信息化環境下檔案工作中數碼照片管理淺論

[摘 要] 隨著數碼相機普及程度的不斷提高，數碼照片逐步成為了檔案管理工作的一項重要內容，尤其是在信息化時代，更是為數碼照片的管理提供了方便，但同時也為檔案管理工作提出了新的挑戰，如何實現數碼照片類檔案的有效管理成為了檔案管理工作亟待解決的一個問題。本文首先對數碼照片檔案的特點進行分析，并在此基礎上探討切實可行的管理方法，為日后檔案管理水平的提升提出一些建設性的建議。

[關鍵詞] 信息化管理；檔案工作；數碼照片

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，盡管數碼照片數量持續增加，在社會各領域的應用范圍也越來越廣，但就數碼照片檔案管理的現狀來看，卻顯得有些不盡人意。實踐中我們能夠發現，當前國內并沒有推行相對而言較為統一的管理標準和規范，從而導致數碼照片管理水平始終得不到提升，此類檔案信息的應用價值也大打折扣。所以，在信息化時代，建立科學、完善的數碼照片檔案管理制度勢在必行。

1 數碼照片檔案特點分析

數碼照片的范圍相對來說比較廣泛，即所有利用數碼照相機和掃描儀產生的信息資料均可視為數碼照片。此類信息資料的存儲多以光盤、磁盤和磁帶為載體，通過計算機系統將其數據讀出來，經處理后在通信網絡上形成靜態的圖像文件格式。與傳統檔案照片相比，數碼照片檔案無論是成像、處理、傳輸，還是編輯、查閱、歸檔，其操作方法都比較簡單、方便，而且存儲時間較長，不會出現褪色和變形等問題。但數碼照片與傳統檔案照片相比，也存在一些不足之處，比如說，對軟、硬件具有較強的依賴性；信息數據存在易改性以及數據標準欠缺等。

2 信息化時代數碼照片檔案的管理方法

大量的數碼照片信息資料給檔案管理人員帶來的巨大的挑戰，想要做好此類信息資料的管理工作，掌握科學、有效的管理方法是非常必要的。對于數碼照片檔案的管理，管理人員可以從以下幾個方面入手：

2.1 數碼照片檔案分類與編號

在對數碼照片進行收集的時候，為了保證材料質量，需要遵循以下幾項原則：首先是剔除沒有價值的數碼照片。在諸多數碼照片中，必定有多張照片反映的是同一場景，對于此類照片，一般只收集最具代表性的一張；其次是確定照片保管期限，并根據照片保管期限形成季度分類和年度分類，對其進行分別整理。最后是嚴格按照編號結構對數碼照片進行編號，即：年度+流水號。一般來說，年度和流水號均為4位阿拉伯數字，如果不足4位，則在前補“0”。比如說：所需歸檔的數碼照片是“2015年檔案工作會議Dsc00039.jpg”的數碼照片，此照片的編號為13，那么在對其命名的時候，則應該在13前加兩個“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 編制照片檔案文件級目錄

文件級目錄的編制是為了便于照片檔案的查找，就目前照片檔案文件級目錄的編制來看，大致包括以下幾個方面的內容，即全宗號、紙質目錄號、案卷號、照片號、照片題名、拍攝者、拍攝時間、保管期限、盤號、數碼照片號以及備注等。上述內容中，數碼目錄號、盤號和數碼照片號僅用于著錄數碼照片。在編制過程中，檔案管理人員需要嚴格按照目錄內容對數碼照片進行整理、歸檔。只有這樣，才能夠為日后的查找工作提供便利，確保數碼照片的價值能夠最大限度發揮出來。

2.3 光盤刻錄

光盤刻錄大多以年為單位，每一年度的數碼照片都要刻錄在一個或多個光盤中，光盤應為只寫光盤，避免出現不同年度的數碼照片刻錄在同一光盤的情況，這樣會導致數碼照片放置混亂，不宜查找。此外需要注意，數碼照片光盤的刻錄需一式兩份，一份供查閱利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考慮將光盤刻錄三份。光盤的保管期限應該根據盤內刻錄的數碼照片保管期限來設定，確保光盤保管期限能夠滿足盤內照片的應用時限，避免出現使用數碼照片時，相應光盤過期的情況。

2.4 儲存與保管

數碼照片的儲存與保管直接關系數碼照片信息材料的使用效率，所以，一定要對此項工作給予足夠重視。對于數碼照片檔案的儲存，應該選用質量好的光盤進行刻錄，比如柯達、惠普、明基等，保證光盤刻錄的質量和保存期限滿足要求。而對于數碼照片檔案的保管，則應該制定一套科學、完善的管理制度，對于不使用的光盤，應該妥善保管到包裝物中，待到使用時再取出，使用后及時放回原處，如需觸摸光盤，應該帶無紡棉質手套；如果光盤有污漬，應及時用酒精或中性清潔劑清洗，應做好《數碼照片檔案遷移登記表》的記錄，作為數碼照片檔案管理材料予以保存。

3 如何準確采集數碼照片信息

當從按下拍攝快門的一刻，每一張照片相關信息記錄已經形成，具有不可修改的特點，在歸檔工作中，檔案管理員可點擊右鍵查詢“詳細信息”，了解相片相關信息，便于準確做好信息采集記錄。

4 結 語

從本文的分析我們可以看出，在信息化時代，數碼照片已經成為了檔案管理工作的一項重要內容，與傳統檔案照片相比，數碼照片的管理要求更為嚴格，需要工作人員從收集、整理、檢索、保存等多方面著手，采取科學、完善的方法實現管理工作的全面性和系統性，并在此基礎上對檔案管理方法進行持續創新和完善。只有這樣，才能夠使數碼照片檔案管理目標順利實現，將數碼照片檔案的信息最大限度發揮出來。

主要參考文獻

[1]趙長明. 我國二手房地產交易價格風險的核算[J]. 統計與決策， 2014（1）.