新時(shí)期檔案管理工作的基本特點(diǎn)

楊海生

摘 要：任何工作活動(dòng)都有其與眾不同的特點(diǎn)，檔案管理工作也不例外。從理論上認(rèn)識(shí)清楚這些特點(diǎn)，對(duì)于做好檔案管理工作具有重要的意義。檔案管理工作值得一提的基本特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基本特點(diǎn)；分析

1 深刻性寓于平淡性之中

這是檔案管理工作的一個(gè)極為明顯而重要的特點(diǎn)，檔案與檔案管理工作的社會(huì)意義是“維系之道”。但這一深刻的社會(huì)意義在檔案及檔案管理工作的表面卻看不出來。檔案及檔案管理工作的外表極為平淡、甚至是枯操乏味的，毫無深刻與驚人之處可言。對(duì)這樣的人，知其思想、智慧與才能者會(huì)對(duì)其欽佩贊賞甚至尊祟備至，而不知其思想、智慧與才能者只會(huì)對(duì)其當(dāng)平常人看待甚至還會(huì)對(duì)其不屑一顧，檔案及檔案管理工作的這—特點(diǎn)在社會(huì)上也導(dǎo)致了這樣一種局面：有文化、有頭腦且知其深刻之處者將其看得很重，而文化不高、頭腦簡(jiǎn)單且看不出其深刻之處者則將其看得很輕，甚至?xí)J(rèn)為其毫無用處。

2 重要性與枯燥性并重

這一特點(diǎn)可看作是上一特點(diǎn)在檔案管理工作現(xiàn)實(shí)層面上的具體體現(xiàn)。檔案管理工作的作用、意義、價(jià)值等確是很重要的，但具體的管理工作活動(dòng)，尤其是一些日常業(yè)務(wù)工作又確是很單調(diào)、很平淡、很枯燥乏味的。這一特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作的直接影響無疑是消極的。重要性要求人們?cè)诠ぷ髦幸J(rèn)真、負(fù)責(zé)地重視與對(duì)待工作，要求人們一絲不苛地做好每一件具體工作；而枯燥性又易使人產(chǎn)生厭倦、厭煩心理。這對(duì)工作顯然是不利的。這也是檔案工作部門為什么總是要求其工作人員要有責(zé)任感、責(zé)任心.要有認(rèn)真負(fù)責(zé)、甘于“坐冷板凳”、不計(jì)名利得失、踏實(shí)、肯干、成熟、穩(wěn)重的精神與素質(zhì)的原因所在。但從另一方面講，針對(duì)這一客觀特點(diǎn)，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)方法、工作安排、文化環(huán)境建設(shè)等方面盡量去緩解這一矛盾。而不能單純從重要性角度出發(fā)，無視枯燥性，去一味地強(qiáng)調(diào)奉獻(xiàn)與犧牲精神，或單純靠紀(jì)律懲處手段去處理因厭倦、厭煩心理而導(dǎo)致的工作失誤和差錯(cuò)，從而激化這一矛盾。總之，這一特點(diǎn)對(duì)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者的用人之道以及領(lǐng)導(dǎo)管理藝術(shù)提出了一個(gè)挑戰(zhàn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的總體領(lǐng)導(dǎo)能力及水平是一個(gè)考驗(yàn)。

3 連續(xù)性與系統(tǒng)性

連續(xù)性與系統(tǒng)性可以說是任何一項(xiàng)規(guī)模較大的工作活動(dòng)的共同特點(diǎn)。但檔案管理工作的連續(xù)性與系統(tǒng)性則表現(xiàn)得更為突出相明顯，且有自己的持色。首先，檔案管理工作本身的各項(xiàng)具體內(nèi)容及工作活動(dòng)、環(huán)節(jié)相互之間具有極強(qiáng)的連續(xù)性，幾乎形成了一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、步步相連的總體過程或曰內(nèi)部工作系統(tǒng)。這一過程或系統(tǒng)的每一環(huán)節(jié)（內(nèi)容）都對(duì)其他環(huán)節(jié)（內(nèi)容）以至整個(gè)工作系統(tǒng)具有直接、間接的影響。大有“牽一發(fā)而動(dòng)全身”之感；其次，檔案管理工作與外界即非檔案工作領(lǐng)域又具有極密切的聯(lián)系和極強(qiáng)的連續(xù)性，其自身的許多工作內(nèi)容乃至工作對(duì)象、工作基礎(chǔ)實(shí)際上是檔案工作領(lǐng)域直接提供的。這集中地體現(xiàn)在與文書工作的關(guān)系上。“文書是檔案的“前身”、“檔案是文書的歸宿”、“文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)”等形象生動(dòng)的說法，均是在強(qiáng)調(diào)檔案與文書、檔案工作與文書工作的密切關(guān)系。從某種意義上說，沒有良好的文書與文書工作基礎(chǔ)，檔案與檔案工作也就不可能有真正好的狀態(tài)和水平。這也是許多單位對(duì)文書、檔案工作一起抓，進(jìn)行統(tǒng)一部署、整體規(guī)劃管理的原因所在。以至于許多國(guó)家行政管理機(jī)關(guān)的設(shè)置也是將文書工作和檔案工作統(tǒng)一在一個(gè)機(jī)關(guān)職責(zé)范圍之內(nèi)，以便于進(jìn)行整體協(xié)調(diào)；這一特點(diǎn)要求檔案工作者必須有整體現(xiàn)念和系統(tǒng)思想，必須在整體聯(lián)系和系統(tǒng)優(yōu)化的大前提下，認(rèn)真部署、對(duì)待每一項(xiàng)具體的工作。例如在工作中如果編錯(cuò)了一個(gè)案卷的檔號(hào)，往往會(huì)導(dǎo)致后面案卷擋號(hào)上的一系列錯(cuò)誤，在糾正時(shí)就要引起案卷目錄及其他檢索工具、綿微品（如果已縮微了的話）乃至電腦數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)此案卷檔號(hào)及一系列案卷檔號(hào)的相應(yīng)改動(dòng)。

