，整體提高高校的電子檔案管理水平。

（3）做好基礎的檔案管理工作。地基打得好樓才建得高，高校電子檔案管理的基礎工作就是高校電子管理的地基。所以院校應該加強檔案管理的基礎工作，這也在一定層面上提高了電子檔案管理的安全性，在電子數據丟失的時候，能夠有原始檔案的支持。

（4）加強電子檔案管理的相關設備管理。高校需要創新電子檔案的存檔途徑，給各個部門配備齊全相應的電子設備，提供設備技術支持。采用統一的格式對信息進行整理、儲存，接洽好電子檔案管理的每一步流程，減少接洽過程中的風險。購進具備自動升級功能的安全防護軟件，采用配套的管理軟件，減少電子檔案的后期整理工作問題。

（5）加強安全密鑰的分屬管理。安全密鑰是打開電子檔案的一把鑰匙，是破解安全防護軟件的重要工具。高校應加強安全密鑰的分屬管理，要本著確保信息安全的目的，減少檔案的提取流程。高校可以采取指紋認證方式，采取指紋認證后能夠確保提取人身份和證件統一，然后實行一人分管多個安全密鑰的方式，增加獲取安全密鑰的認證信息就可以了。

電子檔案管理是高校檔案管理的有效方式，機器管理不可避免地會有一些漏洞或者缺陷。因此我們要不斷提升改進軟件的科技含量，在提高安全性能的基礎上降低軟件的操作難度，方便檔案管理工作人員使用，同時提高電子檔案管理的工作效率。

參考文獻：

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