淺議加強企業人事檔案的規范化管理探述

[摘 要]隨著我國加入世界貿易組織，企業對管理工作有了更深刻的認識，作為管理的重點，人事檔案對人力資源的科學配置起到非常關鍵的作用。它不僅記錄著有關企業人事變動、人員安排以及個人的基本信息，還對審核人事退休、選拔人才以及福利待遇起到至關重要的影響。近年來，我國的企業改革開展的如火如荼，領導對人事檔案管理也有了更深刻的認識，基于規范化、科學化、嚴格化管理的新政策不斷出臺。但是由于傳統理念和工作能力的束縛，導致企業人事檔案管理與實際訴求還存在很大的差異。針對這樣的現象，我國各大企業都必須轉變思想，對人事檔案實施規范化的管理，制定健全的體系章程，并提高管理人員的綜合素質，確保人事檔案信息的完整與準確。

[關鍵詞]企業；人事檔案；規范化管理

現如今，社會經濟迅猛發展，世界市場被逐漸連接為了一個整體，企業作為經營活動的主要參與主體，其規模不斷擴大，競爭也越來越激烈。人事檔案是企業最重要的檔案，檔案內容涉及全體職工的基本情況、精神面貌，是組織部門人員招聘、培訓、審核、評定的基礎，也是企業參與市場經營的參考依據。眾所周知，人力資源管理受到的關注愈加變大，而人事檔案作為人力資源協調與配置的關鍵，更是起到了重要的作用。早在1992年，我國就頒布了《企業職工檔案管理工作規定》，為檔案的管理提供了制度保障。但是由于市場經濟的發展和企業改革的深入推行，傳統的辦法已經不能完全適應企業的新變化，不符合檔案技術化、智能化管理的方式，許多信息不夠公正和完整，內容不全面。對此，本文就結合企業人事檔案管理的現狀，對實施規范化管理的方法進行研究，從而突出企業人事檔案管理的優勢，更好的為企業服務。

1 企業人事檔案的概述

企業人事檔案，指企業的勞動或人事部門在招聘、培訓、考核、選拔以及任用等工作環節中形成的區分人的經歷、政治面貌、具備的技術水平、工作的日常表現以及工作崗位的變遷等相關情況的記錄性材料，是對一個員工全方位的考察依據，亦是國家檔案的重要組成元素。

具體來說，企業人事檔案能夠從側面反映全體職工的面貌，是對職工活動的客觀記錄，通過圖表、數據等展現企業歷年來的經營情況，也便于企業提高查詢速度和工作效率。另外，人事檔案都是經過部門認可的真實記錄，具備權威性和科學性，并以個人為保管單位，體現企業的性質與工作情況。

2 加強企業人事檔案規范化管理的作用

2.1是人力資源最重要的參考依據

人力資源管理是有關企業人才的管理，人事檔案記錄著有關職工的一切數據，不僅包括個人信息，還有政治面貌、工作經歷、獲獎經歷等等。這些資料是人力資源部門掌握的一手檔案，對于企業選拔人才、實施培訓都有非常重要的影響。規范人事檔案信息，有助于企業揚長避短，將職工的優勢和劣勢互補協調在一起，并做出科學和認真的制度，突出人才特征，為企業人力資源的高效管理提供參考。

2.2對于企業參與競爭起到積極的作用

市場經濟的深入推進，對企業競爭帶來了巨大的影響，人事檔案作為企業管理的重要參考依據，對于企業的經營活動具有推動作用。從本質上而言，企業經營的核心力量是人，檔案管理者的工作能力、工作水平以及綜合素養直接決定著企業的發展。規范人事檔案，落實嚴格管理，可以為企業提供全面、正確和完整的信息，在企業參與市場競爭的時候提供準確的依據和數據，幫助企業在競爭中取得優勢地位。

2.3是實施人才強國戰略的需要

人才強國戰略是我國在新經濟推動下提出的發展目標，旨在通過培養全面人才，帶動國家發展?，F如今，企業發展快速，經營規模不斷擴大，職工數量也有了明顯的提高。完善企業人事檔案管理，可以讓黨和政府更加了解企業的經營狀況，也讓企業制定出符合政府和市場要求的計劃，從而更好的實施人才強國戰略。

