保密工作對(duì)于檔案保管的重要性探索

付麗紅

摘 要：檔案的保密與利用是相輔相成、相互矛盾的統(tǒng)一體，檔案保密的目的之一是為了利用，一味保護(hù)而不利用只會(huì)使檔案變成一堆廢紙。而更好利用檔案必須建立在保密基礎(chǔ)上，只有保證檔案的安全與完整，才能發(fā)揮檔案的最大實(shí)用價(jià)值。但是隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益成熟，保密工作對(duì)于檔案保管來(lái)說(shuō)顯得尤為重要，也是檔案保管面臨的新問(wèn)題。在本文中筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)在水利科研和水利工程項(xiàng)目過(guò)程中的科技檔案保密工作進(jìn)行了相關(guān)探索。

關(guān)鍵詞：科技檔案；保密；利用；保密措施

檔案是人們?cè)谌粘趧?dòng)生活與實(shí)踐中積累而來(lái)的文化史料，具有不可估量的社會(huì)價(jià)值，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，對(duì)于國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和穩(wěn)定具有極大的促進(jìn)作用。如水利工程就是一項(xiàng)利國(guó)利民的民生工程，但在水利工程科研過(guò)程中需要參閱大量的水利科技檔案，而這些檔案都是具有機(jī)密性的科技檔案，一旦泄露將會(huì)給國(guó)家和社會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重影響，因此做好科技檔案的保管與保密工作十分必要。尤其是在檔案管理模式逐步走向電子信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，加強(qiáng)檔案保密工作是維護(hù)國(guó)家利益，促進(jìn)企業(yè)生存發(fā)展的重要舉措。

1 保密工作對(duì)檔案保管的重要性

保密工作是檔案保管過(guò)程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，《檔案館工作通則》中明確規(guī)定：“檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和其他各方面利用檔案史料的中心。”因此為了維護(hù)檔案的安全與完整，在檔案保管過(guò)程中，保管人員要由專人負(fù)責(zé)，其必須具備高度責(zé)任心，能堅(jiān)守崗位職責(zé)，認(rèn)真遵守保管制度和保密制度。并且在保管工作中，能對(duì)檔案資料的種類、年限等有一個(gè)全方位、系統(tǒng)性的了解，檔案排架要做到有規(guī)可循，有目可查，做到各類檔案資料不散、不亂、不壞、不丟，絕對(duì)安全與完整，以給利用者提供方便，發(fā)揮檔案資料的效用價(jià)值。例如水利工程科研檔案，由于每一份檔案史料都是不可多得的財(cái)富，因此在對(duì)其進(jìn)行保管時(shí)，保管人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，最大程度的保證檔案文件的安全與保密性，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，維護(hù)國(guó)家和社會(huì)大眾的利益。

2 要正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系

檔案文件的利用與保密是一對(duì)相互矛盾的統(tǒng)一體，如何正確處理二者之間的關(guān)系是做好檔案保密工作的關(guān)鍵所在。檔案是知識(shí)精華的載體，是各類信息資源的集合體，而利用檔案是將檔案本身潛在的價(jià)值挖掘出來(lái)，用于造福社會(huì)大眾。例如水利工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)與建設(shè)，在水利工程科研階段，都需要建立在大量水利科研檔案史料基礎(chǔ)上，以此作為科學(xué)參考，從而制定出更加科學(xué)合理的工程項(xiàng)目建設(shè)方案。此外，近年來(lái)利用檔案文件解決土地、民事和林權(quán)等方面的經(jīng)濟(jì)糾紛事件多次發(fā)生。由此可見(jiàn)，檔案保管的最終目的還是利用，為人類社會(huì)創(chuàng)造無(wú)限價(jià)值。但是在利用過(guò)程中，檔案的保密工作又必不可少。檔案的利用與保密都是建立在為國(guó)家和社會(huì)發(fā)展而服務(wù)的統(tǒng)一基礎(chǔ)上，但在實(shí)際工作中，檔案的利用與保密又存在矛盾之處，檔案月開(kāi)放利用，其安全性越低。因此，我們要正確處理好利用與保密之間的關(guān)系，且不可一味追求保，而忽視用的價(jià)值。即我們要在正確理解保密含義的基礎(chǔ)上，全面掌握檔案資料的利用范圍和對(duì)象，并及時(shí)做好檔案資料的降密和解密工作。并在檔案利用過(guò)程中，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)定制度，有條不紊的開(kāi)放檔案利用程度，