4 工作量大，工作周期長(zhǎng)

這一特點(diǎn)與上一特點(diǎn)有關(guān)，是指檔案管理工作中的服務(wù)措施，由于檔案數(shù)量眾多、系統(tǒng)性強(qiáng)，往往在工作量和工作周期上表現(xiàn)出一種令人望而生畏的狀態(tài)。例如編制一種檢索工具往往就需要大量的檔案甚至全部館藏，如果某一檔案館已編定的全宗號(hào)不統(tǒng)一、各自為政、有重號(hào)，因不適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)化檢索的需要而決定重新編，那就是一項(xiàng)工作量大得驚人的工作，就要對(duì)所有案卷、檢索工具及裝具標(biāo)識(shí)牌上的全宗號(hào)進(jìn)行逐一改動(dòng)；許多檔案館都計(jì)算過著錄標(biāo)引——即電子計(jì)算機(jī)檢索的前處理或曰數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的工作量，規(guī)模大一些的檔案館往往要幾十年或上百年的時(shí)間才能完成。這一特點(diǎn)告誡檔案工作者，尤其是有業(yè)務(wù)決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)決策都要慎重，不僅要考慮其整體意義或系統(tǒng)優(yōu)化意義上的必要性，還要實(shí)事求是地計(jì)算一下工作量和工作日期，然后再拍板定案。不能因一個(gè)草率的甚至是錯(cuò)誤的業(yè)務(wù)決策，而浪費(fèi)大量的人力物力和時(shí)間，將檔案工作者寶貴的精力和年華空耗在毫無意義或價(jià)值很小的無效勞動(dòng)之中。

5 成就與效益的隱蔽性與間接性

這一特點(diǎn)與檔案管理工作的基本性質(zhì)有密切關(guān)系，或者說是檔案管理工作所扮演的社會(huì)角色的必然屬性和特殊要求。成就與效益是任何一項(xiàng)工作活動(dòng)，尤其是從事工作活動(dòng)的主體——人的精神追求和工作宗旨。任何人也不愿意看到自己的工作無成就、無效益。從人的心理角度講，它是做好工作的內(nèi)在精神動(dòng)力。有成就、有效益的工作會(huì)使人精神振奮、積極進(jìn)取，更好地進(jìn)行工作并從工作中獲得一種精神滿足和心理平衡。檔案工作及檔案工作者也不例外，但檔案管理工作特定的工作性質(zhì)和社會(huì)角色卻使其工作成就和工作效益往往難以在社會(huì)生活中直接顯現(xiàn)出來，而常常是以一種深沉的隱蔽狀態(tài)潛伏在色彩斑斕、熱鬧非凡的社會(huì)現(xiàn)實(shí)之中，或者以三種間接、曲折的形式折射式地表現(xiàn)出來。但檔案工作的成就和效益也是通過那個(gè)具體問題的解決、那項(xiàng)重大社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益才能得以顯現(xiàn)（還是間接的）。所以檔案工作者往往被人們稱為“無名英雄”或“幕后的英雄”。這一方面要求檔案工作者要面對(duì)這一現(xiàn)實(shí)，樹立一種不急功近利、不圖虛榮、甘當(dāng)無名英維的精神境界。另一方面它也確實(shí)培養(yǎng)鍛造了檔案工作者穩(wěn)健、深沉、扎實(shí)、含蓄、不顯山不露水、不為功名利祿所感的高尚品格。

參考文獻(xiàn)

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