EXCEL在人事勞資管理具體工作中的應用

楊紅娟

摘 要：EXCEL表格具有使用快捷、簡單、方便的特點，被廣泛使用在日常工作中，有效地提高了工作效率，有利于各項工作的順利進行。該文簡單介紹了EXCEL在人事勞資管理具體工作中如何高效、正確地數據輸入和函數應用，提高人事管理工作的效率。

關鍵詞：EXCEL；人事；勞資；應用

本文將向大家介紹幾個將EXCEL電子表格運用在人事勞資管理具體工作中的例子，與大家共享。

1 分類匯總

人事勞資工作中，每月的工資發放明細表里面的內容有以下多項：

①人員類別：合同化、合同制、宏田工。

②所在單位：保安六中隊、保安七中隊、保安八中隊、保安九中隊、保安十中隊以及慶咸監督組。

③工資項：崗位（崗技）工資、工齡津貼、上崗津貼、地區補助、保留工資、夜班津貼、五金、代扣稅金等項目。

這樣明細表中就只要一行合計欄，只需在前面插入兩列，把每個人的人員類別和所在單位填好就可以分類匯總。

2 核對數據

要檢查出人員的變動，可把IF、ISERROR、MATCH函數綜合運用。

①IF為條件函數，語法：IF（Logical_test，Value_if_True，Value_if_False），即IF（條件判斷表達式，符合情況的顯示值，不符合情況的顯示值）。

②ISERROR函數用于測試函數式返回的數值是否有錯，如果有錯則返回“TRUE”，否則返回“FALSE”。

③MATCH函數是返回在指定方式下與指定數值匹配的數組中元素的相應位置。語法：MATCH（Lookup_vale，Lookup_array，Match_type）， Lookup_vale代表需要查找的數值，Lookup_array代表可能含有要查找數值的區域，Match_type代表查找方式的值（-1、1或0）。

3 篩選統計

各類復雜的統計報表通常讓所有人事勞資人員頭痛不已，因為統計的內容錯綜復雜，不但要分各種口徑，還要統計出每個人員類別下各個單位不同崗位人員不同職稱級別的人數和收入匯總，有時還要加上年齡段的統計（如下圖）。

圖為人員類別為合同化員工的人員情況統計表，要統計出合同化員工中管理人員、專業技術人員、操作人員、服務人員取得職稱技能等級的人數，并且要分中隊及性別統計。

這里用到的是SUBTOTAL統計函數，SUBTOTAL函數是返回數據清單或數據庫中的分類匯總。

以上是統計操作崗位的宏田工男員工獎金數。如果要把單元格中數值合計，如T24單元格則用公式SUBTOTAL（9，T4：T23），含義是將T4至T23區域中符合條件的單元格內數值相加。

4 小數位保留

在做工資獎金表時常常會出現小數保留的問題。原來的操作是直接從鼠標右鍵選擇單元格格式，然后選擇數值顯示形式。這樣設置表格中的數值只顯示兩位小數，但實際上的數值可能有好多位小數，只是沒有顯示出來而已，經過多次合計后就可能出現0.01的誤差，給財務做賬帶來了麻煩。

這時使用ROUND函數，給所有計算值都四舍五入保留兩位小數就不會出現上面的問題了。

5 數據查找對應

在做一些信息數據表時，常要以一個表為基準，要在右側姓

名后面輸入身份證號，左側的表中已經錄入過，但是右側的姓名順序與左側不完全相同，不能直接復制，這時，在O列中運用VLOOKUP函數就能輕松將問題解決，O4單元格中輸入的公式為：，公式的含義是查找C列中與N4單元格相同的數值，然后將從C4起第9個單元格的數值顯示出來。

曾經從事人事勞資管理工作8年，工作中EXCEL表格的運用給筆者工作帶來很多方便，復雜的問題表格化后，讓人直觀、易懂，瑣碎的問題表格化后，讓人條理清晰、明了，它是我們任何崗位工作中的好幫手、好伙伴，值得我們認真學習、掌握和使用，也希望它能給大家的工作帶來諸多便利。