3 檔案保管過(guò)程中有效保密措施

3.1 加強(qiáng)法制觀念，全面提升檔案保密意識(shí)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的今天，如果我們?nèi)狈?duì)檔案管理的保密意識(shí)，無(wú)視檔案的保密性，肆意擴(kuò)大檔案的使用范圍，這必然會(huì)給國(guó)家和社會(huì)人民帶來(lái)不可估量的損失。因此針對(duì)各級(jí)檔案，我們要通過(guò)加強(qiáng)法制教育來(lái)不斷增強(qiáng)人們的法制觀念，強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，促使檔案管理人員意識(shí)到檔案保密是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，要樹(shù)立牢固的保密觀念，隨時(shí)做好檔案的解密、降密的辦法相關(guān)工作，最大限度發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。

3.2 加強(qiáng)檔案的保密制度建設(shè)和法制建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)的高度發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐步暴漏出弊端，其已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)的發(fā)展要求，利用電子信息技術(shù)為依托的電子信息檔案系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案，大大提升了檔案保管與利用的效率。但在有關(guān)檔案保密制度的法制建設(shè)方面還存在很多不足，這就給制定保密制度的檔案管理部門帶來(lái)困擾。此外，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，但落后的涉密計(jì)算機(jī)管理制度規(guī)定必然不利于檔案的保密工作。在這種情形之下，進(jìn)一步加強(qiáng)與優(yōu)化我國(guó)的各項(xiàng)檔案保密法律、法規(guī)建設(shè)，完善保密制度是非常必要的。即針對(duì)不同的利用人員規(guī)定不同的利用范圍，執(zhí)行不同的審批程序。同時(shí)還要有效結(jié)合電子信息檔案的特點(diǎn)，進(jìn)一步完善與優(yōu)化檔案管理的制度，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化、制度化。

3.3 不斷提高檔案保密利用過(guò)程中的防范技術(shù)水平

高科技、新技術(shù)的不斷增加使得檔案保密工作防不勝防，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的快速發(fā)展。由于我國(guó)的信息網(wǎng)絡(luò)管理缺乏制度化和法制化，使得檔案管理系統(tǒng)處于不設(shè)防狀態(tài)，這就會(huì)給不法分子造成可乘之機(jī)。為此我們需要不斷提升檔案保密利用過(guò)程中的防范技術(shù)水平，特別關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題，針對(duì)涉密網(wǎng)絡(luò)，不僅要在制度上建立與完善相關(guān)管理制度，還要在外部做到與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。同時(shí)要加強(qiáng)內(nèi)部管理和技術(shù)設(shè)備方面的提升，定期對(duì)涉密信息進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)清查，盡量確保涉密信息不上網(wǎng)，切切實(shí)實(shí)做到檔案資料的絕對(duì)保密性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案史料是人類智慧的結(jié)晶，其對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮著巨大作用，則在檔案保管工作中，我們要正確處理好檔案利用與保密之間的關(guān)系，在維護(hù)檔案史料安全與完整的同時(shí)，開(kāi)發(fā)檔案的利用價(jià)值，為我國(guó)綜合國(guó)力的提升發(fā)揮更大的效用。

參考文獻(xiàn)

[1]王焱.檔案保密管理問(wèn)題的若干思考[J].黑龍江科技信息.2011（21）

[2]王麗華.論我國(guó)科技檔案保密工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].黑龍江科技信息.2011（31）

[3]毛羽豐.關(guān)于進(jìn)一步做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的探討[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì).2012（03）：63