圖書(shū)館流程管理研究現(xiàn)狀分析

【摘要】：傳統(tǒng)的圖書(shū)館管理和業(yè)務(wù)流程的管理模式存在著很大的弊端，在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，如何來(lái)優(yōu)化圖書(shū)館工作流程成了圖書(shū)館迫在眉睫要解決的問(wèn)題，本文在對(duì)這兩方面流程的弊端給了簡(jiǎn)單的介紹，并給出了相應(yīng)的優(yōu)化方法。

【關(guān)鍵詞】：圖書(shū)館流程;管理;優(yōu)化

在web2.0 時(shí)代，大學(xué)圖書(shū)館除了有豐富的信息資源、發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)外，還需要有良好的適應(yīng)環(huán)境變化與用戶需求的組織管理方式。受自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和通信技術(shù)影響，圖書(shū)館傳統(tǒng)的藏書(shū)樓式的管理與服務(wù)正讓位于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息共享空間與知識(shí)服務(wù)[1]。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)在逐漸的消失，而新的信息需求一時(shí)又不能滿足，圖書(shū)館越來(lái)越缺少吸引力，圖書(shū)館的讀者越來(lái)越少。圖書(shū)館該采用什么樣的管理方式來(lái)應(yīng)對(duì)劇烈變化的服務(wù)環(huán)境與服務(wù)需求呢？

流程是指完成一件任務(wù)或一項(xiàng)活動(dòng)的全過(guò)程。這一過(guò)程由一系列工作環(huán)節(jié)或者步驟組成，相互間有先后次序，有一定的目標(biāo)指向。流程管理指一種以規(guī)范化地構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的系統(tǒng)化管理方法。流程管理的核心是流程，其本質(zhì)是構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程[1]。流程的管理實(shí)質(zhì)上是對(duì)角色能力及其協(xié)調(diào)關(guān)系的管理，是對(duì)其能力和關(guān)系的契合。作為一種新的管理理論，這種管理理論盛行于20 世紀(jì)90 年代，該理論不僅為圖書(shū)館學(xué)研究提供了新的研究熱點(diǎn)，也為圖書(shū)館的實(shí)際管理帶來(lái)了新的管理理念和有效的改革工具。它的出現(xiàn)立刻引起了圖書(shū)館學(xué)理論界的關(guān)注[2]。國(guó)內(nèi)有不少專家學(xué)者從理論上探討和研究流程管理理論在圖書(shū)館中的運(yùn)用問(wèn)題[3]。同時(shí)，圖書(shū)館界也已開(kāi)始嘗試把該理論用來(lái)指導(dǎo)圖書(shū)館的改革。對(duì)于圖書(shū)館流程管理的研究，目前主要集中在圖書(shū)館管理模式優(yōu)化和圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程管理兩方面。本文從以下幾個(gè)方面，綜述國(guó)內(nèi)圖書(shū)館界的主要學(xué)術(shù)觀點(diǎn)。

1 圖書(shū)館管理模式優(yōu)化研究

1.1傳統(tǒng)圖書(shū)館管理模式的弊端

自動(dòng)化技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給圖書(shū)館帶來(lái)了巨大的變化，同時(shí)也帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)圖書(shū)館的管理模式越來(lái)越不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。陸寶益、鄭建明認(rèn)為，傳統(tǒng)的部門(mén)設(shè)置模式有其特定的歷史背景，發(fā)揮了一定的歷史作用。但其缺點(diǎn)也是明顯的，一條完整的圖書(shū)館的運(yùn)作流程線分成幾段，信息在圖書(shū)館的流程線路上流動(dòng)時(shí)被分割，對(duì)讀者極為不利，讀者需求信息的上傳下達(dá)需要跨越部門(mén)界限，不僅速度慢，而且容易失真。文獻(xiàn)信息建設(shè)者不能完整地了解、掌握讀者需求信息和需求心理，很容易導(dǎo)致決策失誤，無(wú)法滿足讀者對(duì)信息的快速化、個(gè)性化需求[4]。

1.2 將流程引入圖書(shū)館管理工作中

管理流程是流程中的一種，相對(duì)經(jīng)營(yíng)流程而言，指圍繞管理目標(biāo)需要、針對(duì)管理過(guò)程而形成的流程。與經(jīng)營(yíng)流程的最大的不同點(diǎn)在于大都不屬于機(jī)構(gòu)的“職能” 活動(dòng)，而是為“職能”實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)、創(chuàng)造條件、提供服務(wù)的活動(dòng)。除了政府機(jī)關(guān)外，可能并不與機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)伙伴（客戶、供應(yīng)商等）有直接的接口關(guān)系。

