新時期人事檔案管理面臨的問題及應對策略

郭云

摘 要：人事檔案管理是非常有用的，也是社會公共信息的重要方面，人才的發現由此而來。同時人事檔案記載的是一個人的真實情況和現實表現，包括其思想、能力等各個方面，人事檔案會在我們未來的生活中發揮重要的影響。但是在當前人員隨時流動等的影響下，企事業單位的人事檔案管理正面臨著很多的變化和新問題、新挑戰。這些問題和挑戰迫使人事管理的制度需要及時進行改進。

關鍵詞：新時期；人事檔案管理；面臨的問題；應對策略

1 概述

人事檔案在人的升遷工作中起著很重要的作用，相關的領導在選拔人才的時候都會有所瀏覽，檔案上的思想總結、能力表現等影響著領導的思維，結合我們在日常生活中的表現，很容易讓領導作出是否提拔的決定。因此它的作用就顯得比較重要了。

1.1 提供真實而可靠的信息 在企業和單位任用或者選調人員時，需要掌握的是每一個人員的基本信息情況，沒有人事檔案就沒辦法高效地開展這個工作，而有人事檔案就會方便很多，由此可以清楚真實地查閱到人員的思想、業務、能力、作風等信息，尤其是“三齡一歷”等信息。只需要在這些信息的基礎上結合現實工作中該人員的表現，就能很快確定是否調任該人員。人事檔案提供的信息真實有效，是企業和單位非常值得參照的。加強人員政績材料的搜集，提高人事檔案使用價值。

1.2 決策依據 在企業或者單位做出人事管理或者重大決策時人事檔案可以提供必要的依據。比如公司單位年度考核、績效的考核，可以根據人員檔案上的信息采取分類別進行。比如在人員晉升時，該人事檔案的內容則是有利的依據。人力資源部門在管理相關人事檔案時也就可以根據人員的能力和素質等進行工作的安排，上述的重要決策都可以根據人事檔案結合該人員現實表現進行。

1.3 人力資源的優化配置 人事檔案的信息因為是真實可靠的，同時在人員的思想、能力、素質、“三齡一歷”等方面做出了準確的說明，因此在企業或者單位安排人力資源時就能有的放矢，用最高效的選拔出對應能力的人員到對應崗位進行工作，盡可能避免人力資源的重疊，做到最優化配置人力資源，進而才能使得人員在崗位間公平競爭和相互促進。

2 問題分析

2.1 死檔和棄檔的現象非常普遍 人事檔案本來從人的出生開始就應該和人員一起流動，到外地學習或借調，必須有一套完整的學籍檔案或學習材料。人員辭職，檔案理應到所在地人事管理機構，但是在很多情況下，有的人不小心忘記自己的檔案應該提走，或者干脆不去管自己的檔案，這樣就造成了死檔和棄檔的現象，特別是學生辭職人員出現死檔的現象更為嚴重。

2.2 人和檔案脫節比較嚴重 當前的社會中用人單位非常多，很多私營或者小型企業幾乎不會關注人員的檔案情況，只是關注員工是否在認真完成工作，能否在工作中為自己的企業制造價值。這些人員也就因為企業沒要求人事檔案問題，也采取不理不睬的態度，造成人和檔案不能一同流動。

2.3 很多檔案被克隆涂改 在企業和單位上班的人員中有人因為晉升或者別的原因，用非法手段把自己的人事檔案進行了克隆涂改，一份檔案的內容往往是一樣的或者被修改的，單位審查時是沒有問題的，進入單位后檔案管理就會發現兩份或者多份檔案的存在。這就給人事管理造成了很多不利不真實的影響。

3 應對措施

3.1 適應新形勢，保留傳統的有利方法措施 首先是保留人員在年齡、出生、工作、入黨、學歷等關系、經歷等傳統的一面原始材料，然后是在個人能力方面重點向人員專業、文化、繼續教育等方向做出登記（材料搜集完整），在業績方面重點則反映相關人員在工作中的情況年度考核以及做出的成效進行獎勵，為將來該人員在參選或競聘等過程中提供便利。

3.2 信息技術在人事檔案的應用中應越加廣泛 人事檔案管理不是一成不變的而應該更具時代的變化將信息技術引入到其中，用現代化管理的方式處理人事檔案信息是有效提高人事檔案管理的措施之一，這樣才能開拓創新建立現代化系統。

加強現代化信息化建設。在信息化時代中，人事檔案作為信息的載體，它能反映很多人才信息，但是想要把這些信息整合成企業和事業單位需要的資源就需要通過現代化的技術手段來進行人事管理，以便能在工作中最高效地把人才信息轉變成資源。現代化的管理則重點是建設一個管理系統把人事檔案整理成冊，準確、及時地輸入到計算機，提高計算機的輔助效率，真正提高人事檔案的處理效率，建立個人電子基本信息庫，對已建立的檔案目錄分類進行掃描，提高檔案使用價值。

3.3 人事檔案管理的人員需要加強培訓 人事管理在當前是不可能實現全自動化處理的，需要很多人員參與管理，那么想要實現現代化管理就必須要對人事檔案管理人員進行計算機操作培訓，檔案歸類培訓等。這些培訓是促進人事檔案管理人員操作能力的，是促進人事檔案管理的必要措施，只有操作人員掌握了熟練的技能才能使得人事檔案管理更加高效。

目前從事人事檔案管理的人員整體素質、業務能力難以滿足檔案事業和檔案管理的需要，尤其是對檔案信息化、檔案法律知識、協調能力的缺乏比較普遍。

3.4 檔案時效性 人事檔案在時代變化中應該及時根據實際情況的變化把新的個人情況和經歷添加到人事檔案中去，保持資料的時效性，及時填寫個人履歷表。這樣才能讓人覺得檔案其實和自己的發展是有關聯的，防止有人出現思想上的松懈，造成檔案無人管的死檔現象。單位領導才會更加重視檔案的重要性，一定程度上就使得“放棄檔案”的人逐漸減少。另外需要制定更多詳細的人事管理制度，保障人事檔案的完整性。

綜上所述，人事檔案管理在當前的時代潮流沖擊下暴露的問題是無可避免的，而為了解決這些不利的問題，一方面需要讓人們尤其是單位領導從思想上引起重視，另一方面則是需要用更多的措施靈活的促進檔案管理制度的變化，用制度約束人和檔案，只有這樣才能使得人事檔案管理能在信息化時代有新的變化，使得人們能更加重視自己的人事檔案。

參考文獻：

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