計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題及解決策略探析

董吉清

摘 要：在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)帶動(dòng)科學(xué)進(jìn)步的背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨之快速發(fā)展。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛運(yùn)用，給人們生活工作帶來(lái)便捷。計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)是一個(gè)綜合管理系統(tǒng)，它將不同學(xué)科的知識(shí)進(jìn)行整合，同樣也可以建立為日常辦公提供服務(wù)和支持的體系。計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)在實(shí)際工作中也暴露了一些問(wèn)題，根據(jù)這些問(wèn)題認(rèn)真梳理，找到原因并提出解決措施，進(jìn)而提升辦公系統(tǒng)的使用效率。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；辦公系統(tǒng)；問(wèn)題；解決策略

1 計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的常見(jiàn)問(wèn)題

1.1 應(yīng)用軟件功能的針對(duì)性較差

目前，大部分高校在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)沒(méi)有結(jié)合單位自身實(shí)際情況，只是盲目跟風(fēng)的使用辦公系統(tǒng)，有時(shí)為了迎合計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)甚至人為的更改自己的工作模式，這在一定程度上降低了高校職工對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)想滿意程度，也增加了計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)大范圍推廣和運(yùn)用的難度。我國(guó)在自主開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)軟件方面的能力不是太強(qiáng)，因此開(kāi)發(fā)出來(lái)的辦公系統(tǒng)軟件針對(duì)性不強(qiáng)，這也是辦公自動(dòng)化軟件不能讓職工較為滿意的原因。因此，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)軟件時(shí)，要增強(qiáng)應(yīng)用軟件的針對(duì)性。

1.2 系統(tǒng)的信息安全問(wèn)題

一般來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)在高校內(nèi)部進(jìn)行交流的同時(shí)也會(huì)與外部進(jìn)行信息交流。在網(wǎng)絡(luò)連接后，可能破壞計(jì)算機(jī)辦公局域系統(tǒng)，破壞有多種形式，例如偽造內(nèi)網(wǎng)物理地址，竊取內(nèi)部?jī)?chǔ)存信息等。所以計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)能夠讓高校職工的辦公效率得到提升，同時(shí)也必須承擔(dān)跟隨計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)一同而來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)[1]。大部分公司對(duì)內(nèi)部的數(shù)據(jù)和信息是有保密要求的，他們會(huì)對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，這就要求計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)有很高的安全性。

1.3 辦公人員的計(jì)算機(jī)水平急需提高

計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)被大范圍的推廣和運(yùn)用，這就要求高校職工要有較高的計(jì)算機(jī)操作水平。尤其是人力資源管理者的業(yè)務(wù)能力對(duì)知識(shí)程度與業(yè)務(wù)素質(zhì)都有一些要求，因此他們的計(jì)算機(jī)水平也應(yīng)該保持在一個(gè)高的標(biāo)準(zhǔn)。高校職工在迎合辦公系統(tǒng)的同時(shí)也要積極更新自身知識(shí)，否則難以適應(yīng)高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。

2 計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)存在問(wèn)題的解決策略

2.1 開(kāi)發(fā)出完善的計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

檔案管理、公文管理、郵件服務(wù)等日常活動(dòng)安排的多個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成了一個(gè)完整的計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)，但實(shí)際操作中，很多公司的管理層以實(shí)用為目的，倉(cāng)促的開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)軟件，導(dǎo)致新系統(tǒng)有較多缺陷。因此，公司的管理層應(yīng)該主動(dòng)完善計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)，將每一個(gè)功能區(qū)域進(jìn)行均衡發(fā)展，保證系統(tǒng)功能的完整性和較強(qiáng)的適應(yīng)性。

2.2 健全信息安全的制度和體系

使用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的高校職工要對(duì)重要的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，針對(duì)在正常工作時(shí)間外產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)也要備份處理。還要持續(xù)完善辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的保護(hù)與預(yù)寫功能，避免系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，不能及時(shí)找到故障源頭并及時(shí)處理和解決。加強(qiáng)對(duì)辦公系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)中的防火墻和殺毒軟件程序，同時(shí)下載和安裝程序補(bǔ)丁，保證數(shù)據(jù)的使用和存儲(chǔ)不會(huì)被更改和竊取，除此之外，信息的接收方和信息的發(fā)送方應(yīng)該一致，可以加入一個(gè)安全系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)層中對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密，進(jìn)而完成這過(guò)程。

2.3 重視計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人才培養(yǎng)工作

計(jì)算機(jī)服務(wù)人員具備較強(qiáng)的專業(yè)性是公司辦公系統(tǒng)正常運(yùn)行和使用的前提，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)與電子文件的整理，網(wǎng)絡(luò)程序的運(yùn)用都是息息相關(guān)的，要保證這些工作正常運(yùn)行，必須要提高計(jì)算機(jī)服務(wù)人員的專業(yè)性。針對(duì)已經(jīng)應(yīng)用了辦公系統(tǒng)的公司，要積極組織辦公人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，辦公系統(tǒng)的建成并不是簡(jiǎn)單的依靠計(jì)算機(jī)服務(wù)人員，個(gè)人能力再?gòu)?qiáng)也不能做到面面俱到，保證辦公系統(tǒng)的全面推行[2]。因此每一個(gè)辦公系統(tǒng)的使用者都要熟練掌握辦公系統(tǒng)的基本知識(shí)和一些操作技巧，高校可以通過(guò)進(jìn)行培訓(xùn)來(lái)加深操作人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，也間接的提高操作人員的計(jì)算機(jī)水平。

2.4 制定系統(tǒng)安全制度的解決對(duì)策

保證辦公系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行，我們需要做好系統(tǒng)的功能安全工作，這方面的工作是保證操作界面功能區(qū)域的安全使用，如用戶身份的認(rèn)證。我們要采取信息加密或者數(shù)字簽名的方式提高數(shù)據(jù)和使用權(quán)限的安全性，避免有人惡意越權(quán)使用或者訪問(wèn)系統(tǒng)是現(xiàn)象發(fā)生。其次還要做好數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理工作，保證辦公系統(tǒng)的信息安全有效管理，我們要建立完整的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，可以分布備份重要信息和數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)安全得到充分保證。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)涉及的知識(shí)較為全面，本文針對(duì)目前存在的問(wèn)題，提出一些較為中肯的建議，但是由于筆者理論知識(shí)水平有限，針對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的討論提出的觀點(diǎn)和看法還不夠全面，請(qǐng)各位專家學(xué)者提出寶貴意見(jiàn)，以便筆者進(jìn)行進(jìn)一步的思考和研究。

參考文獻(xiàn)

[1]王煜.計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題和解決對(duì)策[J].中國(guó)科技信息，2014，（08）：128-129.

[2]潘樹(shù)軍.基于計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用研究[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2013，（02）：169-170.