自動化系統在校園辦公的開發設計

彭 勰

(云南經濟管理學院 云南 昆明 650106)

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自動化系統在校園辦公的開發設計

彭 勰

(云南經濟管理學院 云南 昆明 650106)

隨著社會的發展進步，科學水平的不斷提高，互聯網帶人們進入了信息化的時代。計算機網絡技術給人們生活的吃、穿、住、行等帶來了很多便利。與此同時，校園辦公系統也逐漸實現網絡化，自動化系統的應用越來越廣泛。校園辦公自動化系統將多種硬件和軟件結合，使用云計算以及SOA技術等，不僅優化了校園網絡結構,還提高了信息管理的現代化建設水平。但是，計算機網絡是把雙刃劍，因為其自身的眾多不安全因素，自動化系統在校園辦公的開發設計還面臨著許多亟需解決的問題。本文將闡明自動化系統的應用意義，論述自動化系統開發設計功能，以及總結自動化系統存在的問題以及解決措施。

校園辦公；自動化系統；開發設計；問題；研究

引言

計算機的出現，網絡信息技術飛速發展，自動化系統的網絡化、信息化已經成為校園辦公的必然趨勢。校園辦公自動化系統從學校的實際情況出發設計研究，有效地利用了信息資源，高效快捷地解決了行政和教學辦公問題，減輕了信息管理工作人員的工作負擔，提高了辦事效率、推進學校現代化建設。

一、自動化系統應用的意義

(一)優化信息資源配置，提高辦事效率

首先，自動化系統在校園辦公的開發設計突破了傳統紙質模式的限制，運用計算機技術進行文檔處理，節約了辦公時間，提高了辦公效率和質量；其次，有利于優化信息資源配置，實現資源整合。減少文件丟失、檔案損壞、管理分散致使查找信息不方便等的現象發生，實現各類資源的再利用。

(二)減少校園辦公的成本

首先節約了硬件設備的費用支出，自動化系統使打印機、傳真機等設備實現共享，大大節省了設備費用；其次，自動化系統的開發應用使文件、通知等信息資源通過校園網傳達給各級領導、教師和學生，不用通過印刷紙張下達通知，節省了購買紙張的費用以及印刷的費用；最后，節約了通訊費用，電子郵件技術與自動化系統整合，接受信息者通過電腦就可以獲知各種信息。[1]

(三)加強了信息傳遞溝通，促進各個部門協調工作

在自動化系統的辦公模式下，信息傳遞更加順暢，突破了時間、距離的限制，各種文件以電子文檔的形式儲存在電腦上，通過內部通訊和信息發布，用戶可以隨時隨地上網查閱信息，加強了信息的聯絡與溝通，提高信息的時效性。

同時，自動化系統的應用幫助校園每個部門明確自己的辦公職責，杜絕工作脫節、工作推脫、工作延誤錯辦等現象的發生，促進各部門加強信息共享協作，提高整體效率和管理水平。學校領導可以通過自動化系統綜合各個信息、了解校園事務、加強工作監督，制定適合學校發展的戰略決策。[2]

二、自動化系統的整體設計以及校園辦公開發的功能

(一)自動化系統的整體設計

校園的辦公系統一般設立在辦公室、行政局、圖書館等設施中。學校通常根據實際情況，將教學樓的網絡連接在一起，建立多級網絡結構。自動化系統涉及學校的各個辦公部門，根據部門不同的工作性質分為獨立的自動化管理系統子模板，有利于提高各個部門的工作效率并促使各部門相互監督，協調工作。

在硬件和軟件配置方面，學校從學生的角度出發多方位考慮，選擇較高的服務器配置。內存較大，硬盤容量充足，并給各個工作站分配 100M 網卡來共享資源。現階段大部分學校的自動化操作系統配備了 Windows8或者 Windows10系統，保障網絡的穩定性和網速的流暢性。[2]

