管理“可視化”提升規(guī)章制度執(zhí)行效率

文/高亞奇 楊 陽

?

管理“可視化”提升規(guī)章制度執(zhí)行效率

文/高亞奇 楊 陽

現(xiàn)代企業(yè)自成立之日起，就開始制定了各類的規(guī)章制度，隨著企業(yè)的發(fā)展，規(guī)章制度也隨之不斷改進(jìn)和完善。這些制度為企業(yè)定了調(diào)，定下來經(jīng)營管理規(guī)則，指明了發(fā)展方向，并對企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作的管理職責(zé)和管理活動都做了明確規(guī)定，而企業(yè)的規(guī)范化、高效化運(yùn)作，就需要嚴(yán)格遵照規(guī)章制度辦事，提高制度的執(zhí)行力。

然而，在國有企業(yè)規(guī)章制度效率的跟蹤調(diào)研中，筆者發(fā)現(xiàn)，因規(guī)章制度執(zhí)行效率低下造成的經(jīng)濟(jì)損失數(shù)額較為巨大，且有遞增趨勢，因此采取有力措施提升規(guī)章制度的執(zhí)行效率，對于國有企業(yè)來說變得十分緊迫，迫在眉睫。本文分析了規(guī)章制度在執(zhí)行和落實方面存在的問題，探尋了一種提高規(guī)章制度執(zhí)行力的有效途徑，實現(xiàn)了規(guī)章制度“可視化”管理，對企業(yè)管理水平的提升有積極的促進(jìn)作用。

存在的問題及其原因分析

以國有某企業(yè)為例，經(jīng)過問卷、考試、數(shù)理統(tǒng)計、分析和比對等方法后，我們發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)在制度執(zhí)行方面主要存在以下問題：

制度分類查找煩瑣。因國有企業(yè)都有著較為悠久的歷史，企業(yè)規(guī)章制度繁多，種類多樣，涉及面廣，如某國有企業(yè)規(guī)章制度近500件（套），涉及戰(zhàn)略管理、安全生產(chǎn)、質(zhì)量、技術(shù)研究、財務(wù)會計、人力資源、黨建及綜合管理等單位科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理的各個方面，制度文字?jǐn)?shù)80萬以上，這么多信息量分類查找比較麻煩，要精確找出及使用規(guī)定條文耗時費(fèi)力，即便利用計算機(jī)信息化系統(tǒng)，在文件柜中查找翻閱也是效率低下的。

信息量大難于掌握。規(guī)章制度制定出來，首先要進(jìn)行制度內(nèi)容宣貫和學(xué)習(xí)，充分掌握規(guī)章制度的主要內(nèi)容，使員工盡快將制度的各項內(nèi)容和工作流程熟悉和掌握，以便更好地指導(dǎo)員工參與企業(yè)各項管理活動。怎么讓員工掌握，企業(yè)中進(jìn)入單位久一些的員工，可能掌握規(guī)章制度會多一點(diǎn)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度相對容易，但也很難對每一條規(guī)章制度都了解清楚，尤其是新入職的員工僅通過簡單的培訓(xùn)，短期內(nèi)很難掌握，不能很好地掌握制度的內(nèi)容要求，對制度的執(zhí)行力度就大打折扣。

檢查監(jiān)督易出現(xiàn)疏漏。提高規(guī)章制度的執(zhí)行力，企業(yè)要做好規(guī)章制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。主管業(yè)務(wù)部門對制定的制度做好執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，說起來容易，做起來也有一定的麻煩，首先檢查人員要對規(guī)章制度內(nèi)容非常了解，明白要檢查哪些內(nèi)容，如果檢查人員在檢查過程中有疏漏，督促效果就會減弱；另一方面，諸多的管理條文，哪些執(zhí)行到位，哪些沒有執(zhí)行到位，很難迅速知曉并做出管理決策。

提升規(guī)章制度執(zhí)行力的有效途徑

為了提升制度的執(zhí)行力，解決以上這些問題，我們創(chuàng)新采用一種新辦法——制作規(guī)章制度流程卡，提升規(guī)章制度管理的可視化，進(jìn)而從根本上提升規(guī)章制度的執(zhí)行效率。根據(jù)運(yùn)行正常有效的規(guī)章制度，結(jié)合企業(yè)本身實際，制訂出涉及企業(yè)管理活動的重要方面的業(yè)務(wù)流程，明確流程管理責(zé)任，并用Microsoft Visio軟件統(tǒng)一表達(dá)出來，濃縮在名片大小的卡片上。

這里所說的流程是從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，從滿足客戶需求出發(fā)，從業(yè)務(wù)出發(fā)，進(jìn)行流程規(guī)劃與建設(shè)，具體做法與過程如下：

