新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策

摘 要：新時期的企業(yè)人事檔案管理過程中，還有一些不完善之處，所以這就需要對相應的問題得到有效解決，基于此，本文主要就企業(yè)人事檔案的特征以及管理現(xiàn)狀加以分析，然后結合實際對企業(yè)人事檔案管理的問題和問題成因加以分析，最后結合實際探究人事檔案管理的有效應對策略。

關鍵詞：人事檔案；問題；管理策略

引言：社會的不斷進步以及經濟的迅速發(fā)展背景下，人力資源對企業(yè)在市場中的生存成長就有著積極作用。企業(yè)的人力資源管理過程中的人事檔案管理就是比較重要的管理內容，這是對企業(yè)人員的客觀面貌以及工作狀態(tài)等進行了實際記錄，也是對員工進行績效考核以及提升工資待遇的一個重要憑證。所以加強企業(yè)人事檔案的管理理論研究，對提升管理水平就比較重要。

一、企業(yè)人事檔案的特征以及管理現(xiàn)狀分析

（一）企業(yè)人事檔案的特征分析。現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案的管理過程中有著比較突出的特征，在客觀性以及特定性和動態(tài)性等特征上有著顯著呈現(xiàn)。從客觀性角度來看企業(yè)人事檔案，是對企業(yè)員工的工作狀態(tài)和個人經歷以及政治思想等方面的客觀性記錄，是對員工的個人反映。企業(yè)在用人的時候就要對個人檔案進行查看，組織在用人的時候人事檔案也能起到比較重要的作用，從能夠對其適合的工作崗位得以作用發(fā)揮，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的價值[1]。

（二）企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀分析。在新的發(fā)展時期，企業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)以及管理制度已經初步建立和形成了相應規(guī)模，同時也配備了專職以及兼職的檔案人員，人事部還制定一起頒布了相應檔案管理條例以及規(guī)定等。這就比較有利于人事檔案的管理。再者對于干部人事檔案的管理實施標準化管理方面，也已經取得了一定成績，而流動人員的人事檔案工作在當前也已得到了開展，人事檔案的現(xiàn)代化建設工作也有了一定的成就，有關主管部門也在進行著深入調查研究，并對人事檔案管理部門推薦了一些齊全和操作維護方便的管理軟件[2]。不僅如此，人事檔案管理人員在素質和業(yè)務管理層面也有著很大的提升。

二、企業(yè)人事檔案管理的問題和問題成因分析

（一）企業(yè)人事檔案管理的問題分析。企業(yè)人事檔案的管理過程中，由于諸多因素的影響所以還有著諸多問題，主要體現(xiàn)在對人事檔案管理的工作沒有充分重視。在受到以往的觀念影響，所以在檔案的管理認識上還沒有充分，認為檔案管理就是靜止簡單化的工作。這就造成了在管理中的檔案內容沒有得到完整化，信息材料也沒有全面化的呈現(xiàn)，從而就對企業(yè)的人事部門管理工作開展有著很大的阻礙。專職管理人員的裁減以及一崗多職和業(yè)務素質不高等都造成了檔案管理的問題復雜性，在管理的難度上有著增加。再者，人事檔案的管理過程中檔案材料的質量比較差，主要體現(xiàn)在材料的不齊全以及存在著缺漏的現(xiàn)象，對管理人員的培訓和職稱的晉升等材料的收集工作沒有得到重視。檔案材料的用紙規(guī)格不符合要求，以及在書寫上沒有得到規(guī)范化，以及手續(xù)也沒有得到完備。再有是在檔案的內容上沒有得到真實性的呈現(xiàn)，這些問題就對人事檔案的管理質量大大的降低，對檔案的管理難度也有了相應增加。

另外，對人事檔案管理的模式是封閉型的，在人事檔案的來源上就相對比較單一化。隨著時代的發(fā)展，這一檔案管理模式就愈來愈不能適應管理的要求，加上現(xiàn)代化企業(yè)員工的層次多樣性的發(fā)展，就對企業(yè)員工的發(fā)展和多樣性的發(fā)展有著諸多的不適應。還有是企業(yè)的人事檔案管理過程中，對檔案的保密性有著強調，這就造成了檔案的利用價值大幅下降。