流程管理模式雖然具有很大的優(yōu)越性， 但是不能因此而否定職能管理， 流程管理模式所適用的管理機(jī)制僅是一種， 不能單獨(dú)去有效應(yīng)對(duì)所有的管理問(wèn)題，流程管理模式不能有效處理的問(wèn)題還得留給職能管理去解決或與職能管理相配合而得到解決。

基于流程進(jìn)行管理的管理方式在國(guó)內(nèi)圖書(shū)館界探討的并不多，且研究的深度不夠，視角單一，圖書(shū)館界人士應(yīng)加大該領(lǐng)域的研究力度，以促進(jìn)圖書(shū)館管理體制的變革，提高圖書(shū)館的服務(wù)效率和服務(wù)效果。

2 圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程管理研究

2.1 傳統(tǒng)圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程的弊端

專家們普遍認(rèn)為，傳統(tǒng)圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程存在著一定的弊端，這也是圖書(shū)館需要實(shí)施業(yè)務(wù)流程重組的原因。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國(guó)圖書(shū)館在技術(shù)設(shè)備、服務(wù)手段、人員素質(zhì)等方面有了很大的改進(jìn)，但仍然普遍存在人浮于事、效率低下、服務(wù)質(zhì)量不高、用戶使用不便的問(wèn)題[2]。究其原因，這和圖書(shū)館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程的弊端有著密不可分的聯(lián)系。

2.2 圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程管理

由于圖書(shū)館的辦館理念、館藏資源構(gòu)成、信息技術(shù)條件和讀者服務(wù)方式等都已經(jīng)發(fā)生了根本性的變化，因此我們必須對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)館業(yè)務(wù)進(jìn)行根本性（Fundamental） 再思考和徹底性（Radical） 再設(shè)計(jì)，建立一種面向用戶、并能對(duì)各種文獻(xiàn)信息資源的組織與傳播進(jìn)行有效管理的新型業(yè)務(wù)流程管理模式。

蒲科提出了復(fù)合圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程管理模式，并以流程管理為切入點(diǎn)，進(jìn)一步提出復(fù)合圖書(shū)館業(yè)務(wù)重組、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人力資源建設(shè)和業(yè)務(wù)流程質(zhì)量控制與評(píng)估的實(shí)施策略。李娟，楊峰[5]利用Lotus Domino/ Notes 提供的工作流機(jī)制，開(kāi)發(fā)了圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了書(shū)刊從訂購(gòu)、記到、編目、調(diào)度、上架流通、剔除等幾個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，并能實(shí)時(shí)了解關(guān)于某一圖書(shū)、期刊當(dāng)前的處理狀態(tài)、各個(gè)環(huán)節(jié)處理的日期和工作人員等，有利于更好地促進(jìn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作，提高圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)的整體水平。

結(jié)論

流程管理在圖書(shū)館界是新的管理思想和管理方法，是一場(chǎng)管理思維的變革，流程管理不是取代以前的管理理論和管理方法，而是對(duì)以前的管理理論與管理方法予以修正和補(bǔ)充，在圖書(shū)館實(shí)行流程管理以為用戶帶來(lái)價(jià)值為最終目標(biāo)，提升圖書(shū)館的服務(wù)效率和服務(wù)水平[1]。在網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)化服務(wù)的今天，圖書(shū)館需要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，找準(zhǔn)自己的位置，利用流程管理的技術(shù)與方法為圖書(shū)館的運(yùn)行帶來(lái)新的活力。

通過(guò)上述分析我們可以看到，國(guó)內(nèi)關(guān)于圖書(shū)館流程管理的研究取得了一定的進(jìn)展，產(chǎn)生了一定的積極作用，但我們可以看到，目前我國(guó)圖書(shū)館流程管理理論研究與實(shí)踐工作中尚存在亟待解決的問(wèn)題和必須克服的困難。綜合來(lái)看，流程管理在圖書(shū)館的應(yīng)用為圖書(shū)館完善管理制度、提高服務(wù)水平提供了許多幫助，合理利用好流程管理的思想對(duì)圖書(shū)館工作的改善、效率的提高具有重要意義。

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[5]李娟，楊峰.基于Lotus Domino/Notes的圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程管理的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)技術(shù)，2004（8）：18-21.