明確流程 明晰權(quán)責(zé)。首先，確定業(yè)務(wù)流程卡的組織機(jī)構(gòu)和管理部門，制訂工作方案，明確具體工作計劃和任務(wù)；其次，引導(dǎo)組織業(yè)務(wù)管理部門進(jìn)一步完善和修訂規(guī)章制度，確保制度符合單位實際，并現(xiàn)行有效；再次，組織各梳理規(guī)章制度中的關(guān)鍵流程，遵照原則是五部委《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》中的指引項目要求，選出涉及企業(yè)管理活動的重要方面的業(yè)務(wù)流程，制訂流程計劃并由組織評審組進(jìn)行評審，確保流程計劃覆蓋單位重要方面；接下來，再由各部門按照流程計劃，根據(jù)上級要求和規(guī)章制度，按照Visio的統(tǒng)一格式編寫流程圖，經(jīng)過部門和單位二級評審和審定，以此確保業(yè)務(wù)流程圖符合單位實際且科學(xué)合理；最后，從方便攜帶和使用的角度出發(fā)，我們將完成的業(yè)務(wù)流程圖縮印在只有名片大小的流程圖卡中，用可以拆卸的鉚釘連接在一起。這樣做的好處是易于員工拆卸下來單獨(dú)使用，最重要的一點(diǎn)是因為企業(yè)會根據(jù)未來發(fā)展形勢的變化而不斷優(yōu)化和完善自身的業(yè)務(wù)流程，方便我們及時更新業(yè)務(wù)流程卡，保持業(yè)務(wù)流程卡的流程信息與企業(yè)規(guī)章制度要求一致。

完成的業(yè)務(wù)流程卡

圖表直觀 方便使用。我們選取流程中《對外學(xué)術(shù)交流管理流程圖》，員工通過查閱流程圖，可以獲得以下信息：熟悉和了解該業(yè)務(wù)流程的整個處理過程；該業(yè)務(wù)涉及主管部門（科技委）、保密部、財務(wù)部及所級領(lǐng)導(dǎo)；該業(yè)務(wù)流程包括征文布置、論文審查、論文復(fù)審等的五個階段；流程進(jìn)行過程中所形成一些中間見證材料等。

清晰明了 提升效率。業(yè)務(wù)流程卡的編制和使用，對國有企業(yè)管理效率的提高發(fā)揮了重要作用。一方面，流程卡上的流程信息是簡單以圖表的方式展示了關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程，無論是老員工還是新員工都很容易明白該業(yè)務(wù)是哪個部門歸口管理，整個工作流程需要怎么做，審核審批需要找哪些部門和單位領(lǐng)導(dǎo)，這要比查閱規(guī)章制度要更方便快捷，也能盡快掌握規(guī)章制度的主要內(nèi)容，大大提升單位經(jīng)營管理工作效率。另一方面，業(yè)務(wù)歸口管理部門通過查閱流程中關(guān)鍵流程，較為容易地確定流程中關(guān)鍵控制點(diǎn)，對參與該業(yè)務(wù)工作的各個部門進(jìn)行監(jiān)控，對未按照流程要求的人員依照制度處罰依據(jù)進(jìn)行處罰，進(jìn)而對規(guī)章制度的落實情況進(jìn)行更為有效的監(jiān)督。

實行規(guī)章制度可視化的效果

通過制作業(yè)務(wù)流程卡，使得企業(yè)規(guī)章制度中的關(guān)鍵內(nèi)容躍然紙上，實現(xiàn)了管理的可視化效果。目前，我們將業(yè)務(wù)流程卡發(fā)放給每一位管理人員，通過查閱業(yè)務(wù)流程卡，員工可以在實際工作中用更短的時間查詢到需要的業(yè)務(wù)流程，高效掌握單位的重要業(yè)務(wù)程序。

實行規(guī)章制度可視化的后續(xù)建議

從嚴(yán)格意義上說，沒有一項制度是完美的，業(yè)務(wù)流程卡雖然經(jīng)過兩年的時間編寫和審定，但也不是很完善的，業(yè)務(wù)流程要根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部情況的客觀變化進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。今后我們在制訂新的規(guī)章制度的同時，也要梳理出關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程，充實到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程卡當(dāng)中，完善這本流程卡。通過梳理業(yè)務(wù)流程，運(yùn)行業(yè)務(wù)流程，不斷發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的不足，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，使之運(yùn)行更順暢、更有效，在企業(yè)管理中發(fā)揮出正確的指導(dǎo)作用。

企業(yè)要想做大、做強(qiáng)，就必須優(yōu)化工作流程，完善各項規(guī)章制度。流程卡可以有效引導(dǎo)員工以更快捷的速度、更有效的途徑解決工作中的很多問題，對提升企業(yè)的管理效率大有裨益，從目前運(yùn)行一年多的情況來看，這也的確是一種較好的提高規(guī)章制度執(zhí)行和落實的有效方法。

（作者單位：西安航天復(fù)合材料研究所）

（責(zé)任編輯：郝幸田）