論述文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新

馬春慧

摘 要：隨著文件的發(fā)展，檔案也隨之出現(xiàn)，對檔案進行嚴格的保管始終是檔案管理人員的重要任務之一。在檔案管理的工作中，需要具有真實性的特點。在各項活動中，也要始終將檔案管理作為基本的工作任務來抓，本文重點探討了如何對檔案進行有序的整理以及對具體保管方法的創(chuàng)新，在企業(yè)中對檔案進行合理的保管是十分重要的一項工作，因此希望通過本文的論述，能夠為相關企事業(yè)單位的檔案管理工作提供一定的參考，真正的實現(xiàn)檔案有序化管理。

關鍵詞：文書檔案；整理；保管方法

文書檔案是新時期發(fā)展過程中企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容之一，通過對文書的保管，可以為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新提供理論依據(jù)。因此企業(yè)有必要加強對文書檔案的管理，以促進企業(yè)朝著更高的水平發(fā)展。要想做好文書檔案的管理工作，保管方法是十分重要的，隨著時代的發(fā)展，文書檔案的管理手段也應該進行創(chuàng)新，這樣才能做到與時俱進，確保文書檔案得到有效的保管。本文通過對保管手段的論述，希望在今后的文書檔案管理工作中可以進一步提升工作效率，實現(xiàn)創(chuàng)新的發(fā)展。

1 文書檔案在管理中的范圍與期限

在對文書檔案進行管理的過程中，不同的企事業(yè)單位對于保管的范圍以及保管期限是不盡相同的，因此在保管時要事先明確企業(yè)的要求，再制定出合理的文書檔案保管計劃。在文書檔案管理的過程中，也不難發(fā)現(xiàn)其中是有規(guī)律可循的，在規(guī)律的背后實際上也存在一定的聯(lián)系，在對上級文件進行歸檔處理的過程中，可以將文件分為兩部分，一部分文件是關于本單位的人事、經(jīng)費、物資等相關內(nèi)容的分配，將這些文件進行批復以及通報，然后再分為永久保存與長期保存兩類，作為今后企業(yè)的參考依據(jù)。另外一部分文件是由國家以及省市的相關部門所發(fā)布的有關法律法規(guī)等相關政策，這一文件的落實主要是企業(yè)在今后發(fā)展中需要遵循的依據(jù)，需要進行短期的存放。

在文書檔案管理的過程中，正式發(fā)布的文件以及工作中的匯報總結(jié)等內(nèi)容都需要進行整理與保管。如果這些文件具有一定的重要性，那么就需要進行永久性的保管。而相對與一般性的文書檔案，則需要進行長期保管，如果是在短期內(nèi)需要應用的文件，只做短期保管即可。各單位之間應該做好相互之間溝通與聯(lián)系，對于參閱性的文件不需要保存，對于重要的合同以及協(xié)議等則需要予以嚴格的保留。對于下屬單位而言，也需要按照長期保管與短期保管對文書檔案進行劃分，按照文書類型的不同，可以分為以下四類歸檔內(nèi)容，分別是黨群工作、經(jīng)營管理、行政管理以及生產(chǎn)技術(shù)管理。

2 整理文書檔案的具體方法

要想對文書檔案進行有序的整理，筆者主要分為三個部分展開了論述。

（一）首先是文書立卷的責任部門。在這一部門中，主要的工作內(nèi)容是進行文書收集，將文字檔案收集起來，然后進行立卷以及歸檔。在長期的文書檔案管理工作中，都是通過這一形式對文書檔案進行整理的。文書檔案對于企事業(yè)單位而言具有重要的意義，因此應該建立起相應的管理部門，專門對這一工作進行管理。在規(guī)模較小的企業(yè)中沒有這樣的能力建立起完善的檔案管理部門，所以有些工作人員身兼數(shù)職，一定程度上影響了檔案管理的有效性，因此才會造成在管理過程中存在較大的隱患，在內(nèi)部聯(lián)系上缺少清晰性，并且管理的質(zhì)量不高。因此進一步強調(diào)立卷制度的建立相當必要，這是文書檔案管理工作的重要任務。

（二）其次是要重視起文書立卷工作的主要手段。在管理的工作中，方式手段是十分必要的，只有正確掌握了管理的方式手段，才能完成文書檔案管理的工作任務，這就要求充分挖掘文書檔案管理中的內(nèi)在聯(lián)系，找到規(guī)律性，筆者提出了“四分四注意”的方法。一分年度，要注意的問題是將文件按照年度的時間段進行劃分，并且按照年度立卷，對于特殊的文件如計劃、報表等，都是按照分年度的方式立卷的。二分級別，需要注意上下級的問題，為了保證文件的關聯(lián)性，所以將上級文件一并進行管理，下級文件以及本級文件同樣是按照這種方式予以管理。如果遇到轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，則將其放置在上級文件中管理。三分類別，要注意將問題按照專門性進行分類。在每一大類中又分為幾個不同的小類，實現(xiàn)由上到下的有序管理。四分保管期限，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長期、短期保存的文件應分別組卷，但為了保持文件間的有機聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

（三）文書立卷的操作程序主要有以下幾點。

1、初步立卷：根據(jù)每年形成的材料數(shù)量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

2、擬寫案卷題名。案卷題名應當準確概括本卷文件的制發(fā)機關、內(nèi)容、文種，文字應力求簡練、明確，一般案卷題名應具備作者、內(nèi)容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標出地區(qū)，涉及特定時間的要標出時間。

3、卷內(nèi)文件排列與編號

a卷內(nèi)文件排列

密不可分的文件應當依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報應根據(jù)內(nèi)容和文件一起依次序排列；案件材料結(jié)論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。一般文件可按問題或時間順序排列。

b裝訂的案卷要編頁號，

卷內(nèi)文件凡有文字、圖象等頁面都應每頁編寫一個號，空白頁不編號。編寫應該用阿拉伯數(shù)字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內(nèi)寫檔號、件號。

3 文書檔案的保管措施

計算機輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要是使用的是比較抽象的方法，可以在月末或者年底進行分批的處理，也可以及時的對特定的單獨文件進行處理。

1.編制歸檔文件責任者、內(nèi)容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質(zhì)，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質(zhì)進行合理的歸檔。

2.根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責任者、內(nèi)容、文種；模版二：內(nèi)容、文種。這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。

3.編制計算機的歸檔程序。對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責任者、內(nèi)容進行一次性的抽取，并給予相應的分數(shù)。它們共同組成了編制工作的核心

4.每一份文檔形成電子文件后，需要在設計好的程序中運行，通過對運行后的總分數(shù)確認可以實現(xiàn)初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

4 結(jié)語

文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責所在，確定文書檔案的管理范圍。本文通過對文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細闡述，提出了對檔案創(chuàng)新保管方法。做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結(jié)合，運用計算機輔助文檔的管理，達到管理的合理性和科學性，為社會各個領域的發(fā)展提供完整的參考資料。

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