最后，企業(yè)人事檔案管理過程中，管理人員自身的素質還有待提升，良好綜合素質以及業(yè)務能力的管理人員是將檔案管理工作做好的重要保障，但由于檔案管理專業(yè)是冷門專業(yè)，所以在專業(yè)化的檔案管理人員的系統(tǒng)化管理的能力水平就有待提升。加上當前的信息化技術的發(fā)展應用，對檔案管理人員的信息技術操作要求也有了相應提升，一些管理人員在技術操作上還不能夠熟練化，造成了檔案管理的水平不高。

（二）企業(yè)人事檔案管理的問題成因分析。企業(yè)的人事檔案管理的問題出現(xiàn)是多方面因素造成的，主要是在專業(yè)化管理的意識上不強，沒有將人事檔案管理作為嚴肅的工作來看待。還有是一些企業(yè)的管理者對人事檔案的管理不重視，沒有起到良好的帶頭作用，所以就不能將人事檔案的管理水平得到有效提升。

三、人事檔案管理的有效應對策略探究

第一，加強對人事檔案管理就要從多方面進行考慮，在宣傳方面要能得到有效加強，并能夠營造氛圍增強人事檔案的意識。針對當前的人事檔案管理意識不強的問題，就要能夠在宣傳上進行強化，通過對檔案法的相關內容的宣傳。尤其是通過具體的案例對檔案管理的重要性進行宣傳，讓大家都能夠對人事檔案的重要性有充分的認識，這樣對企業(yè)的人事檔案管理就有著積極的作用。第二，企業(yè)的領導要對人事檔案的管理充分重視，對管理的條件要及時的改善，從而來促進人事檔案的規(guī)范管理。從具體的措施實施來看，就要能關心以及重視人事檔案管理工作，企業(yè)要能夠成立檔案工作領導小組，對在管理過程中的問題解決做好準備，對管理的工作進行檢查監(jiān)督等。還有是對人事檔案管理過程中的一些規(guī)章制度的建立要完善，要想將人事檔案管理工作得到完善，就要在相應的規(guī)章制度下進行，讓管理工作能夠有章可循。第三，對檔案科目要能得到健全，并要細化管理目標，人才是企業(yè)發(fā)展的基礎，健全人事檔案就要能夠在職稱晉升以及干部選拔等層面進行加強完善。增加反映個人個性特定以及專業(yè)能力的相關資料，讓人事檔案能進一步的貼近社會及用人單位的需求。在檔案的科目上能得到完善化，從多個層面來反映企業(yè)員工的工作以及政治思想和個人經歷等狀態(tài)，方便企業(yè)對員工的能力發(fā)展。第四，對人事檔案的應用要能充分重視，實行人事檔案的開放性管理，市場經濟發(fā)展下，企業(yè)人員的流動性會愈加的頻繁，所以對檔案信息資源的開發(fā)應用就有著其重要性。要能將以往的封閉性管理模式向著開放型的管理模式轉變，直接將人事檔案面向經濟和公眾需求，還要能夠將檔案管理更好的為接轉人事關系以及對檔案工資調整等服務。還要能夠建立公開透明的管理制度。第五，對企業(yè)人事檔案的管理手段進行創(chuàng)新應用，在信息技術的支持下，人事檔案的管理就要能夠在信息技術的應用下提升管理水平。要先在管理的理念上進行更新，通過先進的管理理念應用，建立企業(yè)人事檔案信息數據庫，從而實現(xiàn)檔案的科學化管理。另外在信息技術的實際應用過程中，要求管理人員要能通過熟練的應用來保障檔案管理工作效率的提升，在技術上以及理論上都要不斷的學習和加強，只有如此才能真正對企業(yè)的人事檔案管理有著積極作用。

結語：總而言之，對當前的企業(yè)人事檔案的管理，就要從時代發(fā)展的角度出發(fā)，將新的理念和技術在管理過程中加以應用。企業(yè)人事檔案管理人員，也要能對檔案管理工作充分重視，對每個管理的環(huán)節(jié)細致化的處理，保障管理質量的提升。此次主要是從企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀以及問題和策略幾個層面進行的理論研究，希望能在此次努力下，為我國企業(yè)的人事檔案管理發(fā)展提供有益發(fā)展思路。

參考文獻：

[1] 閻玉紅.新時期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考[J].河南科技. 2013（09）

[2] 王英.淺談企業(yè)人事檔案管理存在問題及對策[J].蘭臺世界. 2013（S2）