3 目前企業人事檔案管理工作存在的問題

雖然我國企業對人事檔案管理有了更新的認識，并基于現狀推行嚴格管理體系，落實規范化制度。但是以往的落后思想仍舊占據主導，企業有關人事檔案的資料不夠全面和真實，信息資源的優勢無法彰顯。具體而言，目前企業在人事檔案管理中存在以下問題。

3.1認識欠缺

檔案管理工作相較于其它工作，更加單調和枯燥，眼前利益很少。許多領導基于這一點，常常忽視檔案管理的重要性，對于信息的掌握不全面，對管理工作經常是應付了事，沒有設立單獨的管理部門，有些管理者甚至是身兼數職。另外，在管理過程中也沒有及時進行整理，年代久遠的紙質檔案存在發黃和信息模糊的現象。

3.2檔案信息不全面

基于1992年提出的檔案管理制度，信息的內容還相對有限，有關人員的資料不充足，企業之間檔案的信息也普遍存在一致化傾向。近幾年職工的工作情況、業績水平、獎勵懲罰都沒有記錄在內，也沒有針對職工德行、愛好等方面的重要信息，無法真實全面的反映人們的情況。

3.3人事檔案管理手段普遍滯后

隨著計算機信息技術的發展，國有企業人事檔案的管理手段明顯落后，不適應現代化的要求，一是計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛應用，手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人已調轉，但其人事檔案還未按規定轉到新的單位，有的企業違反規定，把人事檔案當成普通郵件寄送，不通過機要交通轉遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發展，也不利于企業人事檔案的規范管理。

3.4管理人員素質較低，硬件設備不完善

由于企業領導對人事檔案管理工作不夠重視，使得企業在資金的投入上較少，相關硬件設備不健全，紙質檔案依舊是管理的重點，即便實施了信息化管控，也常常因為職工素質和技術能力的問題，無法保證落實規范化管理，信息的查詢速度依舊跟不上要求。

4 加強企業人事檔案的規范化管理

4.1 加強宣傳，增強人們的檔案意識

對于人事檔案的意識薄弱、檔案管理人員配備不足、檔案存在斷檔和人檔分離的現象，有必要加強人事檔案意識的宣傳工作。比如，可以通過各種方式來宣傳《中華人民共和國檔案法》，使職工對《檔案法》有清醒的認識，還可以通過具體的實施宣傳人事檔案工作，目的是讓領導干部和員工充分認識到人事檔案的重要性，認識人事檔案背后重要的是人事檔案關系。在這樣的宣傳過程中，職工對人事檔案意識不斷增強，有利于人事檔案工作的開展，促進資源的有效開發利用。

4.2 實施人事檔案的信息化管理

信息化管理與現代技術的普及密切相關，在企業人事檔案管理中實施數字化與網絡化管理，可以將人員的全部信息和資料錄入到電腦之中。一方面，有助于防止紙質信息內容的丟失，加快輸入速度，另一方面也可以提高工作效率，及時進行查詢與考評。

4.3 細化檔案內容

目前企業人事檔案信息還不夠全面與準確，在新的時代背景下，企業必須要注重檔案服務功能的體現。不僅要記錄職工的基本信息、學歷、能力，還要完善他們德、能、勤、績等方面的信息，是企業掌握更全面的信息，并做好保密性處理，讓企業獲得更有用的資料。

4.4 提高管理人綜合素質

管理人員的管理素質對于人事檔案管理工作有著非常大的影響，因此對管理人員的培訓必不可少，必須加強其自身的綜合素質，另外單位應引進具有高專業技術水平，具有創新，社會協調等多能力的人才。而由于人事檔案管理工作的性質，檔案管理人員必須具有敬業、求真務實、搜索的精神，針對人事信息查詢，搜集方面有著卓越能力。設立專門的人事檔案管理部門，吸收具有搜索、查詢高科技能力，并具備一定社會協調能力的管理檔案人才。在此基礎上，還要緊跟市場和技術發展的方向，掌握人事檔案管理的新制度與新方法，保證落實好檔案的規范化管理。

5 結束語

企業人事檔案是企業最重要的信息之一，也是有關職工的基本信息的記錄，對企業人力資源管理起到重要的作用。在市場經濟和企業競爭愈加激烈的背景下，企業領導要發揮帶頭作用，對人事檔案信息進行積極宣傳，結合管理上的問題開展網絡智能管理，完善檔案內容，并逐步提高管理者的綜合素質，制定健全的管理制度，通過積極的方式規范管理，促進企業更好的發展。

參考文獻：

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