“軟“硬”兩個方面是檔案鑒定工作的最基本內容

劉春節

摘 要：為盡可能地使鑒定工作少出差錯，鑒定工作實踐逐漸發展形成了“軟”、“硬”兩個方面；所謂“軟”的方面，是指鑒定工作的原理（理論）和原則；所謂“硬”的方面，則是指鑒定工作的法規制度。鑒定工作通過其原理和原則，來盡可能提高鑒定工作人員的思想認識水平，從鑒定主體角度來追求鑒定工作質量，通過鑒定工作法規制度，將具體的鑒定工作活動置于嚴格的硬性制度規范之中，使其盡可能有章可循、整齊劃一，盡可能保證其工作質量。

關鍵詞：檔案鑒定；軟硬；基本內容

1 鑒定工作的“軟件”——鑒定原理與原則

1.鑒定原理

（1）檔案價值由兩大因素構成

構成檔案價值的兩大因素又稱為決定檔案價值的兩大因素、兩大要素。實際上任何“價值”均由這樣兩方面的基本因素構成：一是檔案自身的價值狀態或曰檔案內容信息及形式載體的客觀狀態；塞是社會對檔案的客觀需求。這兩大因素具有相互依存的相對性關系那各自只有在相對于對方而言的情況下才有意義。任何事物的價值均是相對于社會需求而言的，而社會需求都是相對于某種事物的潛在有用性而言才有意義并能得以實現。世界上不存在可自我滿足、自我實現的絕對意義的獨立性價值。檔案的價值也不例外，離開了社會需求，檔案的價值將毫無意義。換句話說‘如果社會生活根本就不需要檔案，那么檔案就會變成沒有任何價值的東西。檔案信息內容及其形式載體本身具有明顯的穩定性、確定性，它一經產生就永遠也不會再改變、再變化，而社會需求則表現出極強的不穩定性、不確定性且總是處于不停頓的發展變化之中。這就使得具體檔案乃至檔案總體的價值問題變得異常的復雜和難以把握。

（2）檔案個體的價值大小與其群體數量及完整程成度反比

檔案有一個基本特點，即具有群體性。個體的檔案文件一般只有放在與其具有緊密聯系的群體中才能成為嚴格意義上的檔案，才能真正體現并實現其價值與作用。具體的鑒定工作雖然大都是針對一份份檔案文件或案卷個體進行的，但鑒定時必須考慮其與其他檔案文件之間的關系并考慮其群體的數量狀況與完整程度。從價值角度看，檔案個體的價值大小具有與其群體數量和完整程度成反比的特點（規律），即某一全宗或某些具有緊密歷史聯系的檔案數量越多、越齊全完整，其每一檔案文件個體的價值就會相對越小，而群體數量越少、越不齊全完整、越殘缺不全，其檔案個體的價值就會相對越大、越重要、越珍貴。這實質上也就是俗語所說的物以稀為貴的基本道理在檔案價值問題上的體現。這就要求鑒定工作不能僅僅盯住檔案文件個體，而且要同時考慮到其群體數量及完整程度。

（3）檔案價值受保存能力的限制

保存檔案必須以相應的人力、物力、財力為代價。保存能力即這種人力、物力、財力所能達到的程度和限度。從理論上講，檔案的價值與保存能力無關.不應受其限制。但實際上，如果保存能力達到或接近其現實權限時，檔案的價值就會受其影響、受其限制。這是社會生活綜合性、復雜性的一種具體體現。這一問題在特殊情況下體現得尤為明顯和突出。如重大事故、重大自然災害以及戰爭、動亂發生時，人們就不得不從保存能力角度出發，對檔案進行嚴格的價值鑒別與篩選，甚至不得不舍棄或毀掉一些有價值的本應保存的檔案。這也是有些國家對其檔案的鑒定、保存人為地劃定比例的根本原因。在我國社會發展的現階段，檔案在總體上尚未達到管不過來的嚴重程度。從我國現在的總體情況看，檔案并不是多了，而是少了，保存能力也遠末達到其現實極限。因此目前尚無必要采取人為劃定比例的做法，但對這一問題應有所考慮、有所準備。

2.鑒定原則

鑒定原則即鑒定工作原則。它是根據鑒定原理形成并提出的，對具體鑒定工作具有總體指導意義。其內容如下：從社會的總體需求出發，嚴格遵循鑒定制度，用全面的、歷史的、發展的觀點，具體分析檔案內容及形式，準確判定檔案價值，并注意“留有余地”。

2 鑒定工作的“硬件”——鑒定制度

1.保管期限制度

這是檔案鑒定工作的一項基本制度，從某種意義上亦可看作是鑒定制度的核心內容。保管期限制度的基本內容就是將有價值應予保存的檔案文件按其價值的重要程度和發揮作用的時間長短劃分確定互不相同的保管期限（時限）。劃分確定不同保管期限的主要依據應為檔案文件發揮作用時間的長短，當然也罷考慮檔案文件價值上的重要程度。一般而言，價值的重要程度與其發揮作用的時間長短成正比關系，即越重要的檔案文件其作用時限就越長。保管期限制度的作用、功能在于為已存檔案建立確定價值與期限秩序，便于人們對不同價值、不同期限的檔案采用不同的保管態度與措施，使日常的保管及后續性鑒定工作有章可循。

2.鑒定依據與標準制度

這一制度的基本內容是將鑒定檔案價值時可統一的依據和標準統一起來，形成制度，其表現形式就是一系列官方的或社會組織內部專門規定統一的簽定依據和標準的正式文件。這些正式文件具體劃定了檔案存毀的范圍及界線，并具體規定了各種應存檔案文件的保管期限，從而形成了一個具體鑒定行為必須遵循的依據與標準體系，并不是僅僅規定了大致的鑒定范圍與原則。它實質上成了具體鑒定工作必須使用的工具。它意味著具體的鑒定工作不能僅憑鑒定者的認識水平和主觀看法憑空進行，必須用具體的統一標準去進行對照、比較、分析，從而逐一確定檔案文件的價值及保管期限。

3.檔案的實際銷毀必須采用徹底的方式

具體可用的銷毀方式一般只有直接送造紙廠造紙（化為紙漿）、文件粉碎機粉碎和焚毀三種。已批準銷毀的檔案不允許直接改作他用，也不允許出賣給廢品回收部門或其他單位與個人。對因銷毀方式不當所導致的檔案流失及失泄密現象，檔案部門及當事人必須承擔責任。

4.為慎重起見，對已決定并已經批準銷毀的檔案，一般并不立即執行銷毀，而往往對其設立一個擱置期，將其放一段時間后再行銷毀。擱置期的長短是一個令人頭疼的問題。時間短了，達不到閑置目的，還不如不擱置。因為擱置的目的就是想讓時間來檢驗一下銷毀的決定是否正確，是否能在擱置期內發現問題或發現一些應調整改變不予銷毀的檔案；而時間長了，往往又會使銷毀名存實亡，甚至會使應銷毀的檔案無限期“存活”下來。因此閑置期的長短應考慮以上兩方面的因素，盡可能制度化、合理化。制度化、合理化的具體做法有兩點：一是擱置之前就具體確定擱置期的長短，不能籠統地“放一段時間再說”；二是根據檔案情況及工作以至社會現實發展變化情況，對不同檔案在不同歷史條件下確定不同的擱置期限。一般而言，擱置期限以月為計算單位比較合適。內容為事務性且較具體的檔案，擱置期限應短些，而非事務性且較宏觀的檔案則應長些。

參考文獻

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[2]張學文.檔案鑒定應樹立效益意識[J].檔案學通訊，2001（09）.