強化縣級社保業務檔案管理研究

張國強

摘 要：本文借鑒國內外檔案管理的相關理論與實踐，為加強和規范縣區級社保所業務檔案管理，維護民生檔案真實、完整和安全，發揮檔案服務民生作用，推進檔案管理工作規范化、制度化、信息化建設，使檔案管理工作與社保所業務工作同步發展，為經濟新常態下，強化人事單位檔案管理規范與效率提升提供有益意見。

關鍵詞：社保業務；檔案管理；檔案文件

1 引言

經濟的新常態下，對人事單位的檔案管理工作提出更高的要求，本文所稱社保所業務檔案，是指社保所在辦理促進就業和社會保障業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

為進一步加強我處的檔案管理制度建設，規范文書檔案管理，近幾年以來，中國各縣級單位先后制定了有關規章制度，明確了檔案工作職責和任務，提出了歸檔范圍及整理要求，同時，將檔案管理納入相應崗位責任范圍。在總結以往檔案管理的經驗的基礎上，重新修訂了部分檔案工作制度，制定了檔案接收、借查閱、檔案統計、檔案銷毀等辦法，發到每個專兼職檔案人員手中。縣人力社保局和縣民政局共同負責全縣社保所業務檔案管理工作的組織領導；縣檔案局負責全縣社保所業務檔案管理工作的協調、監督和指導；縣人力社保局、縣民政局和縣檔案局應加強相關工作的溝通與配合。各鎮應承擔并履行對社保所檔案工作的主體責任，具體負責對社保所業務檔案管理工作的組織實施，切實保障社保所開展檔案工作所需經費并將其列入年度財政預算。各社保所負責業務檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計、利用、移交等工作。

2 強化檔案室管理

為強化檔案室管理規范，首先，縣區級社保所須設置專門的檔案室，配備專或兼職檔案管理員和必要的設施，確保檔案管理的安全與統一。根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備，保證檔案工作的正常開展。社保所應按60平方米/萬卷配置業務檔案庫房，有條件的社保所，檔案庫房、閱覽室、辦公室應按要求分設。配備檔案室專用的計算機、激光打印機、掃描儀、數碼相機、復印機、空調、防盜門窗、加濕機、吸塵器、空氣清新器等必要設備。社保所在本鎮主管領導的指導下開展檔案工作，接受本鎮檔案員的業務指導和監督，各業務窗口應明確一名兼職檔案員，負責本窗口業務檔案的收集、整理和移交工作。社保所專職檔案員應參加縣檔案局舉辦的檔案人員崗位培訓，并保持人員相對穩定。檔案員調動或調整工作崗位時，需做好檔案交接手續，確保檔案的安全與完整。社保所應認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理規定，制定檔案管理規章制度并加強監督、檢查，保證業務檔案及時收集、妥善保管、有序存放，嚴防損毀、遺失和泄密。社保所應將辦理業務過程中形成的記錄、證據、依據等文件材料，及時歸檔，并在規定時間內，移交檔案室集中統一管理。檔案收集。各業務窗口檔案員按照“辦結完畢業務”的時間順序收集業務文件材料。社保所檔案員定期將辦結完畢的業務文件材料進行收集匯總。業務檔案收集須做到應收盡收，應管盡管，確保歸檔材料齊全、完整、手續完備。

3 科學梳理檔案文件及管理

為科學梳理規范檔案整理，業務檔案需一般按年或月整理組卷，不同保管期限、不同年度的業務檔案應單獨組卷，不得混合整理組卷。每日工作結束前，業務經辦人員按當日業務辦理時間順序對各類業務檔案進行分類和初步整理。業務檔案附有金屬物的應予剔除，破損的材料予以修復，易褪變的材料予以復制，復制件與原件一同歸檔，紙型規格一致，檔案折疊整齊美觀。歸檔材料頁碼應按順序在有信息內容的文件正面右上角和反面左上角用2B鉛筆標注，不得出現重號、空號、錯號。檔案裝訂。每月5日前，各業務窗口檔案員應將上月業務檔案及時裝訂。裝訂業務檔案應嚴格按照檔案裝訂的有關規定操作，每本檔案厚度在80頁左右。裝訂內容應包括檔案封皮、卷內目錄、歸檔文件、備考表、封底等，并按此順序排列，采取左側三孔一線方式裝訂。檔案封皮填寫內容應包括鎮名稱、社保所名稱、案卷題名、文件起止時間、保管期限、案卷號等。備考表填寫內容應包括本卷情況說明、立卷時間、立卷人、檢查人等。檔案移交方面，各業務窗口檔案整理完成后，須經社保所檔案員審核，符合歸檔要求的，由社保所檔案員和窗口檔案員雙方簽字確認后，移交檔案室管理。不符合要求的，退回經辦人員限期整改，合格后方可移交。

4 業務檔案分類管理

業務檔案分類管理效率應進一步提升，根據縣區級社保所業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度--業務類別”或“業務類別--年度”的方法對經辦業務材料進行分類、整理，并及時編制卷內目錄、案卷目錄等。負責檔案管理的人員應當對接收的檔案及時進行分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。業務檔案目錄每年6月底前移交鎮檔案室集中保存。業務檔案包括以下十四類：失業管理類、就業管理類、無檔人員管理類、農村勞動力靈活就業管理類、外埠人員社保管理類、城鎮居民醫療保險管理類、社會化退休管理類、社會保障卡管理類、醫藥費報銷管理類、征地轉非管理類、勞動監察管理類、公益性就業組織管理類、死亡喪葬管理類和低收入和低保管理類等。

5 強化檔案借閱制度管理

為提高與規范檔案的安全性，縣區級社保所應嚴格落實檔案借閱制度，內部工作人員需查閱業務檔案時，應嚴格履行檔案借閱手續。外部人員需查閱檔案時，應向形成檔案的社保所提出申請，經同意后，由業務窗口工作人員按照《檔案借閱制度》有關要求辦理借閱手續。業務檔案一般不外借。因特殊情況需要將檔案借出時，須經鎮主管領導批準，借出時間一般不超過十天。對已到期的業務檔案應定期進行鑒定。鎮檔案員應組織成立由社保所相關負責人、業務人員和檔案員組成的業務檔案鑒定小組，負責鑒定已到期檔案并提出意見、建議。對確無保存價值的業務檔案逐一進行造冊登記后，履行相關程序，予以清理銷毀；對尚有保存價值的業務檔案，經審查后重新立卷，并確定保管期限。對經過鑒定可以銷毀的業務檔案，社保所應編制銷毀清冊，經社保所負責人批準后分別報鎮和縣人力社保局、縣民政局備案，方可銷毀。未經鑒定和批準的業務檔案，不得銷毀。社保所應指派兩名以上人員監督業務檔案銷毀工作。監督人員須在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀方式和時間，銷毀清冊永久保存。

參考文獻

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