(二)自動化系統校園辦公開發設計的功能

1.日常行政辦公。自動化系統可以幫助學校處理日常事務，比如行政部門的人力資源管理工作，記錄學校里所有人員的人事信息，如教工人員、學生、其他工作人員的基本信息，教工人員的任職年限、工資獎金信息，學生有無記過處分等等。將各類信息匯總集合上交至行政處進行保管，工作人員可以通過自動化系統對信息進行必要的修改、刪除操作，相關用戶也可以上網查詢相關信息，認證學籍、進行評教工作等等。

2.教學工作管理。學校要根據自身實際教學情況開發設計自動化系統，對教學工作進行系統的分類和管理,學科的教學目標以及學生要重點掌握的知識點。

3.通知、文件的傳達。校園辦公開發設計的自動化系統具有發布通知、保存文件的功能。用戶可以根據自己的權限查詢相應上報的文件和上級辦公室發布的信息，及時了解校園資訊。上報的文件除了系統管理人員外不允許其他人員修改，一定程度上保障了文件的安全性。[3]

4.學生事務管理工作。校園辦公自動化系統儲存學生各方面的資料，包括學生的獎罰情況、學習檔案、考試成績記錄、綜合測評等等。相關技術人員在使用自動化系統進行學生事務管理工作這方面時要記錄好信息來源，整理各項數據,提高學校的管理水平。

5.記錄學校教室使用情況。自動化系統開發教室管理功能，包括教室使用管理、考場管理、會議室管理、辦公室管理等等。系統中存放學校內部和外部的會議記錄、考場安排記錄、教師任職記錄,并由系統管理員進行日常的維護與管理,系統管理員應該由學院辦公室相關負責人擔任。各用戶可以在用戶端査看到各會議室、教室的使用情況、預定情況等；學生可以查閱哪個教室在哪一時間點上課，進行課程的學習或者查閱教師所在辦公室號、教工號，對相應教師進行評教工作。

6.記錄學校的資產情況。自動化系統可以管理學校的資產，通過計算機減少人員清算的差錯。學校要利用自動化系統對學校固定資產的信息進行嚴格保密，并對信息進行分類匯總，資產評估，保持收支平衡。

三、自動化系統存在的問題以及解決措施

(一)自動化系統存在的問題

首先，學校缺乏自動化系統的管理人才，不能很好的從技術上解決支持信息的網絡安全問題。許多學校還沒能意識到網絡因素的不穩定性會給計算機信息安全造成威脅。他們只注重自動化系統的開發建設，而不注意進行保護。其次，計算機本身就是一個復雜的操作系統，它的程序類型眾多，經常出現操作系統漏洞、黑客入侵、木馬程序、賬號入侵等問題。給檔案文件信息的保存帶來了嚴重危害。

(二)自動化系統問題的解決措施

首先，學校要加強自動化系統工作人員的信息安全意識、提高信息管理的素質水平。人才是自動化系統網絡安全的保障和基礎。學校應定期組織管理人員進行培訓，學習計算機可能存在的安全隱患以及應對的措施、自動化系統開發研究的功能等等。以培養更多的適應互聯網時代下，自動化系統管理工作需要的人才。其次，學校要增強計算機網絡安全保障技術，比如防火墻技術、訪問控制、入侵檢測技術、數據加密、信息備份與恢復技術等。同時，也可以使用一些網絡產品，比如DG圖文檔加密、VPN系統、安全管理中心、電子簽證等產品。

四、結語

綜上所述，自動化系統的開發設計對校園辦公起到至關重要的作用，是學校提高科學化管理水平的重要途徑，促進國家教育事業的發展。但是現階段自動化系統的開發設計仍然面臨著許多問題，需要相關工作人員的積極努力、學校的全力配合。相信在不久的將來，學校將會完善自動化系統，將信息管理水平提升一個新的檔次。

[1]徐海峰，周建良.校園辦公自動化系統的設計與開發[J].辦公自動化,2008,04:35.

[2]王飛.校園辦公自動化系統開發設計[J].軟件導刊,2010,06:179.

[3]肖海涵.自動化系統在校園辦公系統的開發和設計[J].信息記錄材料,2016,10:192—193.

彭勰，云南經濟管理學院，研究方向：計算機信息管理。