論如何加強會計電算化

楊敏　吉林省九臺區職教中心

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論如何加強會計電算化

楊敏吉林省九臺區職教中心

摘要：本文主要分析了會計電算化條件下內部控制的特點、影響，提出了會計電算化條件下企業內部控制的強化措施。

關鍵詞：加強會計電算化內部控制

會計電算化是指將電子計算機技術應用到會計工作中的現代化企業財務管理模式，它能夠利用電子計算機來代替人工記賬，使用的是會計語言，需要借助相關的財務軟件進行人機對話，電子計算機會對會計給出的相關數據進行處理并打印輸出會計賬簿和報表。早在1954年美國通用電器就首次利用計算機來計算職工的薪金，開創了使用計算機處理會計數據的先河。企業采用會計電算化會涉及到會計電算化的管理、電算化人員的培訓、會計電算化相關制度的制定、計算機審計等內容。

內部控制是指企業為了實現既定的管理目標，提高會計信息的準確性和可靠性，保障企業財產的安全和完整，提高組織的管理效率，實現企業戰略化的目標，確保經濟效益，對企業內部各種經濟業務活動進行約束和協調控制。內部控制一般是由企業董事會、證監會。經理層和全體員工共同實施的，主要包含內部管理控制和內部會計控制兩大方面。

一、會計電算化內部控制的特點

會計電算化內部控制的目標同手工會計核算系統的目標一樣，即保證企業資產的安全、完整，提高企業的經營管理水平，使得會計信息質量得到提高。但是，會計電算化的內部控制有著自己的特點和要求。

1.數字化的原始憑證

傳統的手工會計核算，要對會計憑證進行更改，工程量巨大，且會在紙質存儲戒指上留下印記，因而不容易偽造。但是，會計電算化條件下的會計核算系統，一旦更改原始憑證，系統會自動生成記賬憑證，并進一步加工處理生成會計報表等。因此，要想對原始憑證進行更改，只要將錄入的原始憑證修改即可，且不會在磁質存儲介質上留下印記，這對偽造和篡改原始憑證提供了方便。

2.會計業務牽制性較差

傳統的手工會計核算方式使得企業根據核算需要，設置了不同的職能中心和職能崗位，形成了一張無形的內部牽制網。管理嚴格和責任分明的會計核算機制使得各部門各司其職，很少出現錯漏現象。況且一旦出現問題，通過核查即可將責任者落實清楚，追求其責任。然而，高效一體的會計電算化核算機制減少了工作人員，也相對簡化了部門設置，由于各種核算手續都由計算機統一執行，因而不能形成企業內部的牽制網，為內部控制隱患埋下了伏筆。

3.軟件使用風險性高。會計電算化中的軟件使用應該具有一套完整的授權、審批和身份識別、權限控制等功能，以便充分保護會計系統的安全性。但是，很多企業在實施會計電算化時，沒有將軟件的保護功能運用起來，甚至出現系統密碼人人知道的現象，使得軟件使用和操作的風險性增高。一旦此企業的會計網絡公開，任何知道密碼的人都可以瀏覽會計信息、控制信息系統、甚至修改數據庫和破壞賬務信息，讓信息系統瀕臨崩潰狀態。

二、會計電算化對內部控制的影響

會計電算化改變了內部控制的形式，人工控制和程序控制相配套，依賴應用程序實現內部控制功能的特點使得內部控制存在隱患。一旦程序發生差錯，或無法發揮作用，系統的失效控制長期不被工作人員發現，因而系統在會計核算等運行方面的錯誤率和違規現象發生幾率增大。

會計電算化的存儲介質由紙質轉變為磁盤或光盤，電子化存儲介質的出現，使得非法修改不留印記，且偽造容易，讓人很難區分業務記錄的真實情況。此外，磁盤或光盤一旦損壞或丟失，也給會計核算帶來了不小的影響。因此，磁盤或光盤的保護和保管是電子會計核算的重要問題。

會計電算化簡化了審查、復核環節，直接由計算機包辦完成的會計核算方式使得會計系統的交易授權方式發生了變化，經過相應權限人員的簽章形成的審核復查機制變成了電算化信息系統的直接處理和生成。

三、會計電算化條件下內部控制的強化措施

會計電算化為企業的會計核算提供了方便，也為企業的內部控制帶來了很多問題。發揮會計電算化提高企業生產效率的作用，改進和加強企業內部控制，是維持企業正常生產和實現經營目標的重要保證。

1.控制會計人員素質。電算化條件下，企業的組織和部門設置發生了巨大的變化，人員要求也相應發生了改變。電算化條件下的會計人員，除了應該掌握財務知識外，還應該具備過硬的計算機應用知識和技能，更要有熟悉企業的財務核算、管理運作模式、管理運作過程等方面的知識。在信息技術飛速發展的今天，計算機知識更新速度也越來越快，財務法規、制度和政策等也不斷推陳出新。因此，企業要注重會計人員素質培養，建立健全財會人員的培訓機構和模式，提高財會人員的專業素質。

2.加強系統的維護和管理。會計電算化條件下，加強會計系統的維護和管理，可以保證系統的正常運行和數據信息的正常使用，減少了系統損壞而產生的數據損失。會計電算化系統的維護工作主要有系統的軟件、硬件安裝、修正、升級、備份等，防止系統突發狀況發生和系統癱瘓現象發生。

3.加強系統安全控制。為了保證會計系統的運行安全和數據安全，企業要加強系統安全控制。企業可以從以下幾個方面出發：第一，企業可以建立系統的操作制度，禁止非電腦操作人員操作企業電腦；第二，限制操作權限，保證操作安全和數據安全；第三，利用操作人員身份的密碼控制系統安全；第四，將數據存儲和處理加工相分離，及時進行數據備份；第五，設置操作和使用人員檔案記錄，防止不安全人員出現。此外，企業要盡量減少外部環境對計算機系統帶來的傷害，保證機器正常運行。

四、結束語

會計電算化提高了會計的信息質量和會計數據領域，推動了會計管理和會計技術的進一步完善，促進了會計理論和會計實務的根本變革，是新型的企業財務管理方式。然而，加強企業會計電算化的內部控制，是發揮會計電算化作用的有效途徑。

參考文獻：

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[3]鐘宏.論電算化會計系統的內部控制[J].山東行政學院.山東省經濟管理干部學院學報，2009，（05）