淺談Access在學校數據處理中的應用

?曹彥雄

淺談Access在學校數據處理中的應用

?曹彥雄

隨著大數據時代的到來，作為學校來說，很多數據都需要電子版，在校學生數成千人，絕大多數學校仍采用Excel來存取數據，經常通過U盤拷貝或者QQ在線傳送文件，不但效率低下而且安全性低。在網絡大力發展的今天，能夠運用局域網連通辦公，存儲數據效果更為顯著，而對于人們不熟知的Office辦公軟件之一的Access，在數據存儲功能中發揮著重要作用，可以利用局域網直接將數據存至數據表，在學校的各項數據處理中體現出速度快、效率高等優勢，值得我們開發和利用。

Access；數據處理；應用；學校

引言：近年來，任何方面的網絡數據采集越來越精確，作為學校更不可怠慢，目前大多數學校仍采用Excel作為數據存儲的主要軟件。Excel的優勢是擁有強大的函數功能，能夠滿足我們的日常工作需要。可以說，在目前的情況下，Excel基本能解決工作需要，但又有它自身的功能缺陷，如，作為非計算機教師來說，函數運用僅僅是簡單的求和、求平均、排序等操作，對于較為復雜的引用等很難掌握。而作為一個較大的普通中學來說，學生的信息等輸入都需要電子表格完成，后用U盤拷貝或QQ在線傳送等，每次考試結束后又須拷貝成績，存在諸多不便。作為數據庫存儲軟件的Access可以利用局域網直接將數據存至數據表，方便快捷。不僅如此，在數據處理方面的優勢與應用更值得關注。

一、Access在學校數據處理中的優勢

1.充分體現了面向對象的思想和可視化編程的特點，不需復雜專業的編程，利用Access的表、查詢、窗體、報表、宏等基本功能，就能實現數據結構的建立和數據的管理與維護。存儲方式簡單，易于維護管理;Access的對象有表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊，以上對象都存放在后綴為(.mdb或.accdb)的數據庫文件中，便于用戶的操作和管理。

2.操作簡單，具有各種向導和生成器，可以幫助用戶快速建立數據庫對象。

3.是完全的網絡數據庫管理系統，安全性較高，既可以為數據庫設置密碼，也可以建立組和用戶，確保只有特定權限的用戶才能訪問相應對象。Access支持ODBC(開發數據庫互連，Open Data Base Connectivity)，利用Access強大的DDE(動態數據交換)和OLE(對象的聯接和嵌入)特性，可以在一個數據表中嵌入位圖、聲音、Excel表格、Word文檔，還可以建立動態的數據庫報表和窗體等。Access還可以將程序應用于網絡，并與網絡上的動態數據相聯接。利用數據庫訪問頁對象生成HTML文件，輕松構建Internet/Intranet的應用

4.易于管理和維護，能隨著管理模式的優化調整及時對數據庫進行修改與完善。

5.可以訪問多種文件格式，如dbf、xls、txt、htm。

6.作為小型數據庫不可避免的存在不足

Access是小型數據庫，既然是“小型”就有它的局限性(下面關于性能方面的缺點僅指用Access作為數據庫的情況下，不包括用Access作為客戶端前臺，用SQL Server作為后臺數據庫的情況)：

