對信息化條件下檔案保密工作的幾點建議

[摘 要] 信息化技術在企業檔案管理中的廣泛運用，既對檔案管理工作提供了許多便利，也為檔案保密工作留下了一定的隱患。本文針對信息化條件下檔案保密工作中存在的隱患以及隱患產生的原因進行了簡要的分析，再結合自身油田企業勘探開發研究院科技檔案室的工作經驗，對檔案保密工作提出幾點建議。

[關鍵詞] 信息技術；油田企業；檔案保密工作

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 19. 092

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）19- 0179- 02

我國的油田企業在不斷發展的過程中，不斷運用最新的科學技術，對石油企業的生產和管理進行改革，信息化技術已經在油田企業的生產管理中得到了廣泛的普及，檔案資料管理也實現了信息化管理。檔案資料的信息化管理較傳統的人力資源管理來說，雖然具有很大的優勢，但也存在著不少隱患。

1 檔案資料的信息化管理中存在的隱患

1.1 互聯網信息技術不斷進步導致的隱患

信息化技術在不斷的發展過程中，已經滲透到了全世界的各個角落，油田企業的檔案管理工作也不例外，信息化技術可以使檔案管理工作變的更加簡單、高效、便于查閱。雖然，信息化技術各檔案管理工作帶來了巨大的便利。但是，由于信息技術的特殊性，檔案信息在管理的過程中也存在著巨大的隱患。例如：目前，網上較為流行的電腦病毒，或者是來自于不明黑客的惡意攻擊。這些都有可能對檔案的保密工作造成影響。尤其是油田企業中勘探開發研究院的科技檔案室，其內的檔案資料信息都是關乎油田企業未來走向的重要性文件，一旦被他人偷取或丟失，對油田企業造成的影響不堪設想。

1.2 檔案管理人員缺乏保密意識帶來的隱患

在我國，油田企業對檔案管理工作缺乏足夠的重視，從事檔案管理的工作人員并非是從事檔案管理的專業，嚴重缺乏工作中所需的專業理論知識，沒有經受過正式的檔案管理訓練。因此，油田企業對檔案管理人員缺乏嚴格的要求，檔案管理人員自身對檔案管理中可能遇到的風險與存在的隱患也并沒有明確的認識。

1.3 保密規章制度不落實帶來的隱患

在我國的油田企業中，關于檔案信息保密的規章制度多數是為了應付檢查而設立的，在日常的工作中，很少有員工會按照規章要求的去做。長此以往，規章制度對檔案管理的工作人員自然就失去了約束力，很難起到其應有的作用。

1.4 保密范圍和級別不清帶來的隱患

油田企業為了防止檔案信息的管理人員接觸到油田企業高層的核心資料，并沒有對檔案管理人員說明涉密信息的商業秘密范圍及其級別。如此一來，檔案管理工作人員在工作時，缺乏對這些核心資料的重點保護，使檔案保密工作的嚴密性與科學性都受到了很大的影響。

2 信息化條件下針對檔案保密安全工作的幾點建議

從我國油田企業目前的情況來看，引起油田檔案保密安全工作的因素有很多種。尤其是在互聯網信息技術不斷發展的信息化時代，若要消除油田企業檔案保密工作中存在的隱患，就要從以下幾個方面下手。

2.1 從思想上認識檔案保密工作的重要性

油田企業的檔案保密工作的質量，不僅會影響到檔案管理部門本身，其工作質量的好壞對整個油田企業未來的發展都會產生巨大的影響。本人在油田企業的勘探開發研究院科技檔案室工作，一旦檔案室內的保密資料被泄漏，我公司在未來的發展過程中勢必會處于劣勢，企業的整體經濟效益也會受到巨大的損害。因此，要加強檔案管理工作人員的培訓，使其充分的認識到檔案保密安全工作的重要性與艱巨性。除此之外，要加強油田企業內、外部的宣傳教育工作，將檔案保密工作的重要性與企業未來的發展與經濟效益緊密的結合起來，端正檔案管理人員的工作態度。

2.2 加強督促檢查工作，確保規章制度得到有效落實

企業的規章制度之所以難以得到有效的落實，究其原因在于企業高層對檔案管理規章制度的執行情況缺乏督促與檢查。在制定信息化檔案管理工作的規章制度時，除了要對企業檔案信息的保密范圍、等級做出嚴格規定以外，還要讓檔案管理工作人員明確自身工作的涉密范圍以及涉密級別，使其明確自身肩負的責任與使命，從制度和體制的層面上對檔案管理工作的程序和方法制定相應的行為規范，對于不符合規范的檔案資料要進行重新鑒定，并按照相關規定進行歸檔處理。

2.3 加強技術防范，消除泄密隱患

企業的檔案保密工作，除了要做好日常的檔案管理工作以外，還要做好技術防范工作，避免網絡病毒以及黑客入侵造成的信息丟失或泄漏。具體辦法如下：

（1）建立網絡防火墻，避免網絡病毒以及黑客的入侵。

（2）引進高科技殺毒軟件，定時定期對涉密信息載體進行殺毒隔離。

（3）堅持防治管理相結合的方針政策，采取其他技術手段措施，加強企業檔案的保密工作。

3 結 語

在信息化的背景下，油田企業若要在競爭中始終保持優勢地位，必須要加強檔案保密工作，防止內部機密信息泄漏。因此，作為油田企業勘探開發研究院科技檔案室的工作人員，要明確檔案保密工作的重要性，在工作中認真貫徹油田企業的相關制度和規范，切實保證油田檔案管理工作的安全性。

主要參考文獻

[1]蔡紅梅.新形勢下做好檔案保密工作的幾點思考[J].檔案與建設，2013（6）.

[2]田欣.對信息化條件下檔案保密工作的思考[J].陜西檔案，2014（3）.