關于高校圖書館檔案管理模式的思考

王霞

【摘 要】在高校，圖書館檔案為學校的科研、教學提供了相關的資源支持，因此針對圖書館檔案的管理也是圖書館內工作的重要部分。筆者就現階段高等院校圖書館內檔案管理的模式、作用、存在的問題和解決方案等進行了簡要的分析，力求對該類管理存在的問題有充分的認識，進而使高校圖書館工作者的檔案意識得到強化。

【關鍵詞】高校；圖書館檔案；管理；思考

作為文獻資源的一種，在高校，圖書館檔案是重要的財富。圖書館檔案種類繁多，如圖書館財產檔案、經費檔案、人事檔案、文獻采購檔案、借閱檔案、文件檔案、文獻典藏檔案、讀者檔案、重點課題和學科跟蹤檔案、情報交流檔案等。它是針對圖書館史的系統、真實、全面的記錄，其信息的傳播功能和利用價值都很強。因此，管理好圖書館檔案非常重要。

1 圖書館檔案管理的重要性與常見模式

1.1 圖書館檔案管理的重要性及意義

1.1.1 為領導決策和圖書館建設提供足夠依據

在工作和活動的開展中，圖書館內的檔案資料也在不斷充實、豐富，而全面、完善的該類資料能夠為領導提供足量的數據和信息。通過對資料進行細致分析，可以得出規律性結論，以便為圖書館領導利用信息決策提供充足的依據，進而使圖書館的發展方向更加明確。

1.1.2 作為評估依據，促進圖書館管理水平的提升

圖書館檔案，囊括了下發的各類文件、單位內部的報告、請示、計劃、總結、規劃、藏品的目錄、規章制度、統計報表、交流資源等，針對單位內每一階段的重要活動能進行系統全面的記錄，是領導考核圖書館工作狀況的評估依據。

1.1.3 為教學與科研提供資料

圖書館內的檔案，因其特殊性，確保了對學生、教務工作人員等借閱圖書和雜志的內容、層次、數量等方面的資料記載真實可靠，一定程度上能為科研的定位與決策和教師的教學工作開展提供參考。

1.2 圖書館檔案管理的常見模式

1.2.1 集中和分散結合的模式

對日常檔案，如財產、經費、文件、經費檔案等集中管控，安排專人負責；圖書館內的業務檔案，由每個業務部門分散管理，如情報交流檔案交給信息情報部門，文獻典藏檔案由典藏流通部進行管理等。

1.2.2 電子檔案和紙質檔案并存的模式

紙質檔案的管理，受條件影響大，對溫度、防蟲、通風等，都有一定要求。諸多現代化設備的采用，可以將紙質檔案變成磁盤形式，這也克服了紙質檔案管理的缺陷。但是，電子檔案也有著諸多不足，其強烈的可變性，體現在通過計算機修改、復制檔案不留痕跡上，這會使得他人懷疑檔案的原始性。其次，檔案管理系統容易被計算機病毒、電腦黑客等攻擊。最后，計算機更新速度快，對管理人員的知識更新也有著較高的要求。

1.2.3 計算機輔助模式

傳統檔案管理，手工立卷容易出錯且操作麻煩，難以滿足現今時代的管理需求，計算機輔助模式便應運而生。該模式的主要方法是計算機操作，主要工作內容是檔案信息的共享。網絡技術的推廣，使檔案的管理由封閉變得開放，信息的共享化程度日益提高，也完成了諸多傳統的管理模式下難以完成的工作任務。

2 檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識薄弱

由于針對檔案管理方面的認識存在偏差，很多圖書館工作者對圖書館檔案管理的重要性認識不足，片面認為檔案工作與自己關系不大，是每個學院內檔案室的任務，缺乏對檔案資料搜集查找的積極性。

2.2 制度不夠健全

由于圖書館工作者缺乏檔案意識，很多圖書館未重視檔案的管理，這使得該管理不規范，個別甚至出現了嚴重的混亂狀況。有一部分檔案，缺檔、斷檔，還有一部分應該立卷的檔案沒有完成立卷，完整性和系統性不足。同時，很多檔案沒有進行標引、分類、排列、編目，檔案資源難以成為體系，利用率低。

2.3 人員缺乏

很多圖書館內，專門負責檔案管理的人員存在缺乏，往往由其他人員兼任檔案管理職務。而這些人員，工作范圍常常局限在保管、登記、收藏之類的簡單管理工作，很少顧及檔案的網絡化等現代化管理。這使得檔案的管理難以滿足時代需求。而且，檔案管理沒有完整而健全的組織機構，崗位職責范圍不清晰、責任難以落實到位以及經常更換兼職檔案工作者，使得檔案工作處于被動狀態。

2.4 現代化進程緩慢

現如今，高校的圖書館已經具備了很高的現代化程度，在館內有自動化集成系統，有本校的局域網，并且連通了校園網，讓圖書館網絡資源得以有效利用。而檔案管理方面，設備條件落后，基礎設施不足，技術手段缺乏，這不利于圖書館內檔案管理的現代化進程發展。

3 圖書館檔案管理模式的創新

3.1 增強檔案意識，創新檔案管理制度

圖書館工作人員，需要將圖書館的檔案管理工作從思想上引起高度重視。與豐富的圖書資料一樣，圖書館檔案本身即是珍貴的資源。同時，要結合該館檔案資源的實際情況，根據國家相關法律法規，不斷對檔案管理的制度進行完善和創新。針對檔案的整理、收集、保管、鑒定、編研、設計、檢索、利用8個環節制定相關規定，是圖書館檔案管理正常進行的基礎。

某圖書館針對檔案管理非常重視，建立了三級管理體系。第一級，領導主抓檔案體系的建設，在財力與物力方面給予支持。第二級，選派專職檔案員，對全館的檔案進行系統管理。第三級，在圖書館內，每個部門分設獨立的、兼職的檔案工作人員，及時提交歸檔材料。三級管理體系的建立保證了檔案管理工作的順利進行。

3.2 借助信息技術提高工作者業務水平

如今，信息技術逐年發展，檔案的管理也因此日趨現代化。圖書館內，在檔案管理方面，原有的思想和體系勢必會受到沖擊。對此，管理人員要明確，信息技術不能取代人工管理，恰恰相反，檔案管理者在信息的導航方面作用更加重要。信息技術的逐年推廣與應用，提高了檔案管理的效率，也使資源更容易實現共享，檔案管理變得更加方便快捷。

某高校為了讓圖書檔案的管理更加方便，在最新的圖書檔案整理入庫時，根據其年份、作者及類別等信息，使用計算機輔助技術針對最新的圖書檔案進行詳細的編目，再將數據進行打印，并制作相應RFID標簽。然后，將打印好的數據寫入RFID標簽中，打印RFID標簽，最后將標簽貼在每一個圖書檔案上。這樣便于讀者閱讀，同時，將整理好的數據導入數據庫，以方便信息的檢索及調用。

還有一所高校，針對該校具體情況挑選了檔案管理軟件。該軟件的信息儲存與統計系統、信息備份功能等，方便了圖書檔案的儲存與保管。

只有將信息技術與傳統方式有機結合，才能使提供的服務更加優質。正因為此，在如今的網絡環境下，檔案管理人員要積極提升自己的工作技能，從而提高管理的效率。

4 結語

現如今，隨著科學技術的發展，檔案的管理模式也日趨多樣化，并逐步由紙質檔案過渡到電子檔案管理。這就需要檔案管理人員加強自身，積極參與培訓提高自己的業務水平，從而提升高校內圖書館的檔案管理效果。

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[責任編輯：湯靜]