大數據時代下的企業數字檔案管理工作探究

田金艷

摘 要：大數據時代下信息資源異常豐富，如何能夠從海量信息資源中快速準確的找到有價值的信息，是企業需要面對以及解決的問題。檔案管理工作是企業管理中比較重要的一項工作，大數據時代，既為這項工作帶來了挑戰，也為這項工作提供了機遇。如何能夠戰勝挑戰，抓住機遇，是企業做好數字檔案管理工作需要解決的關鍵性問題之一。本文主要通過對大數據時代下的企業數字檔案管理工作遇到的困境分析，探討了具體的管理措施，僅供參考借鑒。

關鍵詞：大數據；企業；數字檔案；管理

大型企業與中小企業相比，檔案管理工作更為復雜，因此在大數據時代，大型企業對數字檔案管理工作提出了更高的要求。大數據雖然具有數據體量大、類型多、速度快等特點，但是如不加以合理利用，對檔案管理工作未必能夠起到積極作用。所以在大數據時代下，要想做好檔案管理工作還需要我們進一步的研究改進數字檔案管理模式。

1 大數據時代下企業數字檔案管理工作面臨的困境

1.1 管理工作理論上的困境

大數據時代，檔案管理工作由紙質檔案管理逐漸的轉變為數字化檔案管理，這使得傳統的檔案來源原則、生命周期理論以及其他方面的基礎性理論都發生了變化。現如今，很多學者都對檔案的新來源觀、宏觀鑒定理論加以研究，但是在大數據時代下，這些新理論同樣受到挑戰，使得企業數字檔案管理缺乏理論依據，不利于工作的有效開展。大型企業檔案管理工作本身就具有一定的難度，如果沒有一個理論支撐，數字化檔案管理工作很容易出現錯誤，影響工作進展。

1.2 信息資源管理方面的困境

檔案資源由最開始的紙質資源，到信息化的檔案資源，再到現今的大數據時代下的檔案資源。這一過程檔案信息資源增長速度非常快。即便信息化手段已經比較先進，但是依然無法達到大數據時代下的檔案信息資源管理需求。大數據時代，檔案信息呈現出泛濫的趨勢，因此在信息資源隨處可見的今天，必須要保證檔案數據信息資源一直都具有可讀性，而且始終保持安全可靠的狀態，同時能夠在海量數據中找到符合要求的信息資源，為企業發展提供服務，具有一定的難度。大型企業的工作人員通常都比較多，規模相對也比較大，因此各類檔案信息資源也會比較多，而大數據時代的到來，使檔案信息數據數量進一步增加，因此從眾多的信息中找到有價值的信息，為大型企業占領別國市場提供幫助，非常關鍵。

1.3 業務環節方面的困境

檔案業務環節主要表現在三個方面，分別為收集、管理與利用。早期企業檔案管理收集，主要是指向各部門移交，而管理則是指人工管理，人工進行查詢；利用主要是指提供查閱服務，但這種服務通常是被動服務。信息化時代的到來，檔案收集通常是通過部門移交與系統推送有機結合，管理則是借助計算機，不再是手工勞動；利用則是通過信息技術對檔案信息資源進行加工、轉換，而后進行二次開發。大數據時代下收集工作主要是指數據實時以及自動歸集；管理則是通過云計算平臺對檔案信息資源進行儲存、計算以及深度分析；利用主要是指對檔案資源進行分析、發現，并且作出相應的預測，以便能夠為企業發展提供服務。大型企業現有的檔案管理水平，可能并不足以應對業務環節的改變。

2 大數據時代下的企業數字檔案管理工作方法

大數據時代下大型企業檔案管理要更多的突出智慧化，借助新興技術，最大程度的提升檔案信息價值，以便能夠為企業員工以及企業自身發展提供幫助。大型企業應該大膽采用大數據技術，運用先進的管理方法，同時對原有的管理模式進行改革，以此保證檔案管理工作的有序進行。

2.1 借鑒數字檔案館模式，構建檔案大數據

其一，要嚴格按照“存量數字化”原則，積極推動傳統載體檔案數字化。當前，絕大多數的檔案還處于傳統載體狀態，其數量巨大，將其數字化是一項非常艱巨的任務。這就要企業檔案管理者充分認識到這一工作的重要性，要注重整體規劃，循序漸進地推動傳統載體檔案數字化。其二，要嚴格按照“增量電子化”的原則，全面開展原生電子文件的歸檔與接收工作。目前，在很多企業與政府單位辦公中，自動化的普及程度正在逐步提升，新增檔案大多有數字副本，面對這一現狀，須要從源頭上抓起，將新形成的電子文檔及時歸檔，并將其及時地接收進檔案館。

2.2 以企業需求為準則利用新興技術擴展檔案服務

要嚴格按照“企業需求”的準則，積極運用新興技術，拓展檔案服務。每個部門每天都在產生大量的數據，這些數據各不相同，這就需要檔案管理人員與技術人員，善于運用新興技術，對這些海量數據進行深入分析，快速而準確地確定那些最能夠反映該部門專業的業務資源及企業需求的信息資源。要積極改變傳統的“收、藏、借用”的一般性服務，而是對檔案數據進行深入挖掘、編輯及研究，開展豐富的、高質量的服務活動，進而滿足社會日新月異的需求。

2.3 借助云計算技術評估檔案基礎設施

其一，大數據規模急劇增長，現有的共享磁盤難以適應其海量數據的存儲。其二，海量的大數據結構非常復雜，現行的以結構化數據為主的存儲方案難以兼容無模式的非結構化數據。云計算作為大數據時代非常重要的技術，能夠有效解決這類問題。而由于不同檔案業務之間的硬件需求是不平衡的，這就使得存儲器與服務器常常會出現空閑時段，而將云計算融入其中，對整個檔案行業的服務器及存儲器進行整合，為企業提供基礎設施服務，能夠有效地節約重復性的設施建設成本。

2.4 提高大數據技術在檔案智能檢索的運用效率

不同的檔案數據具有不同的價值，而在海量的檔案數字資源中獲取有用的信息對于員工而言是非常具有難度的，因此，如何從這些海量資源中提煉并挖掘有價值的檔案信息，并且將其以人們很容易接受的方式來傳遞給員工，是具有非常重要的現實意義。將大數據技術應用在檔案智能檢索中，能夠有效提升傳統檔案利用服務的流程，讓員工能夠更加便捷、快速地查詢檔案資源，對于提升企業檔案服務能力也具有很大的積極作用。

3 結語

綜上所述，可知大數據時代的到來，對大型企業的檔案管理工作而言，既是挑戰，也是機遇，但是更多的應該是機遇。由于大型企業檔案信息資源繁多，大數據有關技術的應用，能夠加快檔案信息資源的收集、管理，同時提升價值，因此在大數據時代背景下，大型企業應該抓住機遇，運用先進技術來開展檔案管理工作。

參考文獻

[1]朱彥玲.大數據時代企業電子文件收集歸檔攻略——檔案管理部門與電子文件產生部門的合作機制[A].新形勢下檔案資源管理服務[C].2014

[2]梁啟敏，劉暉，劉怡君.檔案管理遭遇云計算和大數據[A].廣西計算機學會2013年學術年會論文集[C].2013

[3]甘玉華.大數據時代的企業檔案工作[A].軟科學論壇——公共管理體制改革與發展研討會論文集[C].2014

[4]于曉萍.大數據時代下檔案管理的應對策略研究[A].創新：檔案與文化強國建設——2014年全國檔案工作者年會優秀論文集[C].2014