(1)數據庫過大，一般百M以上(純數據，不包括窗體、報表等客戶端對象)性能會變差

(2)雖然理論上支持255個并發用戶，但實際上根本支持不了那么多，如果以只讀方式訪問大概在100個用戶左右，而如果是并發編輯，則大概在10-20個用戶。

(3)記錄數過多，單表記錄數過百萬性能就會變得較差，如果加上設計不良，這個限度還要降低。

(4)不能編譯成可執行文件(.exe)，必須要安裝Access運行環境才能使用。

二、Access在學校數據處理中的應用

1. Access在學生信息管理中的應用 學生信息管理主要是學籍管理，而這又是學校管理的核心工作之一。我們經常需要以各種形式的報表上報學生信息，而且在學生簽字、畢業證、學生證等打印工作中，access更突顯優勢，其主要應用體現為以下幾方面。

(1)利用Access的表和窗體錄入數據。利用網絡進行數據錄入可以避免U盤拷貝等問題，節約時間。但對于用戶來說，直接操作數據表造成信息不安全或者誤操作數據。因此制作簡單的登錄、錄入、窗體界面進行數據的交換較為可行，而且可以在表中設置數據不重復、輸入掩碼等，極大地方便了數據的錄入和錄入的準確性；在窗體中可以設置組合框、列表框等方便了數據輸入條件的選擇，可以說達到了事半功倍的效果。

(2)利用Access的查詢管理數據。查詢是Access強大功能的體現之一，學生姓名、班級、籍貫等都可以利用Access建立唯一關系，然后通過建立簡單的查詢查找出來，準確性高、速度快。更高層次的應用可以使用Sql語句實現較為復雜的查詢，其數據源可以是表、查詢、報表。在日常的學生管理中起著重要作用，是利用Access的主要途徑之一。

(3)利用Access的報表輸出數據。Access的報表提供了完善的打印功能，可以對報表進行修改、完善和美化。通過報表的預覽功能和設計功能按照我們的需要進行編輯，同時帶有函數功能可以進行數據匯總、查找(如Dcount)，方便了數據分析。

2.Access在學生成績統計中的應用 各種類型的考試又是學校的核心工作之一，而且又是高考下的重要參考數據。所以考試成績的統計應追求快速、準確、細致。對于整個學校來說，開發一套簡單的Access管理系統具有非常積極的意義。在前面學生信息建立完整的基礎上，根據考試次數按照數據表225個字段建立各個科目的考試次數(如語文1、語文2、語文3……)，將每次考試的數據存入數據庫，方便調用。利用Avg、Sum、Max等內置函數進行平均值、求和、最高分提取，更大的優勢體現在可以點擊字段名直接進行降序或升序排列，避免了Excel的選擇選區的過程；同時具備強大的數據處理能力，既安全又可靠。

3.Access各類報名中的應用 每年度的高考、學業水平考試等報名工作是學校的重重之重，容不得半點馬虎和錯誤。對于每個人來說又極可能出錯，尤其對于處理大量數據的教務人員來說更是難以避免。Access數據表能將此類錯誤降至最低。近幾年由于高考壓力增大，各地的移民考生愈加增多。對于國家的政策計劃等的審核力度和難度也在加大。異地審核、加分審核、精準扶貧等都需要班主任或教務人員準確審核。在這個過程中可以將報名數據導入到Access中，利用Mid函數配合Where條件提取身份證號的籍貫信息進行對比，將不符合條件的學生提出。當然Excel也能夠用此函數將籍貫提取，但不足之處在于對數據還要進行一次篩選操作，耽誤時間的同時準確性也下降了。當然這只是其中的一例，諸如此類可以操作的問題很多，而且很有效。

總之，Access數據庫具有簡單易用、實用性強和方便維護等優勢，對一名非專業數據庫的管理人員來說，通過導入數據、建立查詢、生成報表等功能即可滿足日常工作的需要，因此用戶不需要掌握太多的編程知識，極大地降低了入門門檻同時提高了工作效率。通過查詢建立各種常用的報表，確保數據的準確和統計口徑的靈活；使用窗體控件，可以將現成的數據批量輸出。學校工作的核心問題需要“連續、完整、準確、及時、高效”的完成，同時為規范學校管理、優化教師隊伍提供契機，有助于完善大數據時代下數據“采集—修改—上報—調用”的整體思路。熟練掌握Access基本操作對于學生學籍管理、成績管理、信息審核等具有事半功倍的效果，讓 Access數據庫軟件在新形勢下的學校得到充分開發和利用。

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[3]ACCESS數據庫應用基礎教程[M].北京:北京郵電出版社,2007.

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甘肅定西福臺高級中學 743000)