秘書要“把辦公室帶在身上”

翟峰

你設想過在回家的飛機上、在外出旅游的賓館里，甚至在充滿陽光的沙灘上辦公，而不用坐在千篇一律的辦公室里嗎？

又一個國慶黃金周到了，廖華秘書卻不再為假日期間留守辦公室處理總經理交待的事而犯愁了。因為，今年國慶黃金周他不僅可以回家探親或與妻子一道外出旅游，而且與往年國慶黃金周留守辦公室處理公務一樣，照樣能夠獲得比平常一周工作日多三倍的酬金。何以有這等之好事？因為，廖華秘書今年國慶黃金周回家探親或與妻子一道外出旅游，不僅可以通過“帶在身邊的辦公室”處理與往年留守辦公室一樣的公務，而且還不會耽誤自己回家探親或與妻子一道外出旅游，真可謂是一舉兩得！

秘書“把辦公室帶在身上”前幾年還是一個夢想，如今卻實實在在地變為了現實！

那么，什么是“帶在身邊的辦公室”呢？所謂“帶在身邊的辦公室”，即指目前不少的海外大公司和國內大企業及部分大機關的文秘人員通過網絡實現遠程辦公。同時，通過網絡遠控設施辦公，還可運用插上網絡的智能攝像機，實現對遠程辦公現場的智能監控，時刻掌握現場情況。

那么，秘書何以“把辦公室帶在身上”呢？

秘書要“把辦公室帶在身上”，首先要做的第一步就是遠程開機。因為，遠程辦公時，遠程電腦通常處于關機狀態，所以秘書要用電腦控制器遠程開機，不需要做各種復雜的參數設置，一個電話就能遠程開機，而且這是最簡單可行的遠程開機法。也就是說，如果秘書在外地要處理辦公室事務，即可以通過裝有辦公軟件的手機來遠程開機，并可通過遠程開機的手機來隨時隨地上網、收發電子郵件等。一些日常的工作，完全可以利用裝有辦公軟件的手機來完成。一臺裝有辦公軟件的手機其實就是一個小電腦，一個移動的小辦公室。

當然，秘書要“把辦公室帶在身上”，不僅需要通過裝有辦公軟件的手機來遠程開機，而且更重要的是要保存好手機里珍貴的數據。因為，這比手機本身更重要。因此，為預防手機里的數據丟失，秘書有必要啟動裝有辦公軟件的手機的數據隱形及保密等功能。而且，秘書為了隨時隨地掌控辦公室情況，以使其聯系更為便捷、處理事務更為及時，因而其在外出時，可預先把自己辦公需要的重要手段都“裝”進手機里。

這樣，既使其在外出有急事沒有時間趕回辦公室的前提下，亦可隨時隨地進行辦公事務處理，輕松處理公文、合同、庫存、會議、日程等，既可為自己省下時間和精力，又可極大地提高辦公效率。

此外，秘書要“把辦公室帶在身上”，除了可通過裝有辦公軟件的手機隨時隨地、安全快捷地遠程控制家中或辦公室的電腦，以及其中的圖片、音樂、視頻和各類應用軟件，還可用裝有辦公軟件的手機遠程訪問電腦的文件系統，在手機與電腦間傳送文件；更強大的是，還可用裝有辦公軟件的手機遠程開啟電腦攝像頭進行視頻通話或視頻監控，實現傳說中的“千里眼，順風耳”！

特別值得一提的是，秘書“把辦公室帶在身上”，還是一種新型的低碳辦公模式，能為單位和社會節約資源，減少廢氣排放。因為，秘書“把辦公室帶在身上”是一種無紙化低碳辦公模式，其使用的移動辦公系統通常能支持各種通用的文件格式，這些文件格式基本覆蓋了大多數機關和企業內的文件審批格式。秘書“把辦公室帶在身上”，即可使用手機等移動終端打開各種待審核和待審批公文，遠程進行批復。

秘書“把辦公室帶在身上”還是一種電能和熱能消耗極少的低碳辦公模式。與大約每小時消耗0.2度至0.3度電的電腦相比，“把辦公室帶在身上”的耗電量幾乎可以忽略不計。因此，秘書“把辦公室帶在身上”后，其節省的耗電量確實是一個不小的數字，實際上這也是在為社會節約電力資源。