新時期檔案管理工作的基本特點

楊海生

摘 要：任何工作活動都有其與眾不同的特點，檔案管理工作也不例外。從理論上認識清楚這些特點，對于做好檔案管理工作具有重要的意義。檔案管理工作值得一提的基本特點主要有以下幾個。

關鍵詞：檔案管理；基本特點；分析

1 深刻性寓于平淡性之中

這是檔案管理工作的一個極為明顯而重要的特點，檔案與檔案管理工作的社會意義是“維系之道”。但這一深刻的社會意義在檔案及檔案管理工作的表面卻看不出來。檔案及檔案管理工作的外表極為平淡、甚至是枯操乏味的，毫無深刻與驚人之處可言。對這樣的人，知其思想、智慧與才能者會對其欽佩贊賞甚至尊祟備至，而不知其思想、智慧與才能者只會對其當平常人看待甚至還會對其不屑一顧，檔案及檔案管理工作的這—特點在社會上也導致了這樣一種局面：有文化、有頭腦且知其深刻之處者將其看得很重，而文化不高、頭腦簡單且看不出其深刻之處者則將其看得很輕，甚至會認為其毫無用處。

2 重要性與枯燥性并重

這一特點可看作是上一特點在檔案管理工作現實層面上的具體體現。檔案管理工作的作用、意義、價值等確是很重要的，但具體的管理工作活動，尤其是一些日常業務工作又確是很單調、很平淡、很枯燥乏味的。這一特點對檔案管理工作的直接影響無疑是消極的。重要性要求人們在工作中要認真、負責地重視與對待工作，要求人們一絲不苛地做好每一件具體工作；而枯燥性又易使人產生厭倦、厭煩心理。這對工作顯然是不利的。這也是檔案工作部門為什么總是要求其工作人員要有責任感、責任心.要有認真負責、甘于“坐冷板凳”、不計名利得失、踏實、肯干、成熟、穩重的精神與素質的原因所在。但從另一方面講，針對這一客觀特點，檔案管理部門的領導者應在領導方法、工作安排、文化環境建設等方面盡量去緩解這一矛盾。而不能單純從重要性角度出發，無視枯燥性，去一味地強調奉獻與犧牲精神，或單純靠紀律懲處手段去處理因厭倦、厭煩心理而導致的工作失誤和差錯，從而激化這一矛盾。總之，這一特點對檔案部門領導者的用人之道以及領導管理藝術提出了一個挑戰，對領導者的總體領導能力及水平是一個考驗。

3 連續性與系統性

連續性與系統性可以說是任何一項規模較大的工作活動的共同特點。但檔案管理工作的連續性與系統性則表現得更為突出相明顯，且有自己的持色。首先，檔案管理工作本身的各項具體內容及工作活動、環節相互之間具有極強的連續性，幾乎形成了一個環環相扣、步步相連的總體過程或曰內部工作系統。這一過程或系統的每一環節（內容）都對其他環節（內容）以至整個工作系統具有直接、間接的影響。大有“牽一發而動全身”之感；其次，檔案管理工作與外界即非檔案工作領域又具有極密切的聯系和極強的連續性，其自身的許多工作內容乃至工作對象、工作基礎實際上是檔案工作領域直接提供的。這集中地體現在與文書工作的關系上。“文書是檔案的“前身”、“檔案是文書的歸宿”、“文書工作是檔案工作的基礎”等形象生動的說法，均是在強調檔案與文書、檔案工作與文書工作的密切關系。從某種意義上說，沒有良好的文書與文書工作基礎，檔案與檔案工作也就不可能有真正好的狀態和水平。這也是許多單位對文書、檔案工作一起抓，進行統一部署、整體規劃管理的原因所在。以至于許多國家行政管理機關的設置也是將文書工作和檔案工作統一在一個機關職責范圍之內，以便于進行整體協調；這一特點要求檔案工作者必須有整體現念和系統思想，必須在整體聯系和系統優化的大前提下，認真部署、對待每一項具體的工作。例如在工作中如果編錯了一個案卷的檔號，往往會導致后面案卷擋號上的一系列錯誤，在糾正時就要引起案卷目錄及其他檢索工具、綿微品（如果已縮微了的話）乃至電腦數據庫中對此案卷檔號及一系列案卷檔號的相應改動。

4 工作量大，工作周期長

這一特點與上一特點有關，是指檔案管理工作中的服務措施，由于檔案數量眾多、系統性強，往往在工作量和工作周期上表現出一種令人望而生畏的狀態。例如編制一種檢索工具往往就需要大量的檔案甚至全部館藏，如果某一檔案館已編定的全宗號不統一、各自為政、有重號，因不適應電子計算機自動化檢索的需要而決定重新編，那就是一項工作量大得驚人的工作，就要對所有案卷、檢索工具及裝具標識牌上的全宗號進行逐一改動；許多檔案館都計算過著錄標引——即電子計算機檢索的前處理或曰數據準備工作的工作量，規模大一些的檔案館往往要幾十年或上百年的時間才能完成。這一特點告誡檔案工作者，尤其是有業務決策權的領導，對任何一項業務決策都要慎重，不僅要考慮其整體意義或系統優化意義上的必要性，還要實事求是地計算一下工作量和工作日期，然后再拍板定案。不能因一個草率的甚至是錯誤的業務決策，而浪費大量的人力物力和時間，將檔案工作者寶貴的精力和年華空耗在毫無意義或價值很小的無效勞動之中。

5 成就與效益的隱蔽性與間接性

這一特點與檔案管理工作的基本性質有密切關系，或者說是檔案管理工作所扮演的社會角色的必然屬性和特殊要求。成就與效益是任何一項工作活動，尤其是從事工作活動的主體——人的精神追求和工作宗旨。任何人也不愿意看到自己的工作無成就、無效益。從人的心理角度講，它是做好工作的內在精神動力。有成就、有效益的工作會使人精神振奮、積極進取，更好地進行工作并從工作中獲得一種精神滿足和心理平衡。檔案工作及檔案工作者也不例外，但檔案管理工作特定的工作性質和社會角色卻使其工作成就和工作效益往往難以在社會生活中直接顯現出來，而常常是以一種深沉的隱蔽狀態潛伏在色彩斑斕、熱鬧非凡的社會現實之中，或者以三種間接、曲折的形式折射式地表現出來。但檔案工作的成就和效益也是通過那個具體問題的解決、那項重大社會效益或經濟效益才能得以顯現（還是間接的）。所以檔案工作者往往被人們稱為“無名英雄”或“幕后的英雄”。這一方面要求檔案工作者要面對這一現實，樹立一種不急功近利、不圖虛榮、甘當無名英維的精神境界。另一方面它也確實培養鍛造了檔案工作者穩健、深沉、扎實、含蓄、不顯山不露水、不為功名利祿所感的高尚品格。

參